【新闻速递】外资企业注销量攀升，租赁终止成高频痛点 <

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2024年第一季度，全国外资企业注销数量同比上升18%，其中长三角、珠三角地区尤为显著。随着部分外资企业战略调整或市场退出，一个容易被忽视的细节正成为纠纷高发点——租赁场地终止通知函的规范处理。据上海市高级人民法院数据，2023年外资企业租赁合同纠纷案件中，因注销时未规范发送终止函导致的占比达35%，涉及金额超2亿元。律师提醒：注销企业≠拍屁股走人，一纸规范的终止通知函，是企业平稳退场的通行证，也是规避法律风险的防火墙。

我踩过的坑：从被房东追着索赔到函件模板被同行要

作为在外资企业服务圈摸爬滚打8年的老兵，我经手过20多家外资企业的注销项目，其中最让我头疼的，往往不是税务清算或资产处置，而是和房东掰扯租赁终止的事。

记得2019年接手一家日资食品企业的注销项目时，我天真地以为：公司都要注销了，直接跟房东说一声不就行了？结果呢？我们口头告知退租后，房东直接发来律师函，要求支付两个月租金作为场地空置损失，理由是未提前30天书面通知，导致我方未能及时招租。当时我急得满头汗——注销流程已经启动，哪还有精力打官司？最后只能咬着牙赔了8万块才了事。

后来我总结教训：终止通知函不是通知，是证据。它得让房东看明白你要退租什么时候退怎么交接，还得留下你确实通知过的痕迹。再后来，我专门打磨了一套终止通知函模板，从法律条款到语气措辞，再到附件清单，连快递单号要手写这种细节都写清楚。去年帮一家德资机械企业注销时，房东收到函后第二天就主动联系对接交接，连押金都没刁难——那一刻，我突然觉得，之前踩的坑都值了。

专家观点：函件不规范=埋雷，法律风险比想象中更大

很多企业注销时觉得‘反正公司都要没了，函件写不写无所谓’，这是典型的‘短视’。上海某知名律所合伙人王律师在接受采访时强调，根据《民法典》第七百二十九条，承租人解除合同应当在合理期限内通知出租人，而书面通知是证明已履行通知义务的核心证据。不规范的通知函（比如口头告知、内容模糊、送达方式不当）可能导致：

1. 合同解除时间争议：若房东主张未收到通知，合同可能被认定为未解除，企业仍需承担租金；

2. 违约责任认定难：函件中未明确交接义务，后续场地清洁、设施损坏等责任可能被甩锅给注销企业；

3. 影响注销流程：部分市场监管部门要求提供租赁终止证明才允许注销，若函件不规范，可能卡在最后一步。

数据佐证：据中国外商投资企业协会2023年调研，62%的外资企业在注销时未单独拟定终止通知函，而是用邮件或微信草草告知，其中28%因此产生额外纠纷。

问答时间：关于终止通知函，你最关心的3个问题

Q1：什么时候发函最合适？是不是等注销完成再发？

A：千万别！发函时间要卡在决定退租后、启动注销前。太早发，注销流程有变（比如找到下家接盘），函件作废；太晚发，房东可能以未提前通知索赔。最佳节点是：股东会决议通过解散后，立即发函，同时保留函件复印件作为注销材料的附件。

Q2：函里必须写哪些内容？漏一项会怎样？

A：核心6项一个不能少：①公司基本信息（名称、注册号）；②租赁合同编号及场地地址；③解除合同的事由（如公司注销）；④终止日期（建议按合同约定提前通知期，比如提前30天）；⑤交接要求（如场地恢复原状钥匙移交时间）；⑥联系方式。去年我见过一个案例，企业漏写了交接要求，结果房东说没说清楚怎么交，拖延了半个月交接，每天损失上万元。

Q3：房东不签收怎么办？有没有必杀技？

A：对付难缠房东，用公证送达！把函件内容打印出来，找公证处现场拍照、录像，然后通过EMS寄出（备注租赁终止通知函）。即使房东拒收，快递记录和公证书也能证明你已履行通知义务。我去年帮一家美资企业注销时，房东故意拒收，我们直接公证送达，后来房东乖乖配合，一分钱没敢要。

终止通知函避坑指南：从小白到老手的进阶之路

写函件就像写情书——既要真诚（态度好），又要专业（条款清）。我总结的三段式结构，亲测有效：

开头：表明身份和意图（一句话点明来意，别绕弯子）

致XX房东：我司[公司全称]（统一社会信用代码：XXX）因经营战略调整（注：注销原因写战略调整比经营不善更体面），现依据《租赁合同》（编号：XXX）约定，正式通知您解除租赁合同，终止日期为XXXX年XX月XX日。

中间：列清权利义务清单（用数字分点，像写说明书一样清晰）

1. 租金结算：截至终止日，我司已结清所有租金，附付款凭证复印件；

2. 场地恢复：我司将于X月X日前搬离所有物品，并将场地恢复至交付时状态（注：最好附上场地现状照片作为证据）；

3. 押金退还：请于交接后7个工作日内退还押金XX元，收款账户为XXX；

4. 交接时间：联系人XXX，电话XXX，请于X月X日前联系对接。

结尾：留足缓冲空间（语气客气，给台阶下）

感谢贵司长期以来的支持，我司将积极配合完成交接，避免双方损失。如有疑问，请随时联系。

反思与展望：告别不是终点，而是体面的开始

处理过这么多注销项目，我越来越觉得：终止通知函看似是小事，背后是企业对契约精神的尊重，也是对自身品牌的最后守护。曾经有位日籍老板对我说：公司可以注销，但‘信用’不能注销。这句话让我印象深刻。

未来，随着外资企业进退更加频繁，或许会有更智能的工具出现——比如AI自动生成终止函、区块链存证送达记录。但无论技术怎么变，规范清晰留痕这三个核心原则不会变。

毕竟，好的告别，就像给一段关系画上圆满的句号，而不是潦草的感叹号。对于外资企业而言，一纸规范的终止通知函，不仅是法律风险的防火墙，更是留给市场的最后一张名片——它告诉所有人：我们走，也走得干干净净。