对话场景：某财税服务公司办公室，新手顾问小林拿着笔记本，有些紧张地坐在资深顾问王姐对面。王姐从业13年，刚泡好一杯茶，笑着招呼小林坐下。 <

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小林：王姐，我最近接了个企业注销的案子，老板让我整理员工请假记录备份。但我有点懵——公司都要注销了，员工都走光了，这些请假记录还有啥用啊？直接删掉不就行了？省得占地方。（挠头，一脸困惑）

王姐：（笑）哈哈，小林你这问题问得实在，我刚入行那会儿也这么想过！但你要知道，请假记录在公司注销时，就像房子的地基——平时看不见，但关键时刻不塌房都不行。

小林：啊？这么严重？不就是几张纸吗？

王姐：可不是几张纸那么简单。你想啊，公司注销要清算资产、处理劳动关系，万一有员工之前请过假但没结算清楚——比如未休年假工资、病假工资怎么算，或者之前有劳动纠纷没解决，这些请假记录就是证据链。没有它，公司可能面临员工仲裁、税务核查麻烦，甚至影响注销进度。

小林：（瞪大眼睛）这么严重？那……那具体要备份哪些内容啊？总不能把所有请假条都扫描一遍吧？

王姐：问得好！备份请假记录，就像整理行李——得知道哪些是必需品，哪些是可带不带。核心就三块：请假类型、时间、审批记录。

具体来说，要分清楚：

- 事假：为什么请的？有没有书面申请？（比如员工家里有事，提前批的假条）

- 病假：医院证明有没有？请假天数和证明是否匹配？（比如请3天病假，但医院开了2天假，这就有风险）

- 年假/调休：员工当年的年假天数有没有记录？调休是怎么换来的？（比如加班换的调休，得有加班记录佐证）

- 婚假、产假、丧假：这些法定假期，有没有符合规定的证明材料？（比如结婚证、准生证复印件）

小林：哦哦，那这些记录都在哪里找啊？有些老员工是十年前请的假，纸质文件都泛黄了……

王姐：（点头）别急，这就要看记录载体了。现在企业一般有两种方式：

1. 电子系统：比如OA系统、钉钉、企业微信，这些地方的记录最全，直接导出就行。但要注意——导出的数据最好带原始操作痕迹，比如谁申请的、谁批的、什么时候修改过，就像带水印的照片，避免后续争议。

2. 纸质台账：有些小公司没用系统，就用Excel表格或笔记本登记。这种就得抢救性备份了：把近3年的台账全扫描成PDF，每页标注XX公司-请假台账-2020年1-6月，再按年份分类存文件夹。

小林：纸质台账扫描会不会很麻烦？万一有的字迹模糊看不清怎么办？

王姐：（笑）我刚开始做这行，也遇到过这种情况！有个公司的请假台账是会计手写的，字像天书，最后只能找原部门负责人逐页核对，重新誊写一份电子版。所以啊，遇到模糊的，一定要多方验证——找员工签字的《离职证明》里有没有提及未休假期，或者让原HR同事帮忙回忆，实在不行就写说明存档，附上核对人的签字，这样就算后续有争议，也能说清楚当时是怎么核对的。

小林：那备份的时候，有没有什么坑要避开？比如隐私问题？

王姐：你这个问题问到点子上了！备份员工信息，就像给文件穿衣服——该露的露，该遮的遮。身份证号、家庭住址、银行卡号这些敏感信息，绝对不能出现在备份文件里！只需要保留员工姓名、工号、请假类型、时间、审批人这些必要信息，其他隐私全打码。

我之前有个教训，帮客户备份考勤记录时，顺手把员工身份证号也导出来了，结果文件没加密，被传到网盘上差点泄露。后来赶紧联系员工道歉，重新做了加密备份，幸好没出事。从那以后，我备份所有员工资料，都会先脱敏——就像做菜前要把辣椒籽去掉，免得辣到别人，也辣到自己。

小林：懂了！那备份好的文件，要保存多久啊？公司注销了，总不能一直占电脑内存吧？

王姐：这个问题很实际！根据《劳动争议调解仲裁法》，劳动仲裁时效是1年，但建议至少保存5年。你想啊，注销后万一有员工说当年公司少算了我的年假，或者税务核查社保缴费基数和请假天数是否匹配，没有记录可就麻烦了。

我2015年遇到过一个案子：公司注销3年后，有个员工突然仲裁，说2012年有10天年假没休，要求赔偿。我们当时备份了2012年的请假记录，显示那10天年假员工自己申请了不休不休，也签字确认了。最后仲裁庭驳回了员工的请求，公司躲过一劫。要是当时没备份，这笔钱可能就得赔了。

所以啊，备份文件就像公司的体检报告——注销了也要收好，万一旧病复发了呢？

小林：那备份文件用什么格式存比较好？Excel？PDF？还是纸质？

王姐：格式选择要看用途。我给你个小技巧：

- 给税务/劳动部门看的：用PDF！PDF就像塑封的照片，格式不会乱，改不了内容，显得正规。

- 公司内部留档的：用Excel+PDF双备份！Excel方便后续查询（比如筛选某个员工的请假记录），PDF防止被篡改。

- 特别重要的原始凭证：比如医院病假条、结婚证复印件，除了扫描成PDF，最好再复印一份，和公司其他档案一起存到档案局。

小林：哦！那如果公司之前没系统，台账也丢了，只剩零散的请假条，怎么办？

王姐：（叹气）这种情况最头疼，但也别慌，咱们能补多少补多少。比如：

- 找原员工签字的《工资条》——工资条上如果有扣款事由（比如事假扣款），就能反推请假天数。

- 让原部门负责人写《情况说明》——比如张三2018年请了5天事假，理由是老家盖房，负责人签字盖章，也算证据。

- 查银行流水——如果员工当时请了病假，公司发了病假工资，银行流水里有病假工资这笔账，也能佐证。

我2012年刚做顾问时，遇到一家公司，台账全丢了，连请假条都没几张。后来我们硬是翻了3年的记账凭证，从应付职工薪酬科目里找到了病假工资事假扣款的明细，又找了5个老员工做笔录，才勉强拼凑出请假记录。虽然麻烦，但总比空口无凭强。

小林：那备份完成后，还需要注意什么？比如文件命名？

王姐：文件命名可是门面！就像给人起名字，得让人一眼就知道你是谁。我一般用这个格式：

【公司全称】-【注销年份】-员工请假记录备份-【日期】-【负责人】

比如：XX科技有限公司-2024-员工请假记录备份-20240520-张三

这样以后找起来，按公司名、年份一搜就出来了，不会大海捞针。

小林：王姐，我还有一个问题……如果员工离职时没交接请假记录，或者记录和实际对不上，怎么办？

王姐：（拍拍小林的肩膀）别担心，这种情况很常见！员工离职时，咱们可以在《离职证明》里加一条：经双方确认，截至离职日期，员工未休年假X天，已休事假Y天，双方对请假记录无异议。让员工签字，公司盖章，这就相当于最后的确认书。

如果员工不签，那就用公示法——把员工的请假记录打印出来，贴在公司公告栏，拍照留证，写明公示3天内无异议，视为确认。虽然有点土，但法律上有效。

小林：原来还有这么多门道！那备份好的文件交给谁保管？

王姐：一般交给公司档案管理员，或者指定一个注销专项负责人。如果公司没人管，就锁在老板的保险柜里，或者存到银行的保险箱里——毕竟这些文件是公司的历史，丢了就真的找不回来了。

小林：（松了口气，笑着合上笔记本）听您这么一说，我好像有点明白了！备份请假记录不是形式主义，是给公司留后路啊！

王姐：（笑着点头）对！小林，做企业服务，尤其是注销这块，就像医生给病人做手术——每个细节都可能关系到病人的康复（顺利注销）和预后（后续风险）。你现在问的这些问题，看似琐碎，但都是实打实的基本功。

刚开始别怕麻烦，多问、多记、多总结。我当年也犯过觉得小事不用管的错，后来栽过跟头，才明白细节决定成败。你只要用心把每个员工的请假记录都备份清楚，把每个风险点都想到，老板和客户都会信任你的。

小林：（眼睛亮亮的）谢谢王姐！我回去就按您说的，先把这家公司的请假记录整理一遍！

王姐：（举起茶杯）加油！遇到问题随时来找我。咱们做财税的，不仅要懂政策，更要懂人情世故——把员工的事处理好，把公司的风险规避掉，这才是真正的专业。记住，注销是结束，也是对过去负责的开始。你做得越细，后面越省心，员工也会记得公司的好。

（小林笑着举起茶杯，和王姐碰了一下，眼神里多了几分坚定。）