大家好，我是老王，在财税圈摸爬滚打了20年，经手的公司注销少说也有上千家。要说注销税务申报时最让人头疼的问题，股东借款未还绝对能排进前三。很多老板觉得公司是我开的，借点钱天经地义，可到了注销环节，这笔钱就成了定时——轻则补税加滞纳金，重则被认定为偷税，连股东个人都惹上一身麻烦。今天我就以20年实战经验，跟大家好好聊聊：公司注销税务申报时，股东借款未还到底需要准备哪些资料？为啥这些资料比想象中更重要？<

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先搞懂：股东借款未还，为啥税务这么较真？

可能有人会说：公司注销了，账上的钱股东拿走不是很正常吗？咋还扯上税务了？这话只说对了一半。关键在于，这笔借款到底是真借还是假借？税务最怕的就是假借款、真分红——很多老板为了少缴企业所得税，平时用借款名义把钱从公司账上转走，到了注销时既不还钱也不申报分红，这就踩到红线了。

根据《财政部 国家税务总局关于规范个人投资者个人所得税征收管理的通知》（财税〔2003〕158号）规定：纳税年度内个人投资者从其投资的企业（个人独资企业、合伙企业除外）借款，在该纳税年度终了后既不归还，又未用于企业生产经营的，其未归还的借款可视为企业对个人投资者的红利分配，依照‘利息、股息、红利所得’项目计征个人所得税。说白了，就是如果股东在公司注销前有借款没还，又拿不出证据证明钱是用于公司经营，税务就会直接认定这是变相分红，让股东补缴20%的个人所得税，还可能按日加收万分之五的滞纳金。我见过有老板因为50万借款没还，最后补了10万税+几万滞纳金，肠子都悔青了。

实战案例：两个踩坑教训，比理论更扎心

案例一：公司是我开的，借点钱怎么了？——张总的50万学费

张总开了一家贸易公司，2022年决定注销。清算时发现，2020年他个人从公司借了50万，一直没还，也没签正式借款合同，就写了张白条收据。税务审核时直接指出：这笔钱既没有借款合同，又没有银行流水证明资金用途，属于视同分红，需要补缴个税10万。张总当时就急了：公司是我全资的，借的钱怎么还要交税？税务人员反问：如果是分红，你会主动交税吗？既然没分红，钱也没还，那就是变相分走了。最后张总不仅补了税，还被罚款5万，就因为当初没把借款的规矩当回事儿。

案例二：钱用来买房了，也算经营用途？——李老板的糊涂账

李老板的餐饮公司注销时，股东有80万借款未还。他提供了借款合同和银行流水，但流水显示这笔钱最终转到了他老婆的账户，用于购买家庭房产。税务认定：虽然借了款，但资金最终用于个人消费，与企业经营无关，仍需视同分红补税。李老板辩解：当时公司周转不开，我先借出来应应急，后来想还但公司已经注销了……没用！税务只看最终用途，只要不是用于公司采购、发工资、付租金这些经营支出，基本都会被认定为分红。最后80万补了16万税，外加滞纳金，比当初借的钱还多。

重点来了！股东借款未还，注销税务申报必须备齐这6类资料

通过上面两个案例大家能看出来，税务核查的核心就两点：借款是不是真的？钱用到哪儿去了？ 所以准备的资料必须围绕这两点展开，缺一不可。根据我多年的经验，至少要准备以下6类资料，建议大家按顺序整理好，免得到时候反复跑税务局。

1. 真实有效的借款合同或借款协议——证明借不是分

这是最核心的资料！没有合同，税务直接默认是分红。合同里必须明确写清楚：借款金额、借款期限、借款利率（哪怕没有利息，也要写无息借款）、借款用途（比如用于公司采购原材料支付员工工资等）。注意：合同最好是打印的，双方签字盖章，手写合同容易不被认可。我见过有老板拿一张A4纸手写今借公司10万，连借款日期都没有，税务直接打回来了——这种儿戏合同，不如不签。

2. 完整的银行流水和付款凭证——证明钱确实借出去了

光有合同不行，还得证明钱从公司账户转到了股东个人账户。需要提供：公司账户转给股东的银行流水（备注栏最好写借款）、股东收到款项的银行回单。如果是现金借款，必须提供股东签字的收据，且收据金额要与借款合同一致。这里有个坑：很多老板喜欢用备用金名义转钱，但备用金通常有额度限制，大额现金借款很容易被税务认定为虚假交易。我建议所有借款都走公对公转账，留痕清晰。

3. 借款用途证明材料——证明钱没装进自己腰包

这是税务最关注的！光说用于经营没用，必须有证据。比如：如果借款是用于采购，要提供采购合同、供应商发票、付款记录；如果是用于支付房租，要提供租赁合同、转账凭证；如果是用于发放工资，要提供工资表、银行代发记录。如果借款金额大，但用途证明只有一张采购合同，税务可能会怀疑真实性——最好能形成资金闭环：公司转钱给股东→股东转钱给供应商→供应商开票给公司。我之前帮一家公司处理注销时，股东有200万借款，我们整理了12份采购合同、20张供应商发票、对应的银行流水，税务才认可了用途。

4. 股东还款计划及还款凭证——证明没还但有打算

如果借款确实没还，最好能提供一份《股东还款计划》，写明还款时间、金额，并附上部分还款凭证（哪怕只还了一万块，也比完全不还强）。这能向税务证明：股东不是恶意不还，只是暂时资金紧张。我见过有老板注销时主动写了分期还款承诺，虽然当时没还，但税务认可了借款真实性，只要求补税没罚款。相反，如果完全不还，又没还款计划，税务会直接认定为故意逃避纳税。

5. 公司清算报告——明确借款在清算中的处理方式

清算报告是注销的必备资料，里面必须有一项股东借款处理说明。要写清楚：截至清算基准日，股东借款余额多少、是否已偿还、未偿还的原因、是否计入清算所得。如果决定用未分配利润偿还借款，还要说明是否按规定代扣了个人所得税。很多会计会忽略这一点，清算报告里只写账面余额为零，结果税务一查发现股东账户有大额资金，直接认定为隐瞒收入。

6. 股东书面说明——解释为什么没还，态度要诚恳

如果以上资料都齐全，但借款确实没还，建议股东本人写一份《书面说明》，解释未还款的原因（比如公司注销前资金紧张，计划注销后用个人资金偿还借款用于公司某项目，项目未回款导致无法偿还等），并承诺后续会依法纳税。说明要亲笔签名，按手印，体现配合态度。税务也是人，看到股东主动解释、愿意配合，审核时可能会更宽松——前提是资料真实，别想靠写说明蒙混过关。

老王掏心窝话：这些细节不注意，资料备齐也白搭

做了20年财税，我发现很多老板不是没准备资料，而是忽略了细节，导致资料不被认可。比如：借款合同和银行流水的金额不一致，或者借款早就还了，但合同没注销；再比如，用途证明是假的，税务一查发票就露馅了。这里给大家提几个醒：

第一，借款和投资要分清。如果是股东投入的注册资本，必须走实收资本科目，不能走其他应收款；如果是借款，必须明确是借款，不能和投资混在一起。我见过有老板把100万借款和100万投资记在一个科目里，税务直接认定为抽逃注册资本，这可是违法的！

第二，大额借款要格外谨慎。如果单笔借款超过50万，或者累计借款超过公司净资产的20%，税务会重点核查。建议提前咨询专业会计，必要时做个资金用途专项审计，增加可信度。

第三，注销前先还钱是最稳妥的办法。如果股东有钱，最好在注销前把借款还了，拿到还款凭证，这样税务就不会再纠结。如果没钱，至少要还一部分，证明有还款意愿。我常说：注销税务就像‘闯关’，每一关都要有‘通关文牒’，股东借款就是最难的一关，资料备齐了，态度端正了，才能顺利过关。

上海加喜财税公司对财务凭证不完整，企业注销对知识产权有何影响？服务见解

企业注销时，财务凭证不完整是常见硬伤，尤其涉及股东借款未还的情况，若缺乏合同、流水、用途证明等关键凭证，不仅会导致税务申报受阻，还可能被认定为账目不清，引发税务稽查风险，甚至被要求按无法支付的应付款项补缴企业所得税25%，股东个人还可能面临20%的个税风险。知识产权作为企业无形资产，若注销前未妥善处理，商标、专利等可能面临被宣告无效的风险，股东或实际控制人若未依法清算，还需对公司债务承担连带责任。上海加喜财税专注企业注销服务，通过专业梳理财务凭证、完善借款链条、规划知识产权处置路径，帮助企业规避税务与法律风险，确保注销合规高效。加喜公司注销官网：https://www.110414.com，为您提供一站式注销解决方案。