注销企业时，员工的烟草专卖许可证到底要不要注销？一个老财务总监的血泪经验<

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最近跟几个年轻财务喝茶，聊到企业注销的糟心事，有个小姑娘突然问我：张姐，我们公司要注销了，之前有个员工负责烟草采购，他的专卖许可证还在我们公司名下，这个证要不要我们帮忙注销啊？我当时差点把茶喷出来——这问题问得，简直像问人死了要不要先给他换双新袜子一样，看似简单，实则踩坑无数。

我干财务总监十五年，经手的企业注销少说也有二三十家，从最初的手忙脚乱到现在的庖丁解牛，全是在坑里摸爬滚打练出来的。今天就借着这个话题，跟大伙儿聊聊企业注销时，那些关于员工烟草专卖许可证的潜规则和血泪教训。

一、问题：注销企业时，员工烟草证到底是不是烫手山芋？

先说结论：员工的烟草专卖许可证，不仅需要处理，而且必须由企业在注销前主动牵头处理。很多老板和财务觉得公司注销了，员工证是员工自己的事，跟我们没关系，这种想法大错特错。

我见过最离谱的一个案例：某贸易公司注销时，财务觉得反正员工早就离职了，他的烟草证他自己去办不就行了，结果公司注销手续刚办完，烟草局就找上门——原来那个离职员工拿着原任职企业的证明，去烟草局申请延续许可证，被系统提示该企业已注销，直接举报到市场监管部门。最后公司法人被列入烟草行业失信名单，三年内不得从事任何与烟草相关的经营活动，连带着关联企业都受了影响。

为什么这么严重？因为烟草专卖许可证是企业+个人双绑定的。根据《烟草专卖许可证管理办法》，员工在办理烟草证时，需要提供与任职企业签订的劳动合同或任职证明，许可证信息里会关联企业名称。也就是说，只要许可证上还挂着原企业的名字，企业注销了，这个证就等于成了无源之水，不仅员工无法使用，企业还可能因为证照关联异常被追责。

二、挑战：注销时处理员工烟草证，到底难在哪？

既然必须处理，那为什么这么多企业会栽跟头？我总结下来，主要有三大拦路虎：

1. 法规模糊，各地执行五花八门

烟草专卖法及其实施条例里，只说了企业变更或终止时，需要办理许可证变更或注销手续，但没明确员工离职后，企业该不该主动帮员工注销许可证。这就导致各地烟草局的执行标准完全不一样：

- 有的地方要求企业必须提供所有员工的许可证注销证明，才能完成企业注销；

- 有的地方则说员工自己申请注销就行，企业不用管；

- 还有更坑的，要求企业出具员工许可证处理承诺书，承诺若因员工证照问题导致企业被处罚，由企业承担全部责任。

我刚入行那会儿，就吃过这个亏。在A市注销分公司时，烟草局说员工证不用管，你们正常注销就行；结果在B市注销子公司时，同样的流程，烟草局直接甩过来一份文件：先把这5个离职员工的证注销了，再来谈企业注销。我当时就懵了——同样的政策，怎么到这就变天了？

2. 员工失联，企业夹在中间两头难

最头疼的是离职员工失联的情况。我之前处理过一家公司注销，有个负责烟草采购的员工，离职时没办许可证注销，后来电话换了，微信拉黑，连户籍地都搬了。公司注销时，烟草局要求必须提供员工失联证明，否则企业不能注销。

我们财务部、HR部忙活了一个月：查社保记录、找工资流水、联系之前的同事，甚至报了警让民警帮忙找，最后才在老家派出所找到员工的父母。结果呢？人家父母说我儿子在外地打工，我们联系不上，你们爱咋咋地。最后还是我们公司拿着解除劳动合同证明工资结算记录员工失联声明（由HR和法务共同公证），再加上烟草局工作人员实地走访的记录，才勉强过关。整个过程，光公证费就花了小一万，还差点把注销周期从3个月拖到了半年。

3. 部门壁垒，信息不互通白跑腿

企业注销是个系统工程，要跑工商、税务、社保、银行……现在又多了一个烟草局。最要命的是，这些部门之间信息完全不互通。我们曾遇到过这样的案例：税务那边说你们企业注销手续齐全，可以办了；结果烟草局那边说不行，你们还有3个员工的证没注销，先去处理这个。

来回折腾了四五趟，最后才发现——原来那3个员工的许可证，早就因为未按规定年报被烟草局暂停使用了，但企业这边根本没收到通知。等我们费尽九牛二虎之力把证注销了，税务那边的注销时效都快过了。你说气不气？

三、解决方案：老财务的三步走注销法

踩了这么多坑，我终于总结出一套万无一失的处理流程，现在每家公司注销前，我都会带着团队按这个步骤来，从来没出过岔子。

第一步：提前3-6个月，梳理员工烟草证台账

这是最关键的一步，也是很多企业忽略的。我建议所有涉及烟草业务的企业，从员工入职第一天起，就建立《员工烟草专卖许可证管理台账》，至少包含以下信息：

- 员工姓名、身份证号、联系方式；

- 烟草许可证编号、发证日期、有效期；

- 许可证关联的企业名称（注意：有些员工可能在外地有兼职，许可证关联的是其他企业，也要记录）；

- 员工在职/离职状态，离职时间、离职原因；

- 许可证处理状态（正常使用/已注销/需注销）。

这个台账最好由HR和财务共同维护，每季度更新一次。我见过最规范的台账，连员工离职前是否办理许可证变更/注销的沟通记录都写得清清楚楚，连烟草局的工作人员都夸比我们自己的档案还全。

潜规则：如果员工离职时没办许可证注销，一定要让员工签署《烟草证处理确认书》，明确员工承诺在X日内自行办理许可证变更/注销，若因逾期未办导致企业被处罚，员工承担全部赔偿责任。这份东西一定要公证，别怕麻烦，关键时刻能帮你挡掉90%的锅。

第二步：分情况处理，别搞一刀切

员工烟草证的处理方式，要根据员工的在职状态来定，我一般分成三类：

第一类：在职员工

这种情况最简单。直接让员工向烟草局申请许可证变更，把关联企业从原公司变更为新任职企业（如果员工已经找到下家）。变更时需要提交的材料：原许可证、变更申请表、与新公司的劳动合同、原公司的解除劳动合同证明。

小技巧：提前帮员工联系好烟草局的专管员，问清楚变更需要哪些材料有没有‘绿色通道’。有些地方的烟草局对企业注销期间的员工变更会优先处理，能省不少时间。

第二类：离职员工且已找到新工作

这种情况跟在职员工类似，只是变更的主体是员工自己。企业需要做的就是：提供《解除劳动合同证明》，配合员工办理变更手续。

注意：有些员工可能会让企业出具在职证明，这时候一定要擦亮眼——证明里只能写该员工曾于X年X月至X年X月在我司任职，期间持有烟草专卖许可证（编号XXX），千万别写该员工现仍为我司员工，否则可能被认定为提供虚假材料，罚款是小事，影响企业注销就麻烦了。

第三类：离职员工且失联/未找到新工作

这种情况最棘手，但也是企业注销时最常见的。我的处理方法是：

1. 先发《限期办理烟草证注销通知书》（通过EMS寄送，地址用员工身份证上的地址，同时保留好快递底单和签收记录）；

2. 若员工在15日内未回复，再在当地报纸上刊登《公告》，要求员工在30日内办理许可证注销，逾期未办，企业将代为申请注销；

3. 公告期满后，拿着《快递底单》《报纸公告》《员工失联声明》（由法务出具），向烟草局申请代为注销。

潜规则：烟草局其实对企业代为注销审核很严，必须证明员工确实失联。我建议提前跟烟草局的专管员沟通，看看他们认定的失联证据有哪些。比如有些地方的烟草局接受员工近6个月无社保缴纳记录无工资发放记录作为失联证明，就不用费劲发公告了。

第三步：企业注销前，拿到无遗留证明

这是最后一步，也是保险栓。在提交企业注销申请前，一定要让烟草局出具《关于XX企业员工烟草专卖许可证处理情况的说明》，明确该企业所有关联的员工烟草专卖许可证均已办理变更/注销手续，无遗留问题。

别小看这份证明，我见过有公司注销时，烟草局口头说没问题，但没给书面证明，结果注销完成后，有个离职员工拿着原企业证明去办业务，被系统提示企业已注销，又回头告企业未尽到告知义务。最后企业只能重新跟烟草局沟通，花了半个月时间才把事情摆平。

小技巧：这份最好让烟草局盖公章，并且写清楚仅用于XX企业注销事宜，不作为其他用途。有些地方的烟草局可能会推脱我们不出这种证明，这时候就要搬出《烟草专卖许可证管理办法》第32条——企业终止时，烟草局应当收回许可证或者办理注销手续，让他们知道不出证明就是你们的工作没做到位。

四、经验教训：那些年我踩过的坑，现在讲给你们听

坑一：觉得员工证是员工自己的事，结果企业被连带处罚

我刚做财务总监那会儿，接手了一家小型贸易公司的注销。公司有个负责烟草采购的员工，离职时没办许可证注销，我当时觉得人都走了，证他自己管呗，就没在意。结果公司注销完成后，烟草局查到那个员工的许可证还在我们公司名下，以企业未履行许可证管理义务为由，罚款3万，还把公司列入了烟草行业重点监管名单。

后来我才知道，那个员工离职后，拿着我们公司的在职证明（他自己伪造的），去烟草局申请了许可证延续，结果系统提示企业已注销，才暴露了问题。从那以后，我公司的离职证明里，绝对不提烟草证三个字，所有需要证明员工任职情况的材料，都必须经过法务审核，连标点符号都不能错。

坑二：跟烟草局硬刚，结果注销周期拖了半年

还有一次，我们公司注销子公司，烟草局要求先把所有员工的证注销了，才能办企业注销。我觉得不合理——明明是员工自己的事，凭什么让我们企业兜底？就跟烟草局的专管员吵了起来，结果人家直接说那你们慢慢等吧，注销手续先放这儿。

这一放就是三个月。后来还是我们老板出面，请烟草局的领导吃了顿饭，才把事情解决。饭桌上领导才说：其实我们也不想这么麻烦，但上面考核‘许可证关联异常率’，你们公司注销了，员工证还没注销，我们这指标就不好看。你们要是能提供‘员工失联证明’‘已公告注销’的材料，我们内部通融一下，不就完事了？

从那以后，我学乖了——跟监管部门打交道，别讲道理，要讲规则；别硬刚，要会哭。遇到问题先低头，多请教，多沟通，有时候递根烟、说句软话，比写十份材料都管用。

最后说句大实话

企业注销就像送老祖宗上山，流程繁琐不说，还总有些意外之喜。但作为财务，我们的职责就是把这些意外变成意料之中。员工烟草专卖许可证这件事，说大不大，说小不小，处理好了，企业注销顺顺利利；处理不好，轻则罚款，重则影响企业信用。

我常说：做财务，别怕麻烦，怕麻烦就别干这行。那些让你头疼的流程、那些让你想骂人的规定，你把它吃透了，就成了你的‘护身符’。

好了，今天就聊到这儿。希望我的这些血泪经验，能帮大伙儿少走弯路。要是还有啥不懂的，评论区见，我知无不言言无不尽——毕竟，谁还没个年轻的时候呢？（笑）