上海公司注销时，员工考勤与费用报销单审批：别让最后一公里拖垮注销流程<

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在上海这座经济活跃的城市，每天都有公司因战略调整、经营转型等原因走向注销。但注销二字远不止工商登记注销这么简单——从税务清算到社保停保，从资产处置到员工安置，每一个环节都藏着细节陷阱。其中，员工考勤费用与报销单的审批，常被企业视为收尾小事，却可能因处理不当引发劳动仲裁、税务风险，甚至导致整个注销流程卡壳。本文将结合上海地方政策与实操经验，拆解公司注销时哪些员工考勤费用报销单需要重点审批，以及如何规范操作，为企业扫清最后一公里障碍。

一、为什么注销阶段的员工费用审批是隐形雷区？

上海公司注销需经历清算组备案→税务注销→工商注销三大核心步骤，而税务注销时，税务机关会重点核查企业应付职工薪酬等科目的真实性——若员工考勤费用、报销单未及时、合规审批，可能被认定为账目不清，甚至存在逃税嫌疑。根据《劳动合同法》规定，公司注销时需结清员工工资、经济补偿等费用，若报销单审批遗漏或延迟，员工可主张赔偿，拖慢注销进度的还可能增加企业法律成本。

例如，某上海科技公司因注销时未审批员工未结的差旅报销，导致员工申请劳动仲裁，最终不仅支付了报销款及赔偿金，还被税务部门要求补充申报相关费用，注销周期延长近2个月。可见，这一环节的规范处理，既是法律要求，也是注销提速器。

二、注销阶段需重点审批的5类员工考勤费用报销单

上海公司注销时，员工费用审批需覆盖在职期间未结清+注销前发生两大类，具体可细分为以下5种，每类需结合考勤记录、报销制度、法律规定交叉审核：

1. 在职员工未结清的考勤工资类单据

核心内容：包括加班工资、未休年假工资、病假/事假工资、绩效工资等。

审批要点：

- 考勤记录真实性：需核对员工打卡记录（如上海多数企业使用的上海市人力资源和社会保障局电子考勤系统）、加班审批单、请假单，确保加班时长、请假类型符合《上海市工资支付办法》规定（如加班工资按1.5倍、2倍、3倍计算，年假未休按300%支付）。

- 工资核算准确性：若员工在注销前仍在职，需按实际出勤日结算工资，避免提前停发或少发；若员工已离职但工资未结清，需在注销前完成审批支付（根据《劳动合同法》，劳动关系解除/终止时工资需一次性付清）。

- 留存凭证：考勤记录、工资条、银行转账记录需保存至少2年，以备税务核查。

2. 员工历史未报销的费用类单据

核心内容：包括差旅费（交通、住宿、补贴）、办公费、业务招待费、通讯费等日常报销单。

审批要点：

- 报销时效性：需确认企业内部报销制度中关于报销申请时限的规定（如费用发生后3个月内提交），若员工因客观原因未及时报销（如出差期间隔离），需提供说明并补批。

- 票据合规性：根据《上海市发票管理办法》，报销发票需为真实、合法、有效的增值税发票或财政票据，避免过期发票不合规发票（如无税号的普通发票）入账。

- 审批流程完整性：需核对报销单是否经部门负责人、财务负责人、总经理（或授权人）三级审批，缺少任一环节都可能被税务部门认定为费用不真实。

3. 离职员工未结清的报销与考勤费用

核心内容：员工已离职但存在未报销费用、未结算的加班/年假工资等。

审批要点：

- 离职交接清单：需查阅员工离职时的《费用交接清单》，确认是否有未提交的报销单；若离职时未提交，需联系员工补充提交，并注明离职后报销字样。

- 费用追溯期限：根据《民法典》，民事权利诉讼时效为3年，但企业内部报销建议在注销前处理完毕，避免员工后续追讨。

- 支付方式：需通过银行转账支付并备注离职员工报销款，要求员工签收《费用确认书》，明确双方无其他未结费用。

4. 特殊员工的考勤与报销单据

核心内容：包括停薪留职员工、劳务派遣员工、工伤员工等特殊群体的费用。

审批要点：

- 停薪留职员工：需核对《停薪留职协议》，明确工资发放标准、报销权限（如是否保留通讯费报销），若协议未约定，需按上海最低工资标准支付生活费（2023年上海月最低工资为2690元）。

- 劳务派遣员工：需与派遣单位确认费用结算范围，避免重复支付或遗漏（如派遣员工的加班费应由用工单位还是派遣单位支付，需按《劳务派遣暂行规定》执行）。

- 工伤员工：需核查工伤医疗费、一次性伤残就业补助金等是否已报销或支付，确保符合《工伤保险条例》及上海实施细则，避免因未足额支付引发争议。

5. 注销前发生的清算阶段费用单据

核心内容：公司进入清算程序后（如成立清算组），员工为清算工作产生的费用（如清算期间的差旅费、律师费、办公费）。

审批要点：

- 费用必要性：需确认费用是否与清算直接相关（如清算组为处理遗留事务产生的交通费），避免与清算无关的费用混入（如员工个人旅游费）。

- 审批权限：清算阶段费用需经清算组负责人审批（而非原公司管理层），并保留清算会议决议作为依据。

- 税务处理：此类费用可在清算所得中扣除，但需取得合规发票，并按规定进行企业所得税清算申报。

三、规范审批的3个关键步骤：避免踩坑

上海公司注销时，员工考勤费用报销单审批需遵循全面梳理→合规审核→闭环管理三步法，确保零遗漏、零风险：

1. 全面梳理：建立员工费用清单

注销前，HR与财务部门需联合梳理所有员工费用，包括：

- 在职员工未发工资、未休年假、未报销费用；

- 离职员工未结费用；

- 特殊员工协议约定费用；

- 清算阶段发生费用。

清单需注明员工姓名、费用类型、金额、审批状态、预计支付时间，确保一人一档、一项一核。

2. 合规审核：对照政策与制度交叉验证

- 政策依据：严格遵循《劳动合同法》《上海市工资支付办法》《企业所得税税前扣除凭证管理办法》等规定，避免土政策与法律冲突（如企业规定离职后不报销即属无效）。

- 制度衔接：若企业内部报销制度严于法律规定（如要求发票提交时限更短），按制度执行；若宽松于法律规定，需按政策补正。

3. 闭环管理：留存凭证+确认无争议

- 凭证留存：所有审批通过的考勤记录、报销单、支付凭证、签收单需整理成册，与注销材料一并归档（至少保存10年，根据会计档案管理规定）。

- 员工确认：对已支付费用，要求员工签署《费用结清确认书》，明确双方就劳动关系存续期间及注销前的所有费用已结清，无其他争议，避免后续秋后算账。

注销小事见真章，合规是最大效率

上海公司注销的复杂程度，往往体现在细节把控上。员工考勤费用报销单审批看似琐碎，实则是规避法律风险、顺利通过税务与工商注销的关键一环。企业唯有提前梳理、严格审核、闭环管理，才能将最后一公里走稳，让注销流程快准稳完成，为企业的谢幕画上合规句号。