【访谈场景】 <

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下午三点，阳光透过百叶窗洒在会议室的桌上，空气中飘着淡淡的咖啡香。我们围绕餐饮公司注销时员工名单提交是否需要复印件这一话题，邀请了三位嘉宾：劳动法律师李默、某连锁餐饮品牌HR负责人张悦，以及刚经历公司注销的前员工王磊。访谈以圆桌形式展开，话题从基础疑问逐步深入，最终揭开法律条文与实际操作间的距离。

【访谈对象】

- 李默：30岁，劳动法律师，专注企业合规与员工权益保护5年，语言严谨，善用法律术语但解释通俗。

- 张悦：35岁，餐饮公司HR主管，处理过3次门店注销，说话务实，带点行业黑话，常吐槽流程繁琐。

- 王磊：28岁，前餐饮服务员，公司注销时因材料问题社保断缴3个月，表达直接，情绪中带着后怕。

【访谈实录】

小林（访谈者）：各位好，最近餐饮行业关店潮引发不少讨论。有员工反映，公司注销时被要求提交员工名单复印件，但担心个人信息泄露；也有公司说只交原件，不提供复印件。今天我们就想聊聊：餐饮公司注销时，员工名单提交到底需不需要复印件？法律上有没有明确要求？

先请李律师从专业角度解答一下：员工名单和员工名册是一回事吗？公司注销时必须提交的是哪种？

李默：（推了推眼镜）这个问题得分两层看。员工名单和员工名册在法律上不完全等同，但常被混用。根据《劳动合同法》第七条，用人单位应当建立名册备查，这个名册指的是包含劳动者基本信息、用工形式、合同期限、工资标准等要素的花名册，不是简单的名字列表。而公司注销时，清算组需要向社保、税务等部门提交的，正是这份员工名册——用于确认社保欠费补缴、个税清算等。

小林：打断一下，您说的员工名册必须包含哪些信息？比如身份证号、入职日期这些，是硬性要求吗？

李默：对，《劳动合同法实施条例》第八条明确规定了员工名册的必备要素：劳动者姓名、身份证号、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、劳动合同期限、岗位、工时、工资、社会保险等。少了任何一项，都可能被认定为未依法建立名册，面临人社部门罚款（2000-2万元）。至于复印件，法律条文里没直接写必须提交复印件，但实践中，社保、市场监管等部门通常要求提交加盖公章的复印件，因为原件要留底存档，复印件用于部门间流转。

张悦：（插话）李律师说得对！我们去年关一家社区店，社保局直接说名册复印件盖公章，一式三份，给社保、税务、我们自己留档一份。当时我差点和经办人吵起来——明明原件在清算组手里，为什么非要复印件？后来才知道，税务部门要核对个税申报记录，社保部门要核对缴费基数，原件在他们那儿跑一圈，万一丢了谁负责？复印件就简单多了，丢了还能再印。

小林：张经理，您作为HR，处理注销时员工会主动要名单复印件吗？公司一般怎么回应？

张悦：（叹气）要啊，怎么可能不要？尤其是老员工，怕社保断缴、怕工龄算不清。但麻烦的是，有些员工离职三五年了，突然冒出来要在职期间的名册复印件，我们上哪儿找去？去年有个员工，2018年离职，2023年公司注销时来要，说新单位要证明我的工作经历，我们档案室翻箱倒柜才找到当年的纸质版，还得去公证处复印盖章，折腾了一周。

小林：这种情况下，公司有义务提供吗？哪怕员工已经离职很久？

李默：有义务。《劳动合同法》第五十条说，用人单位解除或终止劳动合应当出具解除或终止劳动合同的证明，并在15日内办理档案和社会保险转移手续。这个证明里就包含工作经历、岗位、工资等信息，本质上就是员工名册的浓缩版。如果员工能证明需要这些材料（比如新入职、办理贷款、申请补贴），公司必须提供，哪怕是离职多年的员工——前提是公司还保留着相关档案。

王磊：（突然提高声调）保留档案？我前公司注销时，HR说系统都删了，没得给！我当时就懵了——我2019年到2022年在那儿干，社保断缴过一次，想补缴需要公司盖章的工资流水和名册，结果人没了，档案也没了，社保局让我自己找证据，我上哪儿找？最后只能自认倒霉，多交了滞纳金。

小林：王先生，您当时有没有想过，公司注销时清算组有没有责任提供这些材料？

王磊：（苦笑）不知道啊，当时只想着公司没了，算了。后来听老乡说，他朋友的公司注销时，清算组专门留了个窗口，员工随时去拿材料。我才知道，原来不是所有公司都像我们那样甩手不管。

李默：王先生的情况很典型，涉及到公司注销时的清算责任。根据《公司法》第一百八十五条，清算组应当通知、公告债权人，同时处理与清算有关的公司未了结业务。这里的未了结业务就包括员工离职手续、社保补缴等。如果清算组未依法履行通知义务，导致员工无法获取材料，造成损失的，员工可以要求清算组成员（比如股东、董事）承担赔偿责任。

张悦：（无奈）李律师，您说的清算责任，我们懂，但实操中太难了！餐饮公司注销，大多是小散乱，老板可能欠着供应商钱、员工工资都没结清，哪有精力管几年前的员工名册？我们上次关店，清算组就老板一个人，天天被债主追着跑，我催他赶紧把员工名册整理了，他说爱要不要，反正公司都要没了，我能怎么办？

小林：那员工遇到这种情况，除了自认倒霉，还有没有别的办法？比如找劳动仲裁？

李默：可以。即使公司注销了，只要能确定清算组成员，员工仍可以申请劳动仲裁，要求其承担未依法提供离职材料的责任。不过难点在于证据——员工需要证明曾经向公司索要过材料以及因未提供材料遭受了损失。比如王先生的情况，如果能找到当时的工资条、工牌、同事证言，或者证明社保部门要求公司补缴但公司拒不配合，仲裁委可能会支持他的诉求。

王磊：（急切）那仲裁时效呢？我事情都过去半年了，还来得及吗？

李默：劳动仲裁时效一般是1年，从知道或应当知道权利被侵害之日起计算。但如果是公司注销导致的无法主张权利，时效可能从公司注销完成之日起算。不过具体案件要具体分析，建议王先生尽快去当地劳动仲裁委咨询，提交初步证据，先申请时效中止。

小林：回到最初的问题，如果公司注销时，员工主动要求员工名单复印件，公司必须给吗？有没有次数限制？比如员工要10份，公司能拒绝吗？

李默：必须给，但次数和用途要合理。比如员工是为了办理社保转移、新入职手续，1-2份复印件足够；如果员工说要10份，公司可以要求其说明用途，若用途不合理（比如可能用于非法买卖个人信息），公司可以拒绝。但合理的界限比较模糊，实践中一般以满足正常需求为标准。

张悦：补充一点，我们公司现在有个规矩：员工要名册复印件，必须签《个人信息使用承诺书》，写清楚用途，比如仅用于办理社保转移，不得用于其他用途，还要签字按手印。这样既能保护员工隐私，也能避免公司被滥用信息追责。毕竟员工名单里有身份证号、电话这些敏感信息，丢了或者泄露了，公司要担责的。

小林：说到隐私，员工担心提交复印件后个人信息被泄露，这种担心有必要吗？公司该怎么规避风险？

李默：有必要。根据《个人信息保护法》，用人单位处理员工个人信息，必须取得个人同意明确处理目的采取必要安全措施。如果公司把员工名单复印件随意丢弃、交给无关第三方，导致信息泄露，员工可以要求公司承担侵权责任。所以公司注销时，提交员工名单复印件给部门，最好用密封袋标注仅限XX部门办理XX业务使用，并保留提交记录，比如签收单、邮件截图等。

王磊：（点头）对，我们当时公司把员工名单扔在废纸堆里，保洁阿姨都能翻到。后来听说有个同事的信息被泄露了，天天接到骚扰电话，报警也没用。现在想想，后怕。

【访谈者评论】

访谈结束时，窗外的天色已暗。三位嘉宾的视角各不相同：李律师条分缕析，将法律条文拆解成人话；张悦带着HR的疲惫，道出基层执行中的无奈；王磊则用亲身经历，戳破了公司注销=一了百了的幻想。

这场对话让我意识到，员工名单复印件看似是个小问题，背后却是企业合规意识、员工维权意识与法律落地之间的复杂博弈。对餐饮公司而言，注销不是甩包袱，而是要清算好每一笔责任债；对员工来说，离职时多留个心眼，保存好合同、工资条，或许能在公司消失时多一份保障。法律的意义，从来不只是写在纸上的条款，而是让每个普通人都能在规则中找到安全感。

【访谈后总结】

1. 法律层面：餐饮公司注销时，必须向社保、税务等部门提交加盖公章的员工名册复印件，这是法定清算义务；员工有权向公司或清算组索要能证明劳动关系的材料复印件，公司不得拒绝。

2. 实操层面：公司应提前整理员工档案，离职员工可提前申请材料复印件；清算组需设立员工材料领取窗口，避免因人去楼空导致员工权益受损。

3. 风险提示：员工需注意留存劳动关系证据（合同、工资条等），公司需规范处理员工信息，避免泄露或滥用。

4. 维权路径：若公司拒不提供材料导致损失，员工可向劳动监察部门投诉、申请劳动仲裁，甚至要求清算组成员承担赔偿责任。

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