企业服务工作指南：创始人退休、公司注销，离职员工培训资料如何处理？<

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【对话场景】

某企业服务公司新人培训室，阳光透过百叶窗洒在桌上。刚入职3个月的小林（新手）抱着笔记本，紧张地翻着资料，对面的张姐（财税专家，从业13年）正端着咖啡杯，嘴角带着温和的笑意。

问题一：老师，培训资料是不是就指员工手册啊？我有点懵…

小林：（挠头）张姐，客户问创始人退休、公司注销时，员工的培训资料怎么处理，我一开始以为培训资料就是员工手册，但好像不太对？到底哪些算培训资料啊？

张姐：（放下咖啡杯，笑出声）哈哈，你这问题问得傻得可爱，但恰恰是新手最容易踩的坑！让我想想…培训资料可不止员工手么简单。它就像人的成长记录册，从员工入职第一天到离职，所有跟学习相关的痕迹都算。

比如：新员工入职时发的《企业文化手册》《岗位说明书》，部门做的《产品知识培训PPT》，培训时让员工签的《培训签到表》《考核试卷》，线上平台的培训录屏、学习记录，甚至培训时发的印有公司logo的笔记本、笔——只要跟教员工东西有关，都是培训资料。

（叹气）我刚开始那会儿也犯过这错误。10年前有个客户要注销，老板说那些破培训资料扔了吧，我想当然以为就是员工手册，让保洁拉走了。结果半年后，前员工仲裁公司没提供安全培训，公司拿不出任何记录，赔了3万多。老板当时指着鼻子骂我连个纸都留不住，我那个尴尬啊…

所以啊，第一步：先把培训资料的范围搞清楚，不然后面全白搭！

问题二：那创始人退休和公司注销，处理方式一样吗？退休了是不是就不用管了？

小林：（眼睛一亮）哦！那创始人退休时，这些资料是不是直接留给新老板就行？公司注销的话，是不是直接扔掉？

张姐：（摇摇头，手指轻轻敲桌子）你这想法，就像搬家时把旧家具全扔了，结果发现新房子没买沙发——太天真了！两种情况逻辑完全不一样。

创始人退休，是人走，公司还在。这时候培训资料的处理核心是交接，就像把家谱传给下一代。你得帮客户把核心培训资料整理好，比如：

- 涉及公司核心技术的培训课件（比如产品研发流程、客户沟通技巧）；

- 带有员工签名的关键培训记录（比如《保密协议培训确认书》《安全生产责任书》）；

- 历年培训的总结报告（比如2023年新员工培训效果分析）。

这些资料要装订成册，跟公司公章、财务账本一起，交接给接班人或股东。我之前有个客户，退休时没交接培训资料，新CEO上任后发现员工连客户投诉处理流程都没系统学过，差点丢了个大客户。后来新CEO打电话骂我你当时怎么没提醒？，我说您得找退休的老板啊，我只负责整理（笑）。

公司注销就不一样了，是公司都没了，这时候处理核心是合规，就像人去世前要立遗嘱，不然财产乱套。根据《公司法》《档案法》，公司注销前必须对档案进行清理，其中培训资料属于业务档案，不能随便扔。

（停顿）记住：退休是传承，注销是终结，处理方式千万别搞混！

问题三：公司注销时，这些资料到底归谁啊？给创始人？给政府？要是员工后来找麻烦，资料没了怎么办？

小林：（皱着眉头）老师，我更懵了。注销时公司都没了，资料给谁？给创始人，万一他丢了怎么办？给税务局，人家要吗？要是员工过两年说公司没给我做岗前培训，拿不出记录，公司是不是还得赔钱？

张姐：（拿起笔，在纸上画了个流程图）别急，这个问题我当年也纠结过，后来总结出个三步走：先定性质，再分去向，最后留后路。

第一步：定性质——哪些资料是宝贝，哪些是废纸。

培训资料分两类：

- 核心资料：涉及法律风险的，比如《培训签到表》（证明员工参加过培训）、《考核合格证明》（证明员工具备上岗能力）、《保密协议培训记录》（涉及商业秘密）。这些就像保险单，万一员工仲裁，能证明公司尽到了培训义务。

- 辅助资料：普通的PPT、课件、学习视频，不涉及法律风险，这些可以处理掉。

第二步：分去向——核心资料去哪，辅助资料怎么销。

- 核心资料：所有权属于公司，但注销后由股东或创始人协商保管。比如你可以帮客户做个《资料交接清单》，让所有股东签字确认由股东张三保管培训资料，这样以后出问题，股东之间互相追责，公司就不用背锅了。

- 辅助资料：如果是纸质的，用碎纸机销毁，最好拍个销毁视频，让股东签字确认已销毁；如果是电子的，彻底删除（别只点删除键，要粉碎文件），防止被恢复。

第三步：留后路——给未来埋个伏笔。

（压低声音）跟你说个行业潜规则：很多企业注销时，会偷偷留一套关键资料副本，放在股东家里或律师那里。比如《员工培训签到表》《保密协议》，这些资料成本不高，但能挡住90%的劳动仲裁。

我有个客户，注销时按正规流程处理了资料，但股东自己留了一套《安全生产培训记录》。两年后有个前员工在工作中受伤，起诉公司没做安全培训，股东直接拿出记录，员工哑口无言，公司没赔一分钱。这叫花小钱，防大坑。

（总结）所以啊，注销时资料不是给谁的问题，是怎么留才能既合规又安全的问题。

问题四：现在很多培训都在线上，电子资料怎么存？存多久？总不能跟纸质的一起锁柜子里吧？

小林：（眼睛一亮）对！我们客户公司用钉钉做培训，全是录屏、在线签到记录，这些电子资料怎么处理？存U盘吗？U盘丢了怎么办？

张姐：（笑）你这问题问到点子上了！电子资料处理，比纸质的多一道防丢的坎。我当年就吃过亏，帮客户存电子资料时，只存了公司电脑，结果电脑中病毒，所有培训记录全没了，客户差点跟我绝交。

后来我总结出电子资料三备份法，你记一下：

1. 云端备份：用企业微信、钉钉的企业云盘，或者阿里云、腾讯云的存储服务，设置加密+自动备份。云端就像云朵飘在天上，不怕火灾水淹，但要注意——选靠谱的云服务商，别用免费的个人云盘，容易泄露。

2. 本地备份：把资料拷到移动硬盘，最好是加密硬盘，锁在保险柜里。硬盘就像保险箱，但要注意定期更新，别用10年前的老硬盘，说不定哪天就坏了。

3. 纸质备份：把核心电子资料（比如带签名的培训确认书）打印出来，跟纸质档案一起归档。这叫双保险，电子的防丢，纸质的防系统崩溃。

存多久？也有讲究：

- 普通培训资料（比如企业文化课）：存3年，劳动仲裁时效一般是1年，3年足够安全垫；

- 涉及法律风险的（比如安全培训、保密培训）：存10年以上，万一员工离职后出问题，公司还能举证；

- 涉及商业秘密的（比如核心技术培训）：永久保存！这就像公司的武功秘籍，丢了就等于把家底暴露了。

（神秘地说）再教你个行业小技巧：电子资料命名要规范，比如2023年新员工入职培训_签到表_张三.pdf，别用1月培训资料新建文件夹这种名字，以后找起来跟大海捞针似的。

问题五：员工档案和培训资料是一回事吗？我听说员工档案要留50年，那培训资料也要留这么久吗？

小林：（翻着笔记本）张姐，我查资料说员工档案要留50年，那培训资料是不是也要留这么久？客户公司有几千份培训记录，存到哪啊？

张姐：（拍拍小林的肩膀）你这问题，就像把苹果和橘子放一起说都是水果——概念搞混了！员工档案和培训资料，完全是两码事。

员工档案，是法律强制留的，根据《企业职工档案管理办法》，包括：劳动合同、社保记录、工资发放记录、离职证明等。这些是员工的人生履历，必须留50年，因为涉及工龄、退休金等重大利益，万一丢了，公司可能要赔几十万。

培训资料，属于业务档案，不是法律强制留的，留多久看风险。就像我刚才说的，普通培训留3年，关键培训留10年，核心商业秘密培训永久留。

（举例）比如有个员工的《劳动合同》必须留50年，但他在2022年参加的《Excel技巧培训》PPT，2025年就可以销毁了——因为这个培训跟他未来的劳动纠纷没关系，留着占地方还容易出错。

（提醒）但要注意：如果培训资料和员工档案混在一起，比如《培训签到表》夹在《劳动合同》里，那就要跟着员工档案一起留50年。所以帮客户整理时，一定要把培训资料单独分类，别跟员工档案搞混，不然客户得骂你存一堆废纸，浪费空间！

问题六：销毁培训资料时要注意什么？直接扔垃圾桶肯定不行吧？有没有潜规则？

小林：（松了口气）那销毁的时候，是不是用碎纸机搅碎就行？有没有什么不能说的秘密？

张姐：（挑了挑眉）你问到潜规则了！销毁资料这事儿，新手觉得碎掉就行，老手都知道流程比内容更重要。

正规流程：

1. 登记造册：列出要销毁的资料清单，比如2021年普通培训PPT_共10份，让股东签字确认；

2. 双人监销：至少两个人在场，一个销毁，一个记录，比如2023年10月15日，张三用碎纸机销毁《新员工培训签到表》20页，李四监销；

3. 拍照留证：销毁前拍张照，销毁后再拍张照，证明确实没了。

行业潜规则：

- 涉密资料必须物理销毁：比如涉及商业秘密的培训课件，不能只碎纸，最好找专业的销毁公司，用高温焚烧或化学溶解，防止被竞争对手捡到。我见过有公司把培训资料当废纸卖，结果被竞争对手买走，知道了公司员工的销售技巧，抢了好几个客户，最后打官司打了两年；

- 别图便宜随便卖：废纸回收站里，有人专门淘资料，把带公司logo的纸卖回去，做成假合同。所以销毁后的纸屑，最好自己带走，或者让销毁公司开销毁证明；

- 电子资料别格式化就完事：删除的文件能被恢复，必须用数据粉碎软件彻底粉碎，或者把硬盘物理破坏（比如砸了，但别让客户看到，哈哈）。

（笑）我之前帮客户销毁资料，股东说直接扔垃圾桶吧，省事儿，我死活不同意，非要按流程来。后来股东说你比我妈还啰嗦，但半年后，有个前员工想找培训资料闹事，我们拿出了销毁登记册和监销照片，证明资料已经没了，员工只能罢休。股东当时拍着我肩膀说还是你细心，不然今天得赔5万。

问题七：创始人退休时，想把培训资料带走当纪念，或者新公司想用旧公司的培训资料，这合法吗？

小林：（歪着头）老师，最后一个问题！如果创始人退休，想把《创业初期培训PPT》带走，留个纪念，这可以吗？或者他新开的公司，想用旧公司的培训资料，算侵权吗？

张姐：（喝了口咖啡，慢慢说）这个问题，就像离婚时能不能带走婚纱照——要看照片是谁的。

创始人带走资料：

- 如果是非核心资料，比如普通的企业文化PPT、培训照片，不涉及公司商业秘密，跟股东协商一下，一般没问题；

- 但如果是核心资料，比如《核心技术培训手册》《培训课件》，这些属于公司财产，创始人不能带走。就像你租的房子，装修可以带走，但墙里的水管不能拆。

我有个客户，退休时偷偷带走了《销售技巧培训手册》，里面有客户谈判话术价格折扣策略，结果他新公司用了这些话术，老客户一看就知道是他干的，直接起诉他侵犯商业秘密，最后赔了200万，还道歉。

新公司用旧资料：

- 如果旧公司已经注销，资料归股东所有，新公司想用，必须让所有股东签字同意转让，否则就是侵权；

- 如果旧公司没注销，只是创始人退休，新公司想用，必须跟旧公司签许可协议，付使用费，不然就是盗用公司财产。

（总结）记住：资料的所有权属于公司，不是创始人。退休可以带走回忆，但不能带走资产；新公司可以用旧经验，但不能用旧资料——不然就是偷，法律可不认纪念这个借口！

结尾：小成长，大未来

小林：（合上笔记本，眼睛发亮）张姐，我全明白了！原来处理培训资料不是扔垃圾，是整理回忆+防坑！谢谢你跟我说了这么多，还分享了你的踩坑经历，我感觉自己少走好几年弯路！

张姐：（摸摸小林的头，温柔地说）傻孩子，谁还没踩过坑呢？我刚入行时，因为没留培训资料，被客户骂得狗血淋头，躲在楼梯间哭了半天。但后来我把每个客户的坑都记下来，总结成避坑手册，现在反而成了我的独家秘籍。

企业服务啊，就像绣花，针脚要细，心思要密。你问的这些问题，看似傻气，但都是客户最需要的安全感。培训资料处理不好，可能让公司赔钱；处理好了，就是给公司留后路，给创始人留体面。

（拍拍小林的肩膀）慢慢来，多问、多记、多总结，你一定会比我做得更好！有任何问题，随时来找我，咱们一起把企业服务做得既有温度，又有深度！

小林：（笑着鞠躬）谢谢张姐！我一定努力，不让你失望！

（窗外的阳光更暖了，两人的笑声轻轻飘出培训室…）