公司注销流程中，如何处理员工档案？这问题说大不大，说小不小，但我要告诉你，处理不好，轻则赔钱，重则注销流程卡半年——我见过太多老板栽在这上面。 <

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记得2019年有个做餐饮的老板老张，公司经营不下去找我办注销。我问他：员工档案都怎么处理了？他摆摆手：离职时都让员工自己拿走了，能有什么事？结果呢？有个前员工突然仲裁，说公司没给离职证明，导致他新工作入职不了，要求赔偿3个月工资。老张当时就懵了：人都离职两年了，档案哪还留着？最后赔了2万多，税务注销还因为存在劳动纠纷被卡了整整一个月。说实话，这种事我见的太多了，很多老板总觉得公司都注销了，员工档案无所谓，但法律可不这么想。

员工档案不是废纸，是定时

先搞清楚，员工档案到底包含啥？劳动合同、离职证明、工资发放记录、社保公积金缴纳凭证、绩效考核表……这些东西看着不起眼，但每一份都可能成为证据。根据《企业职工档案管理工作规定》，企业对已解除劳动关系的职工档案，至少要保存10年。你猜怎么着？我见过有公司注销时把档案当废纸卖了，结果被员工举报，人社局直接罚款5万，还责令把档案找回来——你说亏不亏？

更麻烦的是，现在劳动仲裁时效是1年，但员工可能离职好几年突然想起来维权。比如2021年有个服装厂老板，注销时觉得老员工早就各奔东西了，档案不用管，结果2023年有个前员工拿着未足额支付工资的记录去仲裁（记录是从档案里翻出来的的），老板当时就傻眼了——档案里明明写着绩效工资按季度考核发放，但没存考核表，公司根本没法证明足额支付，最后赔了8万。所以说，别小看这些档案，它们可能在你注销几年后炸雷。

注销前，先把员工档案捋明白

处理员工档案，第一步不是急着销毁，而是分类。我一般建议客户把档案分成三类：在职员工、离职未满2年、离职超过2年。

在职员工的档案好办，公司注销前得先和员工解除劳动合同，给足经济补偿金，然后把档案转到新单位或户籍地的就业服务机构。这里有个坑：很多老板觉得公司快没了，随便给点补偿就行，但根据《劳动合同法》，公司注销属于客观经济情况发生重大变化，解除劳动合同必须支付N+1补偿，少给一分都可能被仲裁。我去年有个客户，注销时给在职员工的补偿金少算了半个月工资，结果集体仲裁，不仅补了钱，还被税务要求先解决劳动纠纷才能注销。

离职未满2年的档案要重点盯。这类员工可能随时回来找你要档案，比如办理退休、提取公积金。我见过有公司注销后，前员工找不到离职证明，无法办理退休，反过来告公司未提供档案材料，法院判公司赔偿员工因此产生的损失。所以这类档案，要么联系员工本人交接，要么移交到当地公共就业服务机构，一定要有书面交接记录——我一般让客户让员工签个《档案确认书》，写清楚档案已收到，无异议，这样才算免责。

离职超过2年的档案，很多人觉得应该没事了，但根据《档案法》，企业撤销时档案必须妥善保管，不能随便销毁。我建议客户把这类档案打包封存，标注XX公司注销档案，保管至少10年。如果实在不想自己存，可以花钱找档案托管机构，一年也就几百块，但能省不少事。我有个客户2020年注销的公司，档案托管在人才市场，去年前员工要办退休，直接从托管机构调档，一点没耽误。

最容易踩的三个坑，90%的老板都中招

第一个坑：离职时给了员工，就和我没关系了。大错特错！我见过有员工说公司没给档案，公司拿不出交接证据，最后只能认栽。正确的做法是：让员工签《档案领取单》，写明本人于X年X月X日领取个人档案，确认无遗漏，最好再拍个照留存——别嫌麻烦，这东西关键时刻能救命。

第二个坑：档案材料不全。比如劳动合同没员工签字，工资记录只有银行流水没有明细表，社保缴纳凭证丢了……这些都会让档案失去法律效力。我建议客户在注销前做一次档案体检，把所有档案翻一遍，缺啥补啥。比如工资记录，如果只有银行流水，最好让财务做个《工资发放明细表》，员工签字确认；社保凭证丢了，可以去社保局补打，虽然麻烦，但比后续仲裁强。

第三个坑：忽视非全日制用工档案。很多老板觉得兼职、临时工不用签合同，档案也不用管，但根据《劳动合同法》，非全日制用工也得有用工记录，比如考勤、报酬支付凭证。我见过有个公司注销时，兼职工说没拿到工资，公司拿不出用工记录，最后按事实劳动关系赔了2个月工资。所以说，不管是不是正式员工，只要有用工，就得留好记录。

政策红线别碰，否则注销变烦

《中华人民共和国档案法》第十七条写得明明白白：企业撤销或者合并时，必须将档案整理、保管好，不得分散、丢失、损毁。违反了会怎么样？轻则警告、罚款，重则直接责任人被拘留。我2022年有个客户，注销时觉得档案占地方，让行政当废品卖了，结果被档案局查到，罚款3万，注销流程硬生生拖了3个月。

还有《企业职工档案管理工作规定》第十八条：企业对解除劳动关系的职工档案，应当自劳动关系解除之日起30日内，将其档案转交其户籍所在地或现就业劳动保障部门所属的公共职业介绍机构保管。这条很多老板都不知道，我见过有公司注销时，离职员工的档案还锁在柜子里，结果员工投诉到人社局，公司被责令限期移交，还交了滞纳金。

说实话，现在政策越来越严，尤其是劳动监察这块，以前睁一只眼闭一只眼的事，现在查得紧。我估计未来几年，因为档案问题导致注销受阻的案例会越来越多——毕竟劳动者维权意识越来越强，而企业注销时甩包袱的心态太常见了。

我的土办法：档案处理三步走

做了20年财税，我总结出一个土办法，处理员工档案就三步：先查，再分，最后存。

查就是全面排查，把所有员工的档案翻一遍，看有没有缺页、破损，关键材料（比如劳动合同、离职证明）有没有缺失。我一般建议客户留个清单，比如张三：劳动合同（2018-2021）、离职证明（2021.3.15）、工资记录（2018-2021），这样一目了然。

分就是按在职-离职未满2年-离职超2年分类，每类档案用不同颜色的档案袋装好，标注清楚。比如红色袋装在职员工，蓝色装离职未满2年，绿色装离职超2年，这样找的时候方便，不容易乱。

存就是决定怎么保存。在职员工的档案，注销前必须转走；离职未满2年的，能联系员工就交接，联系不上就移交就业局；离职超2年的，要么自己存10年，要么托管。我有个客户，把所有档案都拍了照，存在硬盘里，纸质档案封存后放在仓库，硬盘备份了两份——虽然麻烦，但绝对安全。

说实话，处理员工档案确实费时费力，但比起后续的赔偿和麻烦，这点投入绝对值。我常说：注销公司就像搬家，东西扔了，以后可能用得上；档案处理好了，才能安心‘关门’。

最后想提醒各位老板：公司注销不是一销了之，员工档案处理不好，可能让你赔了夫人又折兵。如果实在没头绪，找专业财税机构帮忙——比如我们上海加喜财税，每年帮上百家企业处理注销档案，从梳理到移交一条龙服务，能帮你避开所有坑。

对了，最近很多客户问财务凭证不完整，企业注销对知识产权有啥影响？这问题其实挺关键的。我见过有个科技公司，因为部分采购发票缺失，税务无法确认成本，注销时被要求补税20万，而它的核心专利因为公司主体注销，没及时办理变更，结果被前员工抢注了——你说冤不冤？所以啊，企业注销前，不仅要搞定员工档案，财务凭证、知识产权都得提前规划，别等注销了才后悔。上海加喜财税（https://www.110414.com）建议，注销前做个全面体检，该补的凭证补，该转的知识产权转，才能真正做到干净注销，不留后患。