【访谈场景】 <

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下午三点，徐家汇附近一家独立咖啡馆的角落。落地窗外是淅淅沥沥的小雨，窗内暖黄的灯光下，咖啡机偶尔发出低沉的轰鸣。访谈者小陈（某财税媒体记者）面前摊开笔记本，对面坐着三位嘉宾：李维（律师事务所合伙人，专注企业商事法律）、张磊（某软件公司创始人，刚完成公司注销）、王雅琴（资深房屋出租人，手握多套商业地产租赁合同）。

一、开场：从注销时的头疼事说起

小陈：各位老师好，今天想聊聊上海软件企业注销时，租赁合同里那个租赁合同终止备案证明的麻烦事。最近不少创业者反映，公司走到注销这一步，租赁合同的事像甩不掉的尾巴，尤其是这个备案证明，很多人一头雾水。张总，您刚注销完公司，能不能先说说，当时在这块踩了什么坑？

张磊（叹气，手指无意识地敲着桌面）：哎，别提了，我那公司去年底注销，软件行业嘛，前几年租的写字楼，疫情后业务萎缩，实在撑不住了。一开始光顾着跑税务、工商注销，结果到最后一步，房然甩过来一句话：张总，你们公司注销可以，但先把租赁合同的终止备案证明给我，不然押金别想拿。我当时就懵了——啥是终止备案证明？我们签合同的时候就没办过备案啊！

小陈（追问）：您当时签合同时没办租赁备案？上海不是要求商业租赁也要备案吗？

张磊：知道是知道，但当时中介说软件公司注册地址在这儿就行，备案不备案无所谓，我们就没当回事。结果注销时成了烦——房东说没备案证明，证明不了我们确实解约了，怕我们赖着不走；我们去房管局问，工作人员说你们没备案，现在要办终止备案，得先补办初始备案，补办又要房东配合，房东又嫌麻烦，来回扯皮一个多月，押金最后扣了一半，注销流程也卡了半个月。现在想想，真是早知如此，何必当初啊。

二、专家视角：备案证明到底是什么？为什么非要它？

小陈（转向李律师）：李律师，张总提到终止备案证明，这到底是个什么文件？为什么企业注销、房东退租，非得要这个东西？

李维（推了推眼镜，语速平稳）：这个问题得分两层说。第一，租赁合同终止备案证明是房屋租赁备案的注销凭证。根据《商品房屋租赁管理办法》，租赁合同签订后30日内，当事人应到房屋所在地房管部门办理备案。备案后，房管局会给一个租赁备案证明，相当于给合同上了官方登记。如果合同提前终止，双方需要去办理备案注销，房管局会出具这个终止备案证明，证明原来的租赁关系在法律上已经解除。

小陈：那为什么企业注销时，房东会盯着这个证明？没它会有什么风险？

李维：风险主要在房东这边。比如，企业注销后，如果没办终止备案，备案状态还是有效，万一原公司有债务纠纷，债权人可能会以租赁物仍属该公司为由主张权利，房东可能被卷进去。上海现在对出租房屋的税收管理很严，房东收租金要交房产税、个人所得税，如果没有终止备案证明，税务部门可能会认为租赁关系还在，让房东补税甚至罚款。房东要这个证明，本质上是自保。

张磊（插话）：难怪我房东那么较真！他还说，要是没这个证明，他以后租给下家都过不了户，怕被查出来有历史遗留问题。

李维：没错。对企业来说，虽然注销时主要跑税务、工商，但租赁合同的终止备案也是收尾工作之一。如果没办，万一原租赁合同里有违约责任条款，房东可能还会追责。

三、房东视角：我为什么卡着证明不给？

小陈（看向王雅琴）：王姐，您手上有好几套商业地产租给过不少企业，您作为房东，为什么一定要租客注销时给这个终止备案证明？有没有遇到过租客不配合的情况？

王雅琴（上海本地口音，语速较快）：侬晓得了伐，我租给过一家做AI的软件公司，前年年底说经营不下去要注销，一开始态度蛮好，说王姐，押金我不要了，手续侬帮我快点办，结果到了办终止备案，他说房东身份证复印件找不到了公司公章被工商收走了，让我等。我等了两个月，后来发现他把办公室里的服务器偷偷搬走了！我找他，他说公司都注销了，找谁去？最后我只能自己去房管局办备案注销，没他的材料根本办不了，只能拖。拖到后来，下家租客都看中我这房子了，因为备案没注销，租金少收了三个月！

小陈：所以您担心，没有终止备案证明，会出现租客跑路、房东背锅的情况？

王雅琴：对啊！侬想啊，备案证明就是我们两清了的凭证。没有这个，万一以后税务查过来，说我隐瞒租金收入，或者原公司有什么官司牵扯到房子，我不是跳进黄河也洗不清？我收押金，其实就是怕这种麻烦。有些租客觉得押金在你手里，你还能赖账？但他们不懂，对我们房东来说，备案证明比押金更重要——押金顶多几万块，备案出问题，可能是几十万的税，还影响信用。

张磊（苦笑）：王姐，我们租客也想配合啊，但有时候是真的不知道流程，或者公司注销时一堆事，就把这个忘了。

四、深度追问：备案证明到底怎么拿？没备案怎么办？

小陈（转向李律师）：李律师，现在问题很明确了：企业注销时，房东要终止备案证明，但很多企业当初没备案，或者备案材料找不到了，这种情况该怎么办？有没有补救方案？

李维（沉吟片刻）：补救方案是有的，但分情况。第一种，如果当初只是没备案，但合同原件、身份证明这些材料还在，双方可以一起去房管局补备案，然后再办终止备案。流程其实和正常备案一样，只是需要写个情况说明，解释为什么之前没备案。现在房管局对未备案会进行口头警告，一般不罚款，除非涉及虚假备案。

张磊（急切）：那如果材料找不到了呢？我们公司注销后，办公室都清空了，很多文件当时觉得没用就扔了！

李维：材料丢失的话，麻烦一点，但也能解决。比如租赁合同丢失，可以去房管局查档案，或者让房东提供复印件（房东需要配合签；如果房东不配合，可能需要通过诉讼，由法院调取证据。不过对企业来说，注销后主体资格没了，诉讼只能由原股东或清算组发起，耗时耗力。所以最好的办法是——提前准备！

小陈：提前准备？比如在签租赁合同时就注意什么？

李维：对。第一，签合同当天就提醒房东去备案，哪怕房东嫌麻烦，也要在补充协议里写因未备案导致的一切责任由房东承担；第二，自己保留一份备案证明原件，最好扫描存电子档；第三，如果公司有注销计划，提前3个月和房东沟通终止备案的事，把材料（房东身份证复印件、房产证复印件、解除协议）提前准备好，避免最后临时抱佛脚。

王雅琴（补充）：侬晓得了伐，我其实也怕麻烦。有些租客提前一个月跟我说王姐，我们下个月要注销了，终止备案的材料我准备好了，侬看哪天方便我们一起去房管局，我肯定乐意啊！省得后面扯皮。所以租客主动点，房东一般都会配合。

五、实战经验：从踩坑到避坑的教训

小陈：张总，听您刚才说，最后押金被扣了一半，能不能具体说说，是因为没备案证明，还是其他原因？有没有后悔的地方？

张磊（揉了揉太阳穴）：主要是两个原因。一是没备案证明，房东以此为借口扣了半个月押金，说补偿他找下家的空置期；二是我们解除合同的时候，没签书面的《解除协议》，只是口头说下个月就不租了，结果房东说没书面协议，证明不了你们提前解约，要赔一个月租金作为违约金。现在想想，每一步都踩坑啊！

小陈：那如果重来一次，您会怎么做？

张磊：第一，签合同就找正规中介，让他们帮忙办备案，哪怕多花点中介费；第二，解约时一定签《解除协议》，写清楚租赁关系于X年X月X日终止，双方无其他纠纷，让房东签字盖章；第三，公司注销前，先把租赁合同的事了结，包括终止备案、拿回押金，再去跑工商税务，别想着最后一步再处理，最后一步最容易出问题。

王雅琴：张总说得对。我遇到过租客，注销前一个月就把办公室打扫干净，钥匙交给我， termination agreement（解除协议）签了，终止备案也办好了，押金一分没扣，多清爽！做生意嘛，和气生财，互相配合最重要。

六、给不同主体的建议：如何优雅解决备案问题？

小陈：请三位给不同主体提点建议吧。对准备注销的软件企业，对像王姐这样的房东，对中介机构，分别有什么避坑指南？

李维：对企业来说，核心是主动和留痕。主动了解备案要求，主动和房东沟通终止备案，所有沟通最好有书面记录（微信、邮件都可）。如果房东不配合，可以发律师函，或者通过12345市民热线投诉房管部门不作为（虽然慢，但有用）。对房东来说，要明确和灵活：在租赁合同里写清楚备案义务和注销时的配合责任，但租客如果积极配合，也别故意刁难，毕竟早了早清净。对中介机构，要专业和负责：签约时提醒备案，解约时协助办理终止备案，别为了签单就忽悠客户备案不重要。

张磊：补充一点，软件企业注销前，最好找专业的财税或法律顾问做注销体检，把租赁合同、税务、工商这些尾巴都梳理一遍，别等注销卡住了才后悔。我们当时就是图省事，没找顾问，走了不少弯路。

王雅琴：对租客说一句：侬们做生意不容易，但我们房东也不容易。侬们主动点，我们配合点，大家都省心。侬要是藏着掖着，最后吃亏的还是侬自己！

【访谈后记】

咖啡馆的玻璃窗上，雨渐渐停了。三个小时的访谈里，从备案证明是什么到没备案怎么办，从房东的顾虑到企业的教训，这场对话像一面镜子，照出了企业注销时租赁合同处理的众生相。

李律师的法律逻辑、张磊的踩坑血泪、王雅琴的房东视角，其实都在说同一件事：商业合作中，规则意识和提前规划有多重要。对软件企业来说，注销不是终点，而是责任清算的起点；对房东来说，押金不是保险，而是配合履约的催化剂。

或许，没有完美的解决方案，但只要多一分主动、少一分侥幸，那些甩不掉的尾巴，终将成为创业路上一次痛但值得的成长。