大家好，我是老王，在上海财税圈摸爬滚打快20年了。经手的企业注销少说也有几百个，见过老板们为资产清算、债务焦头烂额，也见过有人因为不起眼的员工档案栽了跟头。有次一个做贸易的老板拍着胸脯说：公司都要注销了，员工档案早当废纸卖了！结果半年后，前员工拿着消失的档案去劳动仲裁，要求补缴社保和赔偿，原股东连带赔了十几万。今天就想跟大家聊聊，上海公司注销时，员工档案到底该怎么保管——这事儿真不是小事，处理不好，后患无穷。<

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法律红线：档案保管不是注销流程外的选择题

可能有人觉得，公司都注销了，员工档案谁还管？大错特错。根据《中华人民共和国档案法》第二十七条，企业法人终止时，档案处置方案得报档案行政管理部门备案，属于国家规定的应归档材料，必须移交档案馆或者指定单位。而员工档案，尤其是涉及劳动合同、工资记录、社保缴纳凭证这些，明显属于应归档材料。

上海这边还有更具体的说法。《上海市档案条例》第二十条写得明明白白：企业终止时，其档案可以向市或者区档案馆寄存，也可以委托具备资质的档案保管机构代管。但不管哪种方式，都不能一销了之——去年我就遇到一个案例：某餐饮公司注销时，清算组觉得档案没用，直接扔进了废品站。结果前员工小李要打劳动仲裁，证明自己在这家公司工作了5年，却因为档案丢失，工资流水、加班记录都拿不出来，最后公司原股东被法院判赔了8万工资损失。你说冤不冤？

实操难点：清算组最容易忽略的隐形资产

说实话，公司注销时，清算组的注意力都在钱上——资产怎么卖、债务怎么还、税款怎么清，员工档案这种既不能卖也不能抵债的东西，很容易被当成麻烦甩掉。我见过不少清算组把档案堆在仓库角落，想着等注销完再说，结果公司注销后，档案就成了三不管，丢了、霉了，真要用的时候找不着。

更麻烦的是，员工档案的保管期限不是固定的。根据《企业职工档案管理工作规定》，档案保管期限一般是员工离职后10年，但如果涉及劳动仲裁、社保补缴这些历史遗留问题，档案可能要保管更久。比如有个做IT的客户，注销5年后，有个前员工因为退休年龄认定问题，需要查10年前的入职档案，幸好当时档案整理得比较规范，不然真不知道去哪找。

责任到人：注销后档案到底该谁背锅？

这里有个关键问题：公司注销了，档案保管责任算谁的？根据《公司法》第一百八十五条，清算组在清理公司财产、编制资产负债表和财产清单后，发现公司财产不足清偿债务的，应当依法向人民法院申请破产清算。但档案保管责任，其实是在清算方案里明确了的。

有两种处理方式：要么是清算组在注销前把档案移交给上海市档案馆或区档案馆寄存，要么是委托具备资质的档案服务机构代管。我比较推荐第一种——档案馆是官方背书，安全性和权威性都有保障，而且后续员工查询、调档也方便。不过要注意，档案馆接收档案是有条件的，比如档案必须整理规范、目录齐全，所以清算组得提前把档案分类、编目，不能直接一锅端送过去。

去年有个做服装的老板，注销时我们帮他联系了长宁区档案馆，档案馆接收了员工档案，但要求必须提供档案移交清单，包括员工姓名、身份证号、档案内容、保管期限等，双方还得签个《档案寄存协议》。虽然麻烦了点，但至少不用担心档案失踪了。

避坑指南：上海企业注销档案保管三步走

说了这么多，到底该怎么操作？结合我20年的经验，给大家总结三步走，少踩坑：

第一步：提前规划，别等注销了才想起档案。很多企业是被注销的——因为经营不善、地址异常被吊销执照，这时候才想起档案，往往已经来不及了。我建议企业在决定注销时，就把档案整理纳入清算计划，指定专人负责，别让临时工瞎折腾。

第二步：规范整理，档案体检不能少。整理档案时，至少要包含这几样：劳动合同、入职登记表、工资发放记录、社保缴纳凭证、离职证明、奖惩材料。最好按员工工号或身份证号排序，做个电子目录，方便后续查询。有个做机械加工的客户，我们帮他们整理档案时，发现2008年的工资表是用手写的，字迹都模糊了，赶紧联系财务找原始凭证复印，不然真出了问题，口说无凭。

第三步：选择合规的下家，别图省事乱托付。如果不想寄存档案馆，也可以找档案保管机构，但一定要看资质——上海这边有档案中介服务机构备案，随便找个小公司存档案，丢了都不知道找谁。我见过一个案例，老板找了家没资质的机构存档案，结果机构倒闭了，档案全没了，最后只能自认倒霉。

最后说句大实话：档案保管，花小钱省大钱

可能有人觉得，整理档案、寄存档案馆要花钱，没必要。但我想说，比起档案丢失后可能面临的劳动仲裁、社保补缴、甚至行政处罚，这点钱真的不算什么。我做了20年财税，见过太多因小失大的例子——有的老板为了省几千块档案保管费，最后赔了几万块，还惹了一身官司。

所以啊，上海公司注销时，员工档案千万别当成废纸处理。提前规划、规范整理、合规寄存，既是对员工负责，也是对企业原股东负责。毕竟，注销了公司，但责任不会跟着注销掉。

加喜财税服务见解

财务凭证不完整、知识产权处置不当，是企业注销中最常见的隐形雷区。财务凭证缺失可能导致税务清算受阻，被认定为偷漏税，面临罚款；而知识产权如商标、专利若未在注销前转让或注销，可能被他人恶意抢注，原股东需承担连带责任。加喜财税通过20年企业注销服务经验，梳理财务凭证合规性，协助企业完成知识产权价值评估与处置，确保注销流程合法合规，降低法律风险。详情可访问加喜公司注销官网：https://www.110414.com。