【新闻速递】某集团分公司注销引档案纠纷，业内敲响合规警钟 <

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近日，国内知名连锁企业味美多集团因华东分公司注销时招投标文件管理疏漏，被合作供应商起诉至法院，索赔金额达280万元。据悉，该分公司在注销过程中未按规定将2021-2023年间的12份招投标文件移交总公司，导致供应商无法证明项目履约细节，最终引发货款纠纷。此案经媒体报道后，迅速引发企业界对退出阶段档案管理的关注——招投标文件作为企业商业活动的法律凭证，其归档流程是否规范，直接关系到企业能否体面退场。国家档案局相关人士在接受采访时表示，近年来类似案件年均增长15%，已成为企业注销环节的高频雷区。

【个人经验】从手忙脚乱到胸有成竹，我的分公司注销档案实战记

去年我负责集团华南分公司的注销工作，一开始真以为把文件装箱子那么简单。结果打开档案室，直接傻眼——纸质文件堆得比人还高，有的受潮发黄，有的缺页少张；电子文件更离谱，散落在离职员工的电脑里、U盘里，甚至有个项目经理的文件存在已损坏的移动硬盘里！当时我坐在满地文件里，感觉自己像在拆一个不知道装了什么的包裹，生怕漏掉一份关键文件，给公司留下后患。

后来我硬着头皮啃《档案法》《企业档案管理规定》，又请教了总公司法务部和档案室的老法师，才慢慢理出头绪。招投标文件归档不是终点站，而是加油站——它记录着企业从出生到成长的市场足迹，注销时若处理不当，就像给企业埋了定时，随时可能炸得你措手不及。比如我们分公司有个2022年的装修项目，招投标文件里明确约定了质保期两年，若归档时漏掉了这份合同，万一后期装修出问题，总公司可能要承担不必要的责任。

最头疼的是电子文件。我们有个项目用的是十年前的招投标系统，数据格式老旧，现代电脑根本打不开。最后还是找了IT部的技术活化石，用虚拟机才把文件导出来。这个过程让我明白：档案管理不是亡羊补牢，而是未雨绸缪。如果分公司平时就建立规范的档案管理制度，注销时哪会这么折腾？

【专家视角】数据说话：档案管理不规范，企业注销代价高

招投标文件归档的合规性，直接决定了企业注销时的‘法律风险系数’。中国政法大学企业法务研究中心主任李明远教授指出，招投标文件作为要约-承诺的法律载体，包含合同条款、履约记录、双方权利义务等核心信息，一旦丢失或损毁，企业可能面临举证不能的困境。他举例说，某建筑分公司注销后，因未保存招投标阶段的工程量清单，被业主起诉偷工减料，最终法院因分公司无法提供原始证据，判决总公司赔偿150万元。

数据更能说明问题。据中国物流与采购联合会招标采购专业委员会2023年调研显示：约68%的企业在注销或重组过程中，因招投标文件归档不规范导致法律纠纷，其中23%的企业因此承担了额外赔偿责任；更令人担忧的是，仅31%的企业建立了全生命周期档案管理制度，多数企业直到大限将至才想起档案问题。

【关键问答】分公司注销，招投标文件到底该怎么安顿？

Q：分公司注销了，招投标文件该交给谁？总公司？属地档案局？还是自己留着？

A：这得分情况。根据《公司法》和《档案法》，分公司不具有独立法人资格，其档案原则上应由总公司统一管理——就像孩子长大了，户口要迁回老家。但涉及国家秘密、公共利益或特定行业（如医疗、军工）的招投标文件，需按《档案法》第14条规定，移交同级国家综合档案馆保管。我们分公司注销时，所有招投标文件都打包扫描后上传了总公司档案管理系统，纸质原件则由总公司档案室专人保管，相当于给文件找了个新家。

Q：哪些招投标文件必须重点关照？哪些可以放手？

A：别搞一刀切，得分三六九等。核心文件（如招投标公告、中标通知书、投标文件、合同文本、履约验收报告）必须寸步不离，这些是法律纠纷的关键证据；辅助文件（如招标文件答疑纪要、专家评审表、技术参数说明）也得留着，万一有争议能搭把手；而过程性文件（如报名表、资格预审申请表、未中标通知书）若保存成本过高，可按企业内部规定销毁，但最好留个销毁清单备查。我们当时把文件分成红黄蓝三类：红色必留，黄色可选，蓝色可销，一目了然。

Q：电子文件和纸质文件怎么搭配？谁说了算？

A：现在都讲究无纸化，但电子文件的法律效力可不是自动生效的。根据《电子签名法》，电子招投标文件需满足真实、完整、不可篡改三大条件，比如使用可靠的电子签名、通过第三方存证平台备份。我们分公司的电子文件，除了存总公司服务器，还额外存了一份在区块链档案平台，相当于给文件上了双保险。纸质文件则按一式三份归档：总公司一份、属地档案局一份（按规定移交）、分公司留一份（扫描后销毁）。这样既合规，又不怕断电硬盘坏。

【灵活切换】档案管理不是死规矩，要像整理老照片一样用心

处理分公司注销的招投标文件，就像给企业做临终关怀——既要依法依规，也要有人情味。比如有个老员工离职时，把2019年的招投标文件顺走了，我们没直接翻脸，而是找他聊：哥，这文件对公司很重要，您留着万一丢了，公司可能要吃亏，咱们都是一起奋斗过的，能不能帮公司‘保管’好？最后他主动把文件还回来了，还补了份《移交说明》。

人情味不代表和稀泥。遇到涉及法律风险的文件，必须铁面无私。比如我们有个项目的投标文件里，供应商的资质证明过期了，当时没发现，注销时被法务部揪出来——幸好我们及时联系供应商补了证明，不然总公司可能要被认定为合同无效。这让我想起档案室常挂的一句话：档案管理不是‘看文件’，是‘看风险’；不是‘整理过去’，是‘守护未来’。

【反思展望】让档案管理成为企业退出时的体面名片

这次分公司注销档案工作，让我深刻体会到：档案不是企业的包袱，而是商业遗产。它记录着企业曾经的努力、诚信和智慧，哪怕公司注销了，这些遗产也应该体面地留给历史。

未来，随着电子招投标的普及和《档案法》的修订，企业档案管理会越来越智能化。比如我们总公司正在试点AI档案管理系统，能自动识别招投标文件的关键信息（如金额、工期、双方责任），还能预警即将到期的质保条款。我相信，当档案管理从被动整理变成主动赋能，企业注销时就不会再踩坑，而是能带着商业遗产的荣光，体面地走向下一个开始。

毕竟，真正的企业，不是永不倒闭，而是走得明白。