【新闻速递】外资企业密集注销，分支机构档案管理成合规雷区 <

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2024年第二季度，中国外资企业注销数量同比上升23%，其中制造业、科技服务业占比超六成。随着多家跨国公司调整在华战略，WFOE（外商独资企业）注销进入高峰期。《中国劳动报》最新调研显示，78%的WFOE在注销过程中，因分支机构员工离职档案处理不当引发劳动纠纷，平均每起案件赔偿金额达12万元。某外资咨询公司合伙人透露：我们最近接了5个WFOE注销项目，其中3个都卡在分支机构档案移交上——有的档案缺材料，有的员工找不到人，还有的分公司直接把档案当废纸卖了，结果总部被员工集体仲裁。

【个人经验】从档案堆里的逃兵到拆弹专家：我的血泪史

说实话，我第一次处理WFOE分支机构员工离职档案时，差点成了逃兵。去年夏天，我接手了一家美资WFOE的注销项目，他们在华东有3家分公司，加起来180多人的离职档案堆在会议室，像座摇摇欲坠的小山——有的档案袋里只有一张离职申请，缺劳动合同；有的员工2020年离职，档案里却没离职证明；最绝的是苏州分公司，把员工档案锁在HR抽屉里三年，钥匙都找不到了。

当时我站在档案堆前，手心冒汗。这哪是档案啊，分明是法律——随便一个雷没拆，员工就能告公司未依法出具离职证明档案丢失导致无法再就业。我记得有个老员工，2019年离职，档案里缺绩效考核表，他拿着这个理由仲裁，最后公司赔了8个月工资。档案，这东西看着不起眼，关键时刻就是护身符，也是催命符。

后来我硬着头皮上了，花了三周时间才理出头绪：先把档案按在职-离职-仲裁分类，再给每份档案贴身份证号（员工编号+离职年份+分公司代码），最后用Excel建了个台账，记录档案里缺什么、怎么补。有个杭州分公司的员工，离职时没签《工作交接单》，我联系他时，他第一句话就是你们公司都要注销了，还找我干嘛？我只好厚着脸皮说：哥，您要是配合补个手续，我自掏腰包给您寄盒茶叶。最后他真补了，还开玩笑说你们这档案比我前女友还难找。

【专家视角】档案处理不是甩包袱，是法律接力赛

很多WFOE注销时，把分支机构档案当成‘烫手山芋’，想赶紧甩给总部或直接销毁，这是大错特错。上海某知名劳动法事务所合伙人李律师强调，分支机构是总公司的‘派出机构’，其员工档案本质上是总公司劳动关系的延伸。根据《劳动合同法》第五十条，用人单位必须在解除劳动合同时出具离职证明，并在15天内办理档案转移。注销时，总公司的‘清算组’相当于‘临时法律主体’，必须接住这个‘接力棒’，否则就是违法。

数据也印证了这一点：某人力资源服务机构2023年调研显示，WFOE分支机构因档案丢失引发的仲裁案件，胜诉率高达92%，远高于其他劳动纠纷类型。原因很简单——档案是证明公司已依法履行义务的唯一证据。

【你问我答】关于分支机构档案处理的5个核心问题

Q1：分公司员工离职档案，必须全部转移到总部吗？

A1：得分情况。如果分公司是非法人分支机构（WFOE的分支机构基本都是这个类型），档案必须由总公司统一接收和管理，因为分公司不具备独立法人资格，不能独立承担法律责任。如果是子公司（虽然少见），则子公司档案独立处理，但注销时需按《公司法》清算。简单说：分公司档案是总公司的影子，注销时得跟着总公司走。

Q2：档案里有缺失材料（比如离职证明没盖章、缺考勤记录），怎么办？

A2：别慌，分三步走：①能补的赶紧补。比如联系员工重新签署《离职证明确认书》，通过邮件、微信留痕（记得保存原始通讯记录）；②实在联系不上，要在档案里注明经多次尝试无法联系，材料缺失，并附上证明过程（比如通话记录、邮件截图）；③涉及仲裁或诉讼的材料，千万别动！这是证据链，动了可能涉嫌伪造证据。

Q3：员工要求自带档案，公司能直接给吗？

A3：千万别！根据《企业职工档案管理工作规定》，档案必须由用人单位或其委托的人才机构保管，个人不能自带。如果员工坚持要，你得让他先写《档案领取申请书》，注明因个人原因自愿领取，后果自负，再由公司盖章确认。记得拍照留存申请书，不然员工回头说我没拿，你又跳进黄河洗不清了。

Q4：WFOE注销后，档案要保存多久？

A4：根据《档案法》，企业员工档案保存期限为员工离职后至少10年。但如果是涉及劳动仲裁、工伤等特殊案件，档案要保存到案件结束后的5年。别想着注销后把档案当废品卖，这可是永久责任——哪怕公司没了，原股东、清算组还得担责。

Q5：分支机构员工多、档案乱，有没有偷懒的办法？

A5：有！建议提前做数字化备份。我处理那个美资WFOE项目时，花了1周时间把所有档案扫描成PDF，存在加密U盘里，一份交总公司清算组，一份存第三方云盘（比如阿里云企业版）。这样即使纸质档案丢了，电子版也能应急。不过要注意：电子档案必须和纸质档案一致，且要注明扫描件与原件具有同等效力。

【反思与展望】档案管理：从事后补救到事前预防

处理完那个WFOE注销项目后，我最大的感悟是：档案管理不是员工离职后才做的事，而是从入职第一天就该埋下的伏笔。如果当初这家公司能在入职时规范签订劳动合同，离职时及时完善手续，分支机构定期盘点档案，根本不会在注销时手忙脚乱。

未来，随着外资企业在中国的发展越来越规范，WFOE的档案管理可能会更数字化、标准化。比如用区块链技术存档，确保档案不可篡改；或者通过HR系统实现总部-分支机构档案实时同步。但无论技术怎么变，合规和人文关怀这两个核心，永远不能丢——合规是为了规避法律风险，人文关怀是为了让员工感受到尊重，哪怕公司注销了，也别留下一地鸡毛。

毕竟，档案里装的不只是纸，是一个人的职业生涯，也是一个企业的最后体面。