做了十五年HR，经手的公司分拆注销少说也有七八次，但第一次踩的坑，现在想起来还觉得有点扎心。那是2018年，我们集团把一块做了五年的互联网业务线拆出去，独立成立新公司，原来的主体公司因为业务转型要注销。当时我带着两个HR小伙伴负责整个分拆的人员安置，其中最头疼的就是离职证明的开具——原公司要注销，员工要么跟着去新公司，要么拿离职证明走人，但离职证明到底要不要原件，我们团队吵了好几天。<

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必须给原件啊！刚毕业的小李特别坚持，离职证明是员工的重要凭证，没有原件怎么入职新公司？万一出了问题，我们原公司注销了，谁负责？这话听起来有道理，可现实是，原公司一旦进入注销流程，所有档案都要封存，根本不可能再开具原件。当时我们查了《劳动合同法》，只说用人单位应当出具离职证明，但没提原件还是复印件。我抱着试试看的心态，给劳动仲裁部门打了电话，对方一句话点醒我：法律没规定必须给原件，只要证明内容真实，加盖公章的复印件和原件效力一样。

可当时我们哪敢信啊？万一员工拿着复印件去新公司入职，结果人家非要原件，员工反过来怪我们怎么办？最后我们折中了个土办法：先给员工开离职证明复印件，加盖公章，再让员工写个承诺书，承诺因公司注销原因暂无法提供原件，如有因此导致的入职问题，员工自行承担风险，公司不负责。现在想想，这承诺书简直此地无银三百两，员工能签吗？果然，有几个员工当场就不乐意了，说我凭什么签？又不是我的问题。最后我们磨了半个月，才让大部分员工签了，但有几个执意要原件的，只能拖着等注销流程走完，再让新公司以劳动关系转移的名义重新开证明——结果新公司嫌麻烦，员工又觉得二次离职影响履历，闹得鸡飞狗跳。

那次之后，我特别自责：作为有经验的HR，怎么会被原件这个形式困住呢？明明法律没硬性规定，我们却因为怕担责，让员工和公司都陷入被动。后来我才明白，很多时候我们不是不懂规则，而是不敢打破惯例——总觉得离职证明就得给原件，却没想过分拆注销本身就是个特殊场景，特殊场景就得有特殊处理方式。

后来才懂：复印件的合法身份与使用边界

真正让我对离职证明复印件放下心结的，是2020年的一次分拆项目。那是一家制造业集团的子公司，因为业务剥离要注销，涉及80多名员工。吸取上次的教训，这次我们提前做了两件事：一是和集团法务一起，梳理了《劳动合同法实施条例》和《劳动合同法》中关于离职证明的所有条款，确认复印件加盖公章具有同等法律效力；二是提前和新公司沟通，明确员工可凭加盖原公司公章的离职证明复印件办理入职，后续由新公司统一出具正式离职证明（注明原公司注销原因）。

沟通会上，有个老员工老王特别较真，拿着手机翻出《劳动合同法》第五十条问我：刘经理，这里写的是‘出具解除或者终止劳动合同的证明’，没说复印件啊？万一我拿着复印件去新公司，人家说不行，我工作不就黄了？我特别理解他的顾虑，当场给他看了我们和法务一起整理的法律依据清单，又拨通了新公司HR总监的电话，让对方当着他的面确认：王师傅，您放心，只要复印件有原公司公章，我们这边直接认，入职手续照常办。

老王半信半疑地走了，第二天却乐呵呵地来找我：刘经理，多亏你了！新公司HR说复印件完全没问题，还说你们这流程比他们之前拆分公司还规范。这件事让我彻底明白：复印件不是二等公民，只要程序合法、手续齐全，它完全可以扛大梁。但关键在于，我们要把为什么可以给复印件复印件怎么用这两个问题，给员工和新公司讲清楚。

后来我又遇到一个更极端的案例：某科技公司分拆时，有个员工要去国外工作，需要离职证明办理签证。原公司注销流程刚启动，档案还没封存，但员工签证时间紧，等不及注销后再让新公司开。我们当时灵机一动，先让员工签了《离职证明领取确认书》，注明因个人紧急需求，提前领取离职证明复印件，原件待注销后由新公司寄送，然后加盖公章，还附上了原公司注销的公告文件和集团出具的劳动关系说明函。员工拿着这些材料，顺利办了签证。后来他特地从国外发来邮件，说没想到复印件这么管用，你们HR真是帮了大忙。

说实话，这些案例让我越来越觉得，HR工作不能死磕条文，更要解决问题。分拆注销本身就是个非常规操作，员工本来就焦虑，如果我们再因为原件复印件这种形式问题让他们更糟心，那我们的工作就白做了。复印件的合法身份不是我们拍脑袋决定的，而是法律赋予的，我们要做的，就是把这个身份用好，让员工安心，让公司省心。

那些年遇到的奇葩事：复印件引发的纠纷与启示

也不是所有用复印件的案例都顺风顺水。2021年，我们处理过一起离职证明复印件造假的乌龙事件。当时有个员工小张，从分拆注销的原公司离职后，拿着一份离职证明复印件去新公司入职，结果新公司背景调查时，发现我们原公司的离职证明存根里没有他的记录。一查才知道，小张用的是PS过的复印件——他把别人的离职证明改了名字和日期，公章倒是真的（我们原公司注销前，公章保管有漏洞，被他偷盖了）。

这件事让我们后怕了好一阵：如果小张用假复印件去别的地方骗了offer，或者做了违法的事，最后查到我们头上，虽然我们有存根记录，但公章被盗用这个锅，我们可能还是要背一部分。后来我们赶紧做了两件事：一是注销前，对所有公章进行封存登记，明确除特殊情况外，不再使用原公司公章；二是对所有离职证明复印件进行编号管理，每份复印件都存档，记录领取人、领取时间、用途，并在复印件上注明仅限XX用途，再次使用无效。

还有一次，有个员工离职后，拿着复印件去申请失业保险，社保局说需要原件才能审核，他反过来打电话骂我们：公司注销了，我去哪里找原件？你们这不是坑人吗？我当时火就上来了，明明我们在离职时已经告知过复印件可办理社保转移，如需原件可联系新公司开具，他却没当回事。后来我们调取了当时的沟通记录，又让新公司出具了劳动关系转移证明，才帮他把失业保险申领下来。但这件事也让我反思：我们是不是对员工的告知还不够到位？是不是应该把复印件的使用场景写得更明白，比如社保转移、新公司入职可使用，申请失业保险需提前确认社保局要求？

这些奇葩事其实都是宝贵的经验：复印件虽然方便，但风险防控不能少。公章管理要严格，发放记录要完整，告知义务要尽到——这些都是我们在分拆注销中用学费换来的教训。毕竟，分拆注销时，原公司就像一个要离开的人，所有事情都要清清爽爽，不能留下后遗症。

最后想说：离职证明，复印件也能扛大梁

做了这么多年HR，我越来越觉得，分拆业务注销中的离职证明问题，本质上不是原件还是复印件的问题，而是如何平衡效率与风险、员工利益与公司责任的问题。法律给了我们灵活处理的空间，我们就应该用好这个空间——既不能因为怕担责，让员工陷入无证明可拿的困境；也不能因为图方便，忽视复印件可能带来的风险。

给同行们提个醒：下次遇到分拆注销要开离职证明，别再纠结原件了。先和法务确认复印件加盖公章的效力，再和新公司、员工沟通好使用规则，最后做好公章管理和档案留存。这样既能帮员工顺利过渡，也能让公司注销流程更顺畅。

给员工们也多说一句：如果遇到分拆注销，公司给你离职证明复印件，别急着怀疑是不是坑你。先问清楚复印件能不能用需要配合什么材料，自己保留好所有沟通记录和证明文件——毕竟，在这个特殊时期，公司和员工其实是站在一条船上的。

说到底，HR工作不是守门员，而是服务员。我们守的是法律的底线，服务的却是人的需求。分拆注销时，离职证明的复印件，或许就是我们在规则和人情之间，找到的那个最佳平衡点。

最后想问问大家：当形式和实质冲突时，我们是该死守必须原件的传统，还是该相信复印件+规范流程也能解决问题？毕竟，在这个快速变化的时代，有时候灵活比固执，更能帮到所有人。