公司注销后，员工档案到底该扔还是留？20年财税人踩过的坑都在这

张总，咱们公司下周去市监局办注销，以前的员工档案怎么办？直接当废纸卖掉？去年底，一个做贸易的老板在电话里问我，语气里透着反正公司都没了，档案留着干嘛的随意。我当时就警觉了：可别！我去年刚处理过一个案子，就因为注销时没处理好员工档案，原股东被前员工告上法庭，赔了8万多。电话那头瞬间安静了——很多老板都觉得，公司注销就是一了百了，却不知道员工档案这事儿，处理不好就是埋雷。<

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说实话，我在财税圈摸爬滚打20年，见过太多因为小细节翻车的企业。员工档案这东西，平时看着没用，真到公司注销、劳动纠纷、甚至员工退休时，就成了救命稻草或定时。今天我就以过来人的身份，跟大家聊聊市场监督管理局注销公司时，员工档案到底该怎么处理，顺便说说那些年我踩过的坑、见过的案例，希望能帮大家避坑。

先搞清楚：员工档案到底是个啥？为啥注销了还得管？

可能有人会说：不就是几张纸吗？员工都走了，档案留着有啥用？这话可大错特错。从法律上讲，员工档案可不是普通废品，它是员工劳动关系、工作经历、奖惩情况的原始记录，更是企业合规经营的证据链。

我之前给一家做餐饮的连锁企业做注销辅导，老板娘觉得服务员、厨师流动性那么大，档案早就不齐了，直接扔了吧。结果呢？有个前员工离职时没签劳动合同，后来听说公司注销，直接去劳动仲裁告未签劳动合同双倍工资。公司拿不出档案证明劳动关系存续时间和离职证明，最后乖乖赔了2万。老板娘肠子都悔青了：早知道花几百块钱把档案整理好，也不至于赔这么多。

所以啊，别小看这几份纸。根据《中华人民共和国档案法》第十七条，单位和个人对国家规定的应当立卷归档的材料，必须定期移交，集中管理，任何个人不得据为己有。而《企业职工档案管理工作规定》第十八条也明确，企业对职工档案的管理，要集中统一、安全保密、便于利用。说白了，员工档案不是你想扔就能扔的，它有法律保质期，尤其是在公司注销这个特殊节点，处理不好，原股东、法定代表人都可能被牵连。

注销公司时，员工档案有3条出路，选错可能吃大亏

那公司注销了，员工档案到底该咋办？根据我的经验，主要有3种处理方式，但具体选哪种，得看企业性质、档案数量、当地政策，甚至员工的去向。我一个个跟大家说，顺便穿插几个真实案例，你们感受下。

第一种：移交到当地档案馆或人才市场（适合国企、大型企业或档案完整的企业）

我之前在一家国企做财务时，公司改制注销，档案室堆了几百份员工档案，从上世纪80年代的到近几年都有。当时我们就是按照《国有企业职工档案管理办法》，把档案分门别类整理好，造了清册，然后移交给了市档案馆。档案馆接收后还给了我们一个接收证明，后来有个老员工退休，需要查档案，直接去档案馆调，特别方便。

但这里有个坑：不是所有企业档案馆都愿意接。我去年帮一家500人规模的制造企业办注销，档案整理得特别规范，结果跑了好几个档案馆，都说只接收国企或本地重点企业档案。后来还是托关系找到区人才市场，才同意接收，前提是企业缴纳档案保管费，且承诺后续员工查询时配合。所以想走这条路，最好提前半年咨询当地档案馆或人才市场，别等注销手续都办完了才着急。

第二种：委托第三方机构保管（适合中小企业、档案量不大的企业）

现在市面上有很多档案管理公司，专门帮企业保管员工档案，按年收费，一年几百到几千块钱不等。我有个客户做IT的，公司注销时只有20多份档案，他们觉得移交档案馆太麻烦，就找了一家档案机构托管，签了5年合同，每年交800块。后来有个前员工要出国，需要单位开具工作经历证明，直接联系档案机构，人家把档案调出来，盖章寄过去，省事儿得很。

但这里要注意：一定要选正规机构！我听说过一个案例，有家公司找了个黑中介托管档案，结果中介跑路了，员工档案全丢了。后来员工仲裁，公司因为档案丢失无法证明劳动关系，赔了5万。所以选第三方机构时，一定要查资质，签正规合同，最好能约定档案丢失的赔偿责任。

第三种：按规定销毁（仅限无保存价值的档案，且必须走流程）

可能有老板会说：我那公司就是个10人的小作坊，员工早就跑光了，档案也不全，能不能直接销毁？我的回答是：能，但必须满足3个条件，且流程不能少。

第一个条件：档案确实无保存价值。比如员工入职没超过1个月就离职，且没有签订劳动合同、没有缴纳社保，这种档案可能没啥用。但如果是离职证明工资记录这些，哪怕只有一张，都可能涉及劳动纠纷，不能随便销毁。

第二个条件：必须鉴定和审批。我之前帮一家餐饮企业注销时，他们有30多份问题档案，比如员工没签劳动合同、工资现金发放没凭证。我们当时找了3个人组成鉴定小组（包括HR、财务、法务），逐份鉴定哪些档案需要销毁，哪些要保留，然后写了《档案销毁报告》，老板签字盖章。

第三个条件：必须双人监销，记录在案。销毁档案时，至少要有两个人在场，一个是企业负责人，另一个可以是财务或HR。销毁后要写《销毁清册》，注明销毁时间、地点、监销人、档案名称、份数，并且——重点来了！——最好拍个销毁过程的照片或视频，保留至少5年。我见过有企业销毁档案时没监销人，后来员工说档案被企业故意销毁毁坏证据，最后企业败诉的。

3个真实案例：档案处理不当，注销后赔了夫人又折兵

光说理论可能有点虚，我给大家讲3个我经手的真实案例，你们就知道档案处理有多重要了。

案例1：没签劳动合同的坑，注销后股东赔了8万

2021年，我接了个咨询，一家做电商的公司注销了，结果有个前员工仲裁，说在职2年没签劳动合同，要求支付11个月双倍工资。公司老板觉得人都注销了，怕啥，结果仲裁委判公司赔8万。老板不服，起诉到法院，法院说公司注销后，股东应在接收公司财产的范围内承担清偿责任，最后原股东每人赔了2万。

为啥会这样？因为公司档案里没有劳动合同，公司又拿不出员工不签合同的证明，仲裁委只能采信员工的说法。其实这个坑完全可以避开：如果公司在职时能规范签订劳动合同，注销时把档案整理好，哪怕员工仲裁，也有证据证明已签合同。

案例2：社保记录缺失，员工退休少领了3万养老金

去年，一个老客户找到我，说他们公司注销时，员工的社保档案没移交，现在有个老员工要退休，社保局查不到视同缴费年限，少领了3万养老金。老员工找到公司原股东，要求赔偿，股东们吵翻了天，最后还是大家一起凑钱赔了。

这个案例里，问题就出在社保档案没处理好。员工的社保记录是档案的重要组成部分，尤其是对于视同缴费年限（比如国企、集体企业的老员工），如果档案里没有工资表招工表，社保局就无法认定缴费年限。所以注销前，一定要把社保档案单独整理，确保缴费记录个人账户完整，该移交的移交，该补正的补正。

案例3：档案托管费没交，机构锁死档案影响注销

2020年，我帮一家科技公司办注销，所有材料都准备好了，去市监局提交时，工作人员说你们公司还有20份档案在人才市场托管，托管费没交清，得先结清才能注销。原来，这家公司2018年注销时，档案托管到人才市场，约定托管5年，但2020年托管费没交，人才市场把档案冻结了，市监局说企业债务未清偿，不能注销。

最后公司赶紧去交了拖欠的托管费，才顺利注销。这个教训就是：如果档案托管了，一定要记得按时交费，别因为几百块钱耽误了整个注销流程。

20年经验注销前做好这5件事，档案处理不踩坑

说了这么多，其实员工档案处理没那么复杂，只要注销前做好这5件事，基本就能避开90%的坑：

1. 先摸底：档案有多少？哪些重要？

注销前，让HR把所有员工档案翻出来，列个清单：姓名、入职时间、离职时间、档案内容（劳动合同、离职证明、工资表、社保记录等）。然后筛选出重要档案——比如涉及劳动纠纷的、社保缴费年限长的、有奖惩记录的，这些必须重点保管。

2. 早咨询：当地档案馆/人才市场收不收？咋收费？

别等注销手续开始了才去问，提前3-6个月咨询当地档案馆、人社局、人才市场，问清楚接收条件所需材料收费标准。比如有些地方要求企业无债务纠纷，有些要求档案必须装订成册，提前准备能少跑很多腿。

3. 规范整理：别让档案缺胳膊少腿

档案整理时，一定要按一人一档的原则，用档案袋装好，贴上员工信息标签（姓名、工号、在职时间）。档案里的材料要按入职-在职-离职顺序排列，缺啥补啥——比如劳动合同丢了，让员工补个《劳动合同确认书》；工资表没签字，让财务补个《工资发放表》。

4. 别侥幸：该移交的移交，该销毁的走流程

千万别觉得反正公司注销了，档案随便处理。有保存价值的，乖乖移交或托管；没保存价值的，按流程销毁，别偷懒、别图省事。我见过有老板为了省几百块钱托管费，把档案扔地下室，结果发霉了，员工仲裁时档案看不清字，最后赔了更多。

5. 留证据：所有处理过程都要留痕

无论是移交档案、托管档案还是销毁档案，一定要保留书面证据——比如《档案接收证明》《托管合同》《销毁清册》，最好还有照片、视频。万一以后有纠纷，这些证据能证明你已经尽到了保管义务。

最后说句大实话：档案处理是良心活，更是法律活

做了20年财税，我见过太多老板重业务、轻合规，结果在注销时栽跟头。员工档案这事儿，平时看着不起眼，真到出问题时，就成了压死骆驼的最后一根稻草。其实处理档案并不难，花点时间、花点小钱，就能避免烦。

说到底，企业注销不是结束，而是责任的延续——对员工的责任，对法律的责任。别让没时间怕麻烦成为借口，毕竟，有些坑，掉进去就爬不出来了。

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