在企业发展的生命周期中，分立与注销是常见的组织形态调整——或是集团战略拆分子公司，或是业务剥离重组，或是因经营不善终止运营。无论哪种情况，员工档案的处理都是绕不开的关键小事：它不仅关系到员工社保衔接、职称评定、再就业等切身权益，更涉及企业是否面临劳动仲裁、行政处罚的法律风险。现实中，不少企业因档案处理不当，要么被员工追索档案丢失赔偿，要么因未依法移交被人社部门通报，甚至影响企业信用评级。那么，企业分立或注销时，员工档案究竟该如何规范处理？本文将从法律依据、操作流程到风险防控，为你拆解三步走实用方法，帮你理清思路、合规操作。<

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先搞懂：企业分立与注销，档案处理的底层逻辑不同

要正确处理员工档案，首先要明确分立和注销的本质区别——这直接决定了档案的归属去向和责任主体。

- 企业分立：指一个企业依法拆分成两个或两个以上企业（如母公司拆分子公司、业务板块独立成新公司）。原企业并未消失，只是主体发生分立，员工档案的承继关系是核心：根据《劳动合同法》第三十四条，用人单位发生分立，原劳动合同由承继其权利和义务的用人单位继续履行，员工档案也应随劳动关系一并转移至分立后的企业。简单说，就是谁接手劳动关系，谁保管档案。

- 企业注销：指企业因解散、破产等原因终止运营，法人资格注销。原企业不存在了，档案不能无主存放。根据《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号），企业破产后，员工档案可移交职工失业户口所在地的劳动保障部门（现为人社部门），或经协商委托职工档案托管机构（如人才市场、职介机构）保管；若员工再就业，则可直接转移至新用人单位。

无论是分立还是注销，核心原则都是档案随人走、责任不悬空——确保员工档案有人管、能追溯、不丢失，这是合规处理的前提。

第一步：分场景梳理，档案去向要明确

不同场景下，员工档案的处理路径差异较大，需分情况制定方案：

▍场景一：企业分立——档案随劳动关系转移

企业分立时，员工档案的处理需以劳动关系承继为前提，具体分两种情况：

- 情况1：员工全部或部分留任分立后的企业

分立后的企业应主动与员工协商变更劳动合同主体（或重新签订劳动合同），并在变更后30日内，通过机要通信或专人送达方式，将员工档案从原企业转移至新企业。转移时需附《档案材料交接清单》，注明员工基本信息、档案材料目录（如劳动合同、社保缴费记录、工资流水、奖惩材料等），由双方经办人签字确认，留存交接凭证。

注意：若分立后企业未及时接收档案，导致员工无法办理社保转移、职称评定等，员工可依据《劳动合同法》主张企业承担未提供档案材料的损失赔偿责任。

- 情况2：员工因分立被解除劳动合同

若分立后企业不愿留用员工，原企业或分立后的企业（需在分立协议中明确责任主体）应依法支付经济补偿，并在解除劳动合同15日内，将员工档案转递至其户籍所在地的人社部门档案托管机构，或员工委托的档案托管单位。转递时需提供《解除劳动合同证明》《档案转递通知单》等材料，确保档案去向可查。

▍场景二：企业注销——档案依法移交第三方

企业注销时，档案处理需先清算、再移交，具体步骤如下：

1. 成立清算组，明确档案处理责任

根据《公司法》，企业注销需成立清算组，清算组职责包括处理与清算有关的公司未了结业务。员工档案处理应纳入清算事项，由清算组指定专人负责，避免因企业注销导致档案无人接管。

2. 分类梳理档案，区分在职与离职

- 对在职员工：若员工在注销前已离职，档案应按离职时约定转递至托管机构；若员工仍在职，需优先与员工协商解除劳动合同（支付经济补偿），并在解除后15日内转递档案。

- 对离职员工：原企业需在注销前，通过公告（如报纸、官网）或书面通知（以员工最后提供的通讯地址为准）告知档案转递事宜，若员工未指定接收单位，应转递至其户籍所在地人社部门。

3. 选择合规接收方，办理移交手续

员工档案的接收方需具备档案管理资质，常见选择包括：

- 员工户籍所在地或现居住地的公共就业和人才服务机构（如人才服务中心、职介中心）；

- 经人社部门备案的人力资源服务机构（需核实其档案管理资质）；

- 若员工已再就业，可直接转移至新用人单位（需新单位出具《档案接收函》）。

移交时，清算组需与接收方签订《档案移交协议》，详细列明档案数量、材料清单、移交时间、保管责任等，并由双方加盖公章（清算组需加盖清算组印章），留存协议原件及交接凭证，作为企业注销的清税材料之一。

第二步：全流程规范，避免5个常见坑

无论是分立还是注销，员工档案处理都需严格遵循流程，以下常见坑务必避开：

坑1：档案材料不完整，埋下纠纷隐患

员工档案需包含《企业职工档案管理工作规定》明确的材料：履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历和评聘专业技术职务材料、政审材料、录用和任免调动材料、奖惩材料、工资待遇材料、出国（境）材料、其他可供组织参考的材料。若档案缺失关键材料（如劳动合同、离职证明），可能导致员工无法证明工作经历、影响社保补缴或退休手续办理，企业可能面临举证不能的劳动仲裁风险。

避坑指南：分立或注销前，由清算组/人力资源部门牵头，对员工档案进行全面清查，逐一核对材料清单，缺失的及时补充（如无法补充，需出具《档案材料说明》并由经办人签。

坑2：转递方式不合规，导致档案丢失或延误

档案转递需通过机要通信或专人送达，严禁员工个人自带。现实中，部分企业图方便将档案交给员工自行转递，若员工丢失或篡改档案，企业需承担未妥善保管档案的责任。

避坑指南：选择正规转递渠道（如通过EMS档案专递需注明机要件，或直接送达档案管理机构），并要求接收方出具《档案接收回执》，回执需加盖接收单位公章，作为企业已履行档案转递义务的证据。

坑3：未书面告知员工，侵犯员工知情权

无论是分立还是注销，企业都有义务将档案处理方案（如接收单位、转递时间、查询方式等）书面告知员工。若未告知，导致员工无法及时查档或办理手续，企业可能被认定为未履行法定义务。

避坑指南：通过《EMS邮政特快专递》（备注档案处理通知）向员工最后确认的通讯地址寄送《档案处理告知函》，保留邮寄凭证及签收记录；若员工失联，需在企业官网或当地报纸公告通知，公告期限不少于30日。

坑4：分立协议未明确责任，导致互相推诿

企业分立时，若分立协议未明确员工档案处理责任（如原企业还是分立后企业负责转递），可能因责任不清导致档案移交延误。

避坑指南：在分立协议中增设员工档案处理条款，明确档案材料清单转递责任主体接收单位移交时限等内容，并由分立各方共同签字确认，避免后续扯皮。

坑5：注销后档案无主存放，被列入经营异常名录

企业注销后，若员工档案未移交任何第三方，属于未依法处理未了结事务，市场监管部门或人社部门可将其列入经营异常名录，甚至影响原股东的个人信用。

避坑指南：在注销清算报告中，需包含员工档案处理情况说明（如移交协议、接收回执等），作为市场监管部门核准注销的必备材料；若档案数量较多或情况复杂，可提前咨询当地人社部门或法律顾问，制定专项处理方案。

第三步：风险防控，留存证据链很重要

员工档案处理的核心是合规，而合规的依据是证据。无论是分立还是注销，企业需留存完整的证据链，以应对可能的劳动争议或行政检查：

- 分立场景：留存分立协议（含档案处理条款）、劳动合同变更/解除协议、档案交接清单、接收回执、员工告知函签收记录等；

- 注销场景：留存清算组决议、档案清查清单、移交协议、接收回执、公告记录、注销核准文件等。

这些材料建议至少保存5年以上（若员工涉及仲裁或诉讼，需保存至仲裁/诉讼结束），有条件的企业可对档案材料进行扫描存档，确保电子备份与纸质档案一致。

档案处理无小事，合规操作稳准狠

企业分立注销，员工档案处理看似流程性工作，实则关乎员工权益与企业风险的双重底线。记住三步走核心：明确场景定去向、规范流程避坑点、留存证据防风险——既是对员工负责，也是对企业自身保驾护航。若涉及大规模档案处理或复杂情况，建议及时咨询当地人社部门或专业劳动法律师，确保每一步操作都经得起检验。毕竟，合规不是选择题，而是企业行稳致远的必答题。