注销药店，如何处理药品召回记录？

大家好，我是老王，在财税圈子里摸爬滚打快20年了，经手过多少企业注销？数不清了。但要说最让人头疼的，除了税务清算，就是药店这类特殊行业的历史遗留问题——尤其是药品召回记录。很多老板觉得，药店都注销了，那些陈年旧账的召回记录随便处理掉就行，大不了一把火烧了。可真这么干了，轻则注销流程卡壳，重则被药监局、税务局盯上，罚款都是小事，搞不好还会留下药品安全不良记录，影响以后再创业。今天我就以20年的经验，跟大家好好聊聊注销药店，如何处理药品召回记录这事儿，希望能帮到正准备注销药店的你。<

先搞懂：药品召回记录到底有多重要？

可能有人会说：不就是几张纸吗？药都卖完了，记录留着占地方。这话可大错特错。药品召回记录可不是普通流水账，它是药品全生命周期追溯的关键一环，直接关系到药店经营的合规性，甚至在注销时，会成为监管部门核查的重点。

根据《药品管理法》第九十八条规定，对已确认存在安全隐患的药品，药品上市许可持有人、药品生产企业、药品经营企业、药品使用单位应当立即停止销售、使用，召回已销售的药品，并记录召回情况。而《药品召回管理办法》第十九条更是明确要求，药品经营企业应当建立药品召回记录，包括药品名称、规格、批号、召回原因、召回数量、处理结果、召回日期等内容，记录保存期限不得少于5年。

你看，法律都把话说明白了：召回记录不是你想留就留、想丢就丢的，它有法定的保存期限，而且必须完整。我见过不少老板，注销时把召回记录当废纸卖了，结果药监局核查时找不到对应记录，直接认定为未按规定建立药品召回记录，罚款5万起步，注销流程也直接暂停——你说冤不冤？

真实案例：两个老板，两种结局

说到这儿，我想起去年遇到的两个案例，特别能说明问题。

第一个是张老板，在上海开了家单体药店，因为经营不善想注销。他找到我的时候，手里攥着一堆旧账本，其中就有一本2019年的药品召回记录。我翻了翻，发现记录挺全的：某批次感冒药因质量问题被厂家召回，当时药店召回了23盒，顾客退款、药品退回厂家，每一步都有签字、有日期。张老板说：这玩意儿留着没用吧？我都扔车库里了，要不我拿回去烧了？我赶紧拦住他：别！这本记录正好能证明你当年合规处理了召回药品，药监局查起来你就是‘模范生’，注销流程能快不少。后来在注销过程中，药监局果然核对了这份记录，因为完整合规，张老板的药店不到一个月就注销完了。

第二个是李姐，在江苏开连锁药店分店，去年底准备注销。她觉得连锁店嘛，总部的流程肯定没问题，就把分店的召回记录随便装了几个纸箱，没整理也没备份。结果注销时，药监局核查发现2021年有一批儿童退烧药的召回记录只有召回数量，没有处理结果——李姐说当时太忙，退回厂家后忘了让厂家签字确认。监管部门认为记录不完整，无法确认药品是否被妥善处理，要求她补充证明。可厂家早就换了联系人，当年的物流单据也找不到了，最后李姐不仅被罚款3万，还因为无法证明召回合规，被要求在市级药监局官网公示3个月，注销硬生生拖了半年。

你看，同样是注销药店，处理召回记录的态度不同，结局天差地别。所以说，注销药店，如何处理药品召回记录这事儿，真不是小事，得当成硬骨头来啃。

分情况处理：召回记录到底该怎么收尾？

那具体来说，注销药店时，药品召回记录到底该怎么处理？别急，我结合20年经验，给你拆成几种情况，一步步说清楚。

第一种：召回记录完整，且在法定保存期内（5年内）

这种情况最理想，说明你平时管理规范。处理起来也简单：第一步，先把所有召回记录整理成册，按时间顺序装订好，包括纸质台账、电子备份（如果有）、相关的顾客退款凭证、厂家退货单据、召回通知函等。第二步，在注销申请时，主动向药监局提交这份《药品召回记录汇总表》，并附上说明，写明本店注销前，所有在保存期内的药品召回记录已完整整理，无遗漏。第三步，如果药监局有核查要求，积极配合提供原件或复印件——记住，复印件一定要加盖药店公章，并写明与原件一致。

这里有个小细节：如果召回的药品涉及药品不良反应报告，记得把相关记录也一并整理进去，这能体现你对药品安全的重视，监管部门看了也会更放心。

第二种：召回记录不完整，但能补充证明

比如我前面说的李姐，记录少了处理结果，但还能找到部分物流单据或厂家沟通记录。这种情况别慌，赶紧补救：能补签字的补签字，能找厂家出具证明的找厂家证明（比如盖公章的《药品召回情况说明》），实在找不到的，写一份《召回记录缺失情况说明》，详细说明缺失的原因、当时处理的大致情况，并承诺已尽最大努力核实，如有不实责任自负。虽然麻烦点，但总比直接扔掉被处罚强。

我见过一个更极端的案例：某药店老板2018年的召回记录被水泡过，字迹模糊了。他没放弃，而是把模糊的记录逐页拍照，然后拿着照片找当时的老员工核对，重新誊写了一份，最后让老员工签字按手印证明誊写内容与原始记录一致。虽然折腾了点，但药监局认可了这种补救方式——这说明，态度比什么都重要。

第三种：召回记录超过法定保存期（5年以上）

可能有人会问：都5年了，记录早过期了吧？应该能直接扔了吧？还真不一定。这里要分两种情况：

如果是2021年新修订《药品管理法实施前的记录（2019年12月1日前），按照旧法规定，记录保存期限是3年，那现在超过5年的，确实可以销毁了。但销毁前最好拍照留个底，或者写一份《超期记录销毁说明》，注明销毁时间、销毁方式（比如碎纸机销毁），并由药店负责人签字，自己留个备查。

如果是2021年后的记录，那保存期就是5年，没到期就不能随便销毁。但如果药店实在没地方存，或者记录太多，可以联系当地药监局，咨询是否可以移交药品追溯平台或药品档案管理中心。我之前帮一家连锁药店注销时，就联系了当地的药品不良反应监测中心，他们同意接收保存期内的召回记录，还给了接收函——这样既合规，又不用自己占地方。

对了，不管哪种情况，销毁记录时千万别一烧了之或一扔了之，最好有见证人（比如社区工作人员、第三方机构），并保留销毁凭证，万一以后有争议，这也是你已合规处理的证据。

个人提醒：这3个坑千万别踩

做了这么多年财税，我发现老板们在处理注销药店，如何处理药品召回记录时，最容易踩这几个坑，今天特意给你拎出来：

第一个坑：反正要注销了，记录随便改改就行。大错特错！召回记录是原始凭证，一旦涂改、伪造，就涉嫌提供虚假材料，轻则列入药品安全黑名单，重则可能被追究刑事责任。我见过一个老板，为了让召回数量好看点，在记录上把召回50盒改成召回30盒，结果被药监局通过物流数据查出来，不仅罚款10万，还被终身禁业。

第二个坑：电子记录不用管，删了就行。现在很多药店用ERP系统管理，召回记录也是电子版的。但《药品经营质量管理规范》（GSP）要求，电子记录要能防止篡改、备份和恢复，所以直接删除是不行的。你得把电子记录导出成PDF或打印成纸质版，和纸质记录一样整理归档，保存5年以上。如果系统里的原始数据还在，最好设置只读模式，防止误删。

第三个坑：只给药监局看，税务不用管。这就更片面了！药品召回涉及营业外支出（比如退款、销毁费用），这些都会影响企业的应纳税所得额。如果召回记录不完整，税务局可能会认为你虚列支出，要求补税加罚款。我去年就遇到一个案例，药店因为召回记录里没有顾客退款凭证，税务局不认可这笔支出，最后补了8万企业所得税——你说冤不冤？

最后一句：合规处理，才能注销无忧

说实话，注销药店，如何处理药品召回记录这事儿，没有绝对的标准答案，但核心就一个字：规。合规整理、合规保存、合规销毁，让每一份记录都能经得起监管部门的核查。我见过太多老板因为图省事、抱侥幸心理，最后在注销时栽了跟头，多花了冤枉钱，还耽误了时间。记住，注销不是甩包袱，而是给企业画上一个合规的句号——只有把历史问题处理干净，才能轻装上阵，开启新的可能。

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