一、公司合并注销原主体概述<

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1. 公司合并是指两个或两个以上的公司合并为一个公司，原公司的法人资格消失，合并后的公司继续存在。

2. 注销原主体是指原公司的法人资格被正式取消，其所有权利和义务由合并后的公司继承。

3. 在公司合并注销原主体的过程中，员工离职证明的保管显得尤为重要。

二、员工离职证明的作用

1. 员工离职证明是员工离职后，原公司对其工作经历的正式确认。

2. 离职证明对于员工来说，是证明其工作经历和离职时间的重要文件。

3. 对于原公司来说，离职证明是处理员工离职手续、计算离职补偿等的重要依据。

三、员工离职证明的保管方式

1. 电子版保存

1.1 将离职证明扫描成电子文档，存储在公司的内部服务器或云存储平台上。

2.2 设置访问权限，确保只有授权人员可以查看和下载。

3.3 定期备份电子文档，防止数据丢失。

2. 纸质版保存

1.1 将离职证明打印成纸质文件，存放在公司的档案柜中。

2.2 按照时间顺序或员工编号进行分类，方便查找。

3.3 定期检查档案柜，确保文件安全。

3. 第三方存储

1.1 将离职证明委托给专业的第三方档案保管机构。

2.2 签订保密协议，确保员工隐私不被泄露。

3.3 定期与第三方机构沟通，了解文件保管情况。

四、员工离职证明的保管期限

1. 根据我国《劳动合同法》规定，用人单位应当保存劳动者档案，包括劳动合同、离职证明等，保存期限为劳动者离职后两年。

2. 对于离职证明的保管期限，企业可以根据自身情况和行业规定进行调整，但不得少于两年。

五、员工离职证明的查询与使用

1. 员工离职证明的查询

1.1 员工本人可以通过公司的人力资源部门查询自己的离职证明。

2.2 公司可以设立专门的查询窗口，方便员工查询。

3.3 对于离职证明的查询，公司应确保员工隐私不被泄露。

2. 员工离职证明的使用

1.1 员工在求职过程中，可以出示离职证明作为工作经历的证明。

2.2 公司在处理员工离职手续、计算离职补偿等过程中，需要使用离职证明。

3.3 离职证明的使用应遵循相关法律法规，确保员工权益。

六、公司合并注销原主体后员工离职证明的移交

1. 在公司合并注销原主体的过程中，原公司的员工离职证明需要移交给合并后的公司。

2. 移交方式可以采用电子版或纸质版，具体方式根据双方协商确定。

3. 移交过程中，应确保文件完整、安全，并做好交接记录。

七、

公司合并注销原主体后，员工离职证明的保管至关重要。企业应采取多种方式确保离职证明的安全，并按照规定期限进行保管。要确保员工离职证明的查询与使用合法合规，维护员工权益。

上海加喜财税公司服务见解：

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1. 协助企业完成合并注销手续，确保流程合规、高效。

2. 提供员工离职证明的保管方案，包括电子版和纸质版保存。

3. 帮助企业制定离职证明查询与使用规范，确保员工权益。

4. 提供专业的第三方档案保管服务，确保文件安全。

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