在企业生命周期中，清算注销是最后一公里，涉及资产处置、债务清偿、税务注销等多重环节，其中财务清算的合规性直接影响企业能否顺利退场。而在管理费用的清算中，差旅费看似常规，却因涉及清算前遗留费用、清算期间必要支出及税务处理等多重维度，常成为企业财务人员面临的痛点——哪些差旅费能在清算前列支？哪些需调整？如何避免因处理不当引发税务风险？本文结合实务案例与政策规定，为企业提供清晰的操作指引。<

>

一、清算注销中差旅费处理的特殊性：为什么需要重点关注？

企业清算注销通常经历成立清算组→清理财产与债权债务→支付清算费用→清偿债务→分配剩余财产→注销登记等流程。企业已进入停止经营状态，日常管理活动大幅缩减，但部分与清算直接相关的事务仍可能产生差旅支出（如资产实地盘点、债权人会议差旅、法律诉讼差旅等）。清算前已发生但未支付的差旅费（如员工预借差旅费未报销、已出差未结算的费用）也需在清算阶段完成处理。

与正常经营期相比，清算中差旅费处理的特殊性在于：一是目的限定性，仅限与清算直接相关的必要支出；二是时间节点敏感性，需严格区分清算前费用与清算期间费用；三是税务合规风险，不合理的差旅费列支可能被税务机关纳税调整，甚至影响清算所得税计算。明确处理原则、区分费用性质、规范凭证管理，是清算注销中差旅费处理的核心。

二、清算注销中差旅费处理的三大原则：合规、合理、必要

无论清算前还是清算期间，差旅费处理均需遵循以下核心原则，确保经得起法律与税务的检验：

原则一：清算前费用：真实发生、与清算相关是前提

清算基准日（决定成立清算组的日期）前已发生、但未支付或未报销的差旅费，需满足真实性、相关性才能列支。

- 真实性：需提供完整的原始凭证（如出差审批单、机票/火车票、住宿发票、费用报销单等），证明费用实际发生且与企业经营相关。虚构的清算前差旅费不得列支，否则可能被认定为虚列费用，面临税务处罚。

- 相关性：费用需与企业清算前的经营活动直接相关（如尚未完成的客户拜访、未结算的项目调研等）。若与清算无关（如员工个人旅游、无关业务差旅），即使发生在清算基准日前，也不得在清算费用中列支。

原则二：清算期间费用：直接相关、必要合理是核心

清算期间（从清算组成立到企业注销登记完成）发生的差旅费，必须以推进清算工作为直接目的，且需满足必要性与合理性。

- 必要性：仅限与清算强相关的支出，例如：

- 清算组为清查资产（如实地盘点异地存货、不动产）产生的差旅费；

- 处理未了结业务（如催收应收账款、应对客户索赔）产生的差旅费；

- 参与债权人会议、诉讼/仲裁等法律事务产生的差旅费；

- 办理税务注销、工商注销等登记手续产生的差旅费。

反例：清算组人员处理个人事务、与清算无关的商务考察等差旅费，不得列支。

- 合理性：费用标准需符合企业内部制度及常规商业逻辑（如交通方式、住宿等级不超出必要范围）。例如，同城资产盘点不得报销机票，异地差旅住宿标准不宜超过企业正常经营期的高管标准，否则可能被税务机关认定为不合理支出进行纳税调整。

原则三：凭证管理：完整、合规、可追溯是保障

无论是清算前还是清算期间，差旅费的列支均需以合法、有效、完整的凭证为依据，具体包括：

- 出差审批单：证明出差事由、时间、地点、人员及审批流程（清算期间需由清算组负责人审批）；

- 费用发票：合规的增值税发票（或电子发票），抬头需为企业全称（非清算组名称），且与出差事由匹配（如交通费发票、住）；

- 费用明细清单：如餐饮费需注明接待对象及事由（若涉及业务招待，需单独区分，不得计入差旅费）；

- 支付凭证：银行转账记录（避免现金支付大额费用），证明费用已实际支付。

注意：清算期间差旅费报销需经清算组集体决策并形成书面记录，避免因个人审批引发法律纠纷。

三、实务操作：分场景解析差旅费处理步骤

结合清算阶段的不同节点，差旅费处理可分为清算前遗留费用和清算期间发生费用两大场景，具体操作如下：

场景一：清算基准日前已发生、未支付的差旅费

处理步骤：

1. 费用核查：财务人员需全面梳理清算基准日前的其他应收款—员工借款预付账款等科目，核对员工预借差旅费、已出差未报销的明细，确保费用真实发生。

2. 审批确认：由清算组对费用进行复核，重点核查出差事由是否与清算前经营活动相关、凭证是否齐全。确认无误后，由清算组负责人签字审批。

3. 账务处理：

- 若费用属于清算前正常经营支出，应计入管理费用—差旅费，同时冲减其他应收款或预付账款；

- 若费用与清算相关（如为催收清算基准日前已发生的应收账款出差），可直接计入清算费用—差旅费。

4. 税务处理：此类费用若在清算前已实际发生且符合税前扣除规定，可在清算所得税前扣除；若属于清算基准日后支付，但费用性质属于清算前经营活动的，需计入清算损益，不影响清算所得税。

场景二：清算期间发生的差旅费

处理步骤：

1. 事前审批：出差前需向清算组提交书面申请，说明出差事由、时间、地点、预计费用及必要性，经清算组集体审议通过后方可出行。

2. 费用发生：出差人员需取得合规发票，并注明清算期间差旅字样（或在报销单中明确关联的清算事务，如资产盘点—XX分公司存货清查）。

3. 报销审核：出差返回后，提交完整凭证（审批单、发票、行程单等）至清算组财务审核，重点核查费用合理性（如交通方式是否符合必要、住宿是否超标）。

4. 账务处理：清算期间差旅费统一计入清算费用—差旅费，会计分录为：

借：清算费用—差旅费

贷：银行存款/库存现金

5. 税务处理：清算费用（含差旅费）可在计算清算所得时扣除，但需满足与清算相关、合理支出的条件。若税务机关认定部分差旅费不合理（如超标准住宿），需进行纳税调增，增加清算所得。

场景三：特殊情形：员工垫付的清算差旅费如何处理？

实务中，清算期间员工可能先垫付差旅费，后期由企业报销。此时需注意：

- 垫付前提：员工垫付需有清算组书面授权（如出差审批单），避免事后争议；

- 报销时限：应在清算注销完成前完成报销，确保费用在清算阶段入账；

- 凭证要求：员工需提供发票原件及垫付证明（如银行转账记录），不得仅以收据报销。

四、风险提示：这些坑千万别踩！

企业在清算注销中处理差旅费时，常见以下风险点，需重点关注：

风险一：混淆清算费用与管理费用，导致科目列支错误

清算基准日后，企业不再持续经营，所有与清算直接相关的费用（含差旅费）均应计入清算费用，而非管理费用。错误列支可能导致财务报表失真，引发税务质疑。

案例：某清算公司将清算期间资产盘点的差旅费计入管理费用，税务机关核查后认为清算基准日后不再发生管理费用，要求调整科目并补缴清算所得税。

风险二：虚构清算差旅费，虚增清算费用

部分企业通过虚开差旅费发票、伪造出差记录等方式，虚增清算费用以减少清算所得，达到少缴税款的目的。此举属于偷税行为，税务机关可处以罚款，甚至追究刑事责任。

风险三：凭证缺失或不符合规定，导致费用无法税前扣除

若差旅费缺少审批单、发票抬头错误、费用明细与事由不符等，可能被税务机关认定为凭证不合规，不得在税前扣除，增加企业税负。

风险四：超标准列支差旅费，引发纳税调整

清算期间差旅费需符合合理性原则，若交通方式选择头等舱、住宿费远超当地平均水平，税务机关可能核定其合理性，对超支部分进行纳税调增。

结语

企业清算注销中的差旅费处理，看似是小细节，实则关乎清算合规性与税务风险。财务人员需严格遵循真实、相关、必要原则，清晰区分清算前与清算期间的费用性质，规范凭证管理与账务处理，同时关注税务政策要求，确保每一笔差旅费经得起检验。唯有如此，企业才能顺利完成清算注销，为退场画上合规句号。