上海影视公司注销时，客户信息处理那些事儿——一个老财务总监的血泪经验<

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最近老有同行朋友约我喝茶，聊着聊着就转到公司注销的话题上。上海这地儿，影视公司一年比一年多，倒下的也不少。每次说到注销，大家眉头就皱起来——钱、资产、员工好办，唯独客户信息，像块烫手山芋，处理不好，轻则惹官司，重则砸了行业里的招牌。作为在影视行业泡了二十年的财务总监，我经手过三家公司的注销，踩过坑，也捡过教训。今天就跟大伙儿唠唠，这客户信息到底该怎么处理，才能既合规，又不伤情分。

一、问题：影视公司的客户信息，到底有多金贵？

先说说影视公司的客户信息里都有啥。表面看，就是联系人、电话、邮箱，但往深了挖，全是宝贝：演员经纪公司的艺人档期、报价、禁忌条款；广告客户的品牌调性、预算、历史合作项目；甚至还有未公开的剧本梗概、拍摄场地资源、后期团队报价……这些东西，随便一条流出去，都可能让公司损失几十万，甚至卷入法律纠纷。

我见过最夸张的一个案例：一家小影视公司注销时，行政小姑娘觉得旧电脑没用，直接当废品卖了。结果买家从硬盘里恢复了项目组跟某平台的合作邮件，里面详细写了剧集的排播计划、招商价格，被竞争对手拿到后，提前截胡了三个广告位，原公司气得差点起诉，但合同里没写信息保密，最后只能吃哑巴亏。

这就是影视行业的特殊性：客户信息不是简单的数据，而是关系和机会的载体。你公司注销了，但客户还在，行业圈子就这么大，处理不好，以后谁还跟你合作？客户信息处理，从来不是删了就行，而是怎么体面地告别。

二、挑战：注销时处理客户信息，三大拦路虎

要说挑战，真不少。我总结下来，最头疼的有三个：

第一个是法律雷区，踩了就完蛋。 现在的《个人信息保护法》可不是闹着玩的，客户信息里但凡有身份证号、手机号、住址，哪怕只是艺人的经纪助理联系方式，都属于个人信息，必须删除或匿名化处理。有次我帮一家公司做注销，法务同事拿着法条一条条对，发现项目组为了方便，把合作艺人的身份证复印件存在共享文件夹里，足足有200多份。当时我们冷汗都下来了——这要是被查，罚款够公司再开半年。

更麻烦的是商业秘密。影视行业的很多项目，在官宣前都属于未公开信息，比如某大制作的演员阵容、剧本结局。这些信息一旦泄露，不仅违约，还可能涉及不正当竞争。我见过有个公司注销时，把待播项目发给了合作的后期公司，结果后期公司转头就把名单卖给了竞争对手，原公司起诉后，虽然赢了官司，但行业内都知道这家公司不靠谱，以后再没人敢合作。

第二个是人情账本，撕了就伤感情。 影视圈是人情圈，很多客户都是合作了十年的老伙计。我有个客户，某广告公司老板，从我们公司刚创业时就合作，每年投七八百万。有一次公司注销，我直接发邮件说我们要停业了，客户信息全删了，结果对方老板打电话来，语气特别冲：小张（我的化名），我们合作十年，你就用一封邮件把我打发了？后来我才知道，他们公司正好有个新项目，本来想优先给我们，结果因为感觉被抛弃，给了别家。这就是教训：客户信息里藏着未来的可能性，注销时处理不好，等于把老朋友的情分也注销了。

第三个是信息迷宫，找起来要命。 影视公司的客户信息有多分散？我敢说，比演员的行李箱还乱。CRM系统里有、财务软件的往来账里有、项目组的微信聊天记录里有、甚至某个导演的私人笔记本上还记着某场地的联系方式。上次帮一家公司梳理，我们在CRM里找到500个联系人，结果项目组微信里又翻出300个，其中还有100个是重复的——但信息不全，有的只有电话，有的只有备注张总，拍过《XX剧》。这种情况下，你根本分不清哪些是重要客户，哪些是一次性联系人，处理起来就像拆，稍有不慎就漏了关键信息。

三、解决方案：五步走，把烫手山芋变成体面收场

踩了这么多坑，我终于总结出一套客户信息处理五步法，后来帮好几家公司做注销，都没出问题。今天就无私分享给大伙儿，按这个来，至少能少走80%的弯路。

第一步：先摸家底，把客户信息全挖出来

不管公司多着急注销，这一步都不能省。我建议成立一个信息梳理小组，法务、财务、业务各出一个人，至少花一周时间，把所有可能藏着客户信息的地方都翻一遍：

- 系统层面：CRM系统、财务软件（应收账款模块）、项目管理系统（比如钉钉、飞书的群文件）、公司官网的联系我们备份；

- 个人层面：员工的电脑（特别是业务部和项目部的）、私人微信（让员工导出好友列表，标注客户）、甚至抽屉里的笔记本（我见过有导演把场地联系方式记在剧本扉页）；

- 纸质层面：合同、报价单、会议纪要——很多老客户的信息，可能只存在于十年前的一份纸质合同上。

这里有个小技巧：别让员工自己交客户信息清单，他们肯定会漏。最好是IT部门用数据恢复软件，把公司电脑、服务器里的文件全导出来，再让业务部门对着名单认领。我当年就是这么干的，结果从一个离职员工的旧电脑里，找到了一个差点被遗忘的大客户——某平台采购总监的私人微信，后来注销沟通时，还靠这个微信解决了不少问题。

第二步：给客户分分类，区别对待别一刀切

信息全挖出来后，千万别想着一锅端删了。根据我的经验，客户至少要分成四类，每类处理方式完全不同：

- 战略客户：比如每年合作超百万的平台、头部品牌方，这类客户是老伙计，必须重点维护。注销前，我建议安排业务负责人一对一沟通，别发冷冰冰的邮件，最好是约个饭，当面说：王总，我们公司最近战略调整，这块业务暂时停了，但您的联系方式我们会好好保管，以后有合适的机会再合作。顺便把客户的需求记下来，比如他们最近在找什么类型的题材，说不定以后能牵线给别的公司，也算留个人情债。

- 沉睡客户：两年没合作，但曾经有过往来的，比如某广告公司的AE、某剧组的场记。这类客户不用单独沟通，但信息要保留基础版——只留姓名、公司、电话、最后一次合作时间，其他敏感信息（比如报价、项目细节）全删。我建议用Excel建个沉睡客户表，标注可联系，万一以后有新公司，还能用得上。

- 普通联系人：比如参加行业活动认识的、只问过价没合作的。这类客户最简单，直接匿名化处理——电话号中间四位打码，邮箱只保留@前面的字母，姓名用先生/女士代替，然后归档到低价值信息库，保留3年（根据《民法典》，普通债权的诉讼时效是3年，过了就能删）。

- 敏感信息客户：涉及艺人隐私、未公开项目的，比如某艺人的身份证号、某网剧的招商方案。这类客户必须最高级别处理：信息加密存储（用AES-256加密，行业标准），只留法务和财务总监的访问权限，后续要么彻底删除，要么移交合作方（比如平台方签了保密协议的，可以按协议移交，但必须让对方签《接收确认书》）。

这里有个行业潜规则：影视公司的未公开项目信息，哪怕注销了，也不能随便扔。我见过有个公司把待播剧当废纸卖了，结果买家是竞争对手，提前泄露了招商价格，导致原公司被平台起诉违约，赔了500万。所以这类信息，要么锁在保险柜里，要么找专业的数据销毁公司处理，千万别图省事。

第三步：法律合规是底线，该找专家别省钱

客户信息处理，最怕的就是想当然。我建议，在删信息之前，一定找个懂影视行业的律师做合规审查，花个几万块，能省几百万的麻烦。

律师会帮你做三件事：一是看哪些信息属于个人信息，必须删；哪些属于商业秘密，必须加密；二是帮你起草《客户信息处理告知函》，发给客户，说明信息将如何处理，避免后续纠纷；三是指导你做销毁记录，比如2024年X月X日，用XX软件销毁了XX硬盘，有视频为证，万一以后被查，这就是合规证据。

我当年第一次注销公司时，觉得律师就是来坑钱的，结果没做合规审查，直接删了客户信息，结果有个客户说我们合作的报价单还在你系统里，起诉我们侵犯商业秘密，最后赔了30万，还请律师打官司，算下来比一开始请律师审查贵了十倍。所以记住：在法律面前，别省那点小钱。

第四步：沟通时留一手，别把路走死

注销时跟客户沟通，最忌讳的就是说得太满。比如别说我们公司倒闭了，以后不干了，要说我们业务调整，暂时不涉及这块了，以后有机会再合作。为什么？因为影视圈风水轮流转，说不定哪天你又开新公司了，或者朋友开公司需要资源，老客户就是种子用户。

我有个习惯，跟战略客户沟通时，会主动说：我把您的联系方式转到我的私人微信上了，以后有合适的资源，我第一时间给您推荐。这样既显得有人情味，又为未来留了后路。有一次我帮朋友的新公司拉客户，就是靠十年前注销时存的战略客户微信，一下子谈下了200万的合作。

沟通方式也别太冰冷。别只发邮件，最好打个电话，或者约个咖啡。我见过有公司发个公司注销通知就完事了，结果客户觉得被当成垃圾，转头就把所有合作信息都删了，以后再也没联系过。记住：客户不是数据，是活生生的人，沟通时带点温度，效果完全不同。

第五步：销毁要彻底，别留定时

信息删了、客户沟通完了，最后一步是销毁，也是最关键的一步。千万别以为删除=没了，现在数据恢复技术这么厉害，格式化过的硬盘都能找回来。

我建议分两步走：电子信息用专业软件销毁，比如DBAN（免费），把硬盘每个扇区覆盖3次，确保数据无法恢复；纸质信息用碎纸机碎成纸屑，不是条状，是米粒状，防止有人拼凑。

销毁时一定要有见证人，法务、行政、财务各一个，全程录像，然后签一份《销毁确认书》，写清楚销毁时间、地点、物品、见证人，存档至少5年。我当年销毁一个硬盘时，特意让行政拍了视频，结果半年后有个客户说好像我们有个合作细节没删，我们直接把视频发过去，对方就没话说了。

这里有个小技巧：销毁前，把硬盘里的文件名列个清单，比如2022年XX项目客户信息.xlsx艺人报价表.pdf，这样万一以后需要查，能快速确认哪些已经被销毁。

四、经验教训：那些年，我踩过的坑与悟

说了这么多，还是得用我的血泪史给大家提个醒。有两件事，我到现在想起来都后悔。

坑一：以为小客户不用管，结果赔了夫人又折兵

第一次注销公司时，我觉得小客户没价值，就把一些只合作过一次的AE、场记的信息直接删了。结果有个场记，后来去了某头部平台做采购，有一次他们公司选新项目，本来想给我们一个机会，结果发现联系人信息找不到了，就选了别家。后来我才知道，那个场记手里有我们公司所有项目的拍摄花絮，要是留着，以后卖给平台或者做短视频，都是一笔收入。

教训：客户不分大小，只要有过合作，就是潜在资源。哪怕只是个场记，说不定哪天就能帮上忙。所以处理信息时，别嫌麻烦，该保留的保留，该分类的分类。

坑二：信了员工说‘删了’，结果信息泄露了

去年帮一家公司做注销，有个业务负责人说我电脑里的客户信息全删了，我们也没检查，结果注销三个月后，发现他们的被卖给了竞争对手，导致公司损失了三个项目。后来查监控，才发现那个业务负责人把信息拷到了U盘里，卖给了别人。

教训：员工的话不能全信，特别是离职员工。我现在的做法是：所有员工电脑，在注销前必须由IT部门物理检查，用数据恢复软件扫描一遍，确保没有遗漏。哪怕员工骂你不信任人，也比公司出问题强。

最后说句大实话

影视公司注销，就像送老朋友最后一程。客户信息处理不好，就像分手时把对方的照片撕了，还扔到对方脸上，既不体面，也没必要。我常说，在影视圈，人走了，茶还得是热的，客户信息就是那杯茶，处理好了，以后江湖再见，还能笑着说好久不见；处理不好，就成了老死不相往来的仇人。

所以啊，别把客户信息处理当成麻烦事，当成最后一次维护关系的机会。该梳理的梳理，该分类的分类，该沟通的沟通，该销毁的销毁。记住：合规是底线，人情是加分项，而你的专业和温度，就是未来在行业里立足的底气。

行了，说了这么多，希望对大伙儿有用。要是还有啥不明白的，随时来找我喝茶，我请客，顺便再给你们讲讲我当年怎么用客户信息帮新公司起死回生的故事——那是后话了。