【场景设定】 <

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某财税服务公司新人小王（入职3个月）正在整理公司注销项目资料，对着电脑屏幕抓耳挠腮。资深顾问李姐（从业13年）端着咖啡路过，被小王一把拉住。

对话开始

小王：（急切地）李姐李姐！救命！我们公司要注销了，劳动局那边说要审核员工资料，我翻出了一大堆合同、工资表，头都大了……他们到底要看啥啊？连楼下保洁阿姨的资料都要查吗？（一脸迷茫）

李姐：（笑着坐下）哈哈，别急别急，刚入行时我也这样，抱着个纸箱问‘这些破纸片真能让公司关门？’来，先喝口咖啡，咱们慢慢捋。

小王：（接过咖啡，眼睛发亮）谢谢李姐！我就怕漏了啥，劳动局不给批，那公司不就注销不了了？

李姐：嗯，这个问题很好……（思考状）其实劳动局审核员工资料，核心就一句话：确保公司没欠员工债，也没坑过员工。就像搬家前要跟室友结清水电费一样，不然房东不让走嘛。具体要查啥，我给你分几块说。

一、先搞清楚：哪些员工算数？

小王：哪些员工算？是不是只要现在还在公司的？我们有个销售上个月离职了，他的资料要不要准备？

李姐：（摆摆手）可不止在职的！劳动局眼里，只要和公司签过合同、存在过劳动关系，都算。我给你画个范围：

- 在职员工：这个肯定要查，现在还在岗的，资料最全；

- 离职员工：哪怕离职10年，只要劳动合同期内没结清工资、补偿金，都可能被翻旧账；

- 劳务派遣/外包人员：虽然不是公司直接签，但如果实际受公司管理，劳动局可能会抽查用工合规性；

- 实习生/退休返聘：这两个比较特殊，后面细说。

小王：（瞪大眼睛）啊？连10年前离职的都要查？那资料不得堆成山？

李姐：（笑）所以我说别慌啊！劳动局也不是考古队，一般查注销前2-3年的，但如果离职员工突然来仲裁，或者公司有欠薪记录，那可能往前追溯5年甚至更久。我之前有个客户，2018年有个员工离职时没给经济补偿，2022年公司注销，员工突然仲裁，劳动局直接暂停注销流程，最后公司补了5万块才搞定。

小王：（倒吸一口凉气）我的天！那……那保洁阿姨算不算？她没签劳动合同，就是每天打扫卫生，按月给现金。

李姐：（正色）这就问到关键了！就算没签合同，只要能证明劳动关系，劳动局就认。比如考勤记录、微信聊天记录（今天记得拖走廊这种）、同事证言，甚至银行流水（每月固定给你妈转500块，备注保洁费）。我刚开始做这行时，也以为没合同=没关系，结果有个客户，保洁阿姨摔伤了，没合同也得赔8万，注销时劳动局追着要赔偿凭证。所以啊，没合同不是免死金牌，反而是定时。

二、核心资料清单：劳动局到底要看啥？

小王：（掏出小本本）那具体要准备哪些资料？我列个清单，您帮我看看有没有漏的。

李姐：（点头）好，咱们按人来分，这样不容易乱：

（一）所有员工都要有的基础款

1. 劳动合同/用工协议

小王：劳动合同是不是只要现在签的就行？我们公司2015年那批老合同，纸都泛黄了，还要交吗？

李姐：（敲桌子）当然要！所有在职期间签订的劳动合同，哪怕员工早就离职了，合同原件（或扫描件）都得留着。我当年犯过个错，帮客户注销时，觉得离职员工的合同没用了，就当废纸卖了，结果劳动局查2019年有个员工的社保缴费基数和合同对不上，怀疑少报工资，硬是让客户补了3年的社保差额，还罚了款。后来我学乖了，现在所有客户的合同，我都扫描存云盘，纸质件用档案袋按年份装好，标注2019年度劳动合同-张三、李四……

小王：（赶紧记笔记）原来合同这么重要！那电子合同行不行？我们有些员工是线上签的。

李姐：电子合同也行，但要确保有可靠的第三方电子签章平台记录，不然劳动局可能不认。就像纸质合同得有骑缝章一样，电子合同得有防伪标识，不然人家怎么证明是你签的？

2. 社保/公积金缴纳记录

小王：社保记录是不是直接从系统拉个明细就行？要不要员工签字确认？

李姐：系统明细要，但最好让员工签字确认社保缴纳无误。我见过个客户，社保系统显示2021年6月给员工小王交了社保，但小王说我没收到，一查是公司漏报了增员，导致社保没扣成。注销时小王仲裁，劳动局让公司补缴+罚款，还差点卡了注销。所以啊，社保记录不能只信系统，得和员工对清楚，就像银行对账一样，多一步确认，少一堆麻烦。

公积金也是同理，有些地方劳动局会和公积金中心联动审核，比如社保交了，公积金为啥没交？得提前想好理由（比如员工自愿放弃，但要有书面证明）。

3. 工资支付凭证

小王：工资表是不是做个Excel就行？我们有些员工是现金发的，就写了张收条。

李姐：（摇头）Excel工资表太单薄了，劳动局会怀疑你做假账。工资表必须包含：员工姓名、身份证号、月份、应发工资（拆分成基本工资、绩效、补贴等）、实发工资、签字（员工本人+部门负责人+财务）。现金工资的收条也不行，得有银行流水（备注工资）或微信/转账记录（备注2023年10月工资-张三）。

小王：那如果员工现金工资没签字，现在联系不上了怎么办？

李姐：（叹气）这就麻烦了，得找证明人，比如同事证言我记得小王每月10号领3000块工资，或者车间考勤记录小王当月出勤26天。我之前有个客户，有个离职员工失联了，工资没签字，劳动局要求登报公告30天内员工不来认领，视为工资结清，等了1个月才搞定。所以啊，工资支付一定要留痕，最好都走银行，省得后患。

（二）离职员工的附加款

小王：那已经离职的员工，除了劳动合同，还要准备啥？

李姐：重点看离职是否合规，核心资料就两样：

- 离职证明：写清楚离职原因（协商一致劳动合同到期等）、离职时间、工作岗位，最好让员工签收；

- 经济补偿金支付凭证：如果是公司主动辞退或员工协商离职，得有补偿金支付记录（银行流水+员工签字的收据）。我见过个客户，辞退员工时说下个月给你补偿金，结果员工没拿到，注销时直接举报，劳动局罚了2倍补偿金，注销流程暂停了3个月。

小王：那如果员工是自动离职呢？也要给补偿金吗？

李姐：自动离职（旷工、未提前30天通知）不用给补偿金，但得有证据！比如考勤记录（显示连续旷工7天）、书面通知（你已旷工X天，请于X日内返岗，否则按自动离职处理），最好还有员工签收记录。不然员工回头说我没收到通知，是被公司辞退的，你又说不清。

（三）特殊用工的定制款

小王：我们公司有几个实习生，还有个退休返聘的老工程师，他们算不算员工？资料要单独准备吗？

李姐：（眼睛一亮）问到细节了！这两类确实特殊：

- 实习生：不算劳动关系，属于劳务关系，不用交社保，但要有实习协议（写明实习岗位、时间、补贴标准），最好还有学校出具的实习推荐信，不然劳动局会怀疑你用实习生规避社保。我之前有个客户，招了个实习生天天加班，结果被认定为事实劳动关系，补了6个月社保+加班费，注销时被查了个底朝天。

- 退休返聘：员工已经退休，领取养老金，和公司是劳务合同关系，不用交社保，但要有返聘协议（写明工作内容、报酬、医疗责任划分），最好让员工提供退休证复印件。我见过个客户，返聘员工工作时受伤，因为没有签协议，公司赔了10万，还被告未提供劳动保护。

三、这些坑，千万别踩！

小王：除了资料，还有啥要注意的吗？我听说劳动局审核很严，是不是吹毛求疵？

李姐：（摆摆手）不是吹毛求疵，是怕公司注销跑路，员工吃亏。我给你说几个我踩过的坑，你记好了：

1. 欠薪、欠社保，一票否决

只要还有员工没结清工资，或者社保、公积金欠着，劳动局100%不给注销。就像考试0分直接不及格，连补考机会都没有。我之前有个客户，注销前忘了给一个离职员工结清最后一个月工资，劳动局直接退回材料，让补齐工资再来。

2. 劳动仲裁未了结，注销黄了

如果有员工正在申请劳动仲裁，或者仲裁结果还没执行，注销流程必须暂停。我见过个狠客户，仲裁期间偷偷注销公司，结果员工申请强制执行，法院把公司法人列入失信名单，法人坐不了高铁、坐不了飞机，后悔得直跺脚。

3. 账外员工藏不住

有些公司为了少交社保，让员工挂靠其他单位，或者只签劳务协议不交社保。劳动局现在有大数据，一查社保缴纳单位、个税申报单位、劳动合同单位是否一致，不一致就涉嫌用工违法。我之前有个客户，10个员工三不一，注销时被罚了20万，还上了当地人社局黑名单。

四、整理技巧：让劳动局审核一眼通过

小王：这么多资料，怎么整理才能让劳动局觉得专业？

李姐：（神秘一笑）我总结了个三步法，亲测有效：

第一步：列员工清单

做个Excel表，列清楚员工姓名、入职时间、离职时间（在职填至今）、劳动合同编号、社保缴纳状态、工资是否结清，这样劳动局一眼就能看到有没有漏网之鱼。

第二步：分活页夹装订

- 夹子1：在职员工资料（劳动合同、工资表、社保记录）；

- 夹子2：离职员工资料（离职证明、补偿金凭证）；

- 夹子3：特殊用工资料（实习协议、返聘协议）；

- 夹子4：无争议证明（所有员工签字的工资结清确认书社保缴纳确认书）。

第三步：加目录页

每个夹子前面放个目录，写清楚第X页：XX员工劳动合同第Y页：2023年10月工资表，就像书的目录一样，审核人员不用翻半天就能找到要的资料。

小王：（恍然大悟）原来整理资料也有讲究！我还以为随便堆一起就行呢！

李姐：（笑）当然！这就像相亲要收拾干净一样，资料整整齐齐，说明公司做事靠谱，劳动局审核时也会多几分耐心。我之前有个客户，资料按这个方法整理，劳动局半天就审核通过了，审核人员还说你们公司很规范啊！

结尾：别怕，慢慢来，你一定可以！

小王：（长舒一口气）听您这么一说，我心里踏实多了！原来注销时劳动局查员工资料，核心就是把员工的‘账’算清楚，只要做到这一点，就没啥问题。

李姐：（拍拍小王的肩膀）没错！刚开始做这行，谁没踩过坑呢？我当年因为漏了一个离职员工的补偿金凭证，被客户骂得狗血淋头，躲在办公室哭了一场。但后来每次踩坑，我都记在本子上，慢慢就成了避坑指南。

小王：（眼睛亮亮的）那您觉得我适合做这行吗？有时候觉得自己太笨了，总怕出错。

李姐：（温柔地笑）傻孩子，哪有天生就会的？我见过很多新人，一开始连社保和公积金都分不清，但只要肯学、肯记、肯问，慢慢就上手了。做企业服务，就像医生看病，既要懂政策病理，也要有人文关怀——你多花10分钟帮客户理清资料，可能就帮他避免了10万的损失。

小王：（用力点头）嗯！我一定好好学，不辜负您的期望！

李姐：（笑着站起来）去吧，先把员工清单列出来，遇到问题随时来问我。记住，你不是一个人在战斗，咱们团队都在呢！慢慢来，你一定可以成为最棒的财税顾问！

【对话结束】

通过这场对话，小王不仅理清了公司注销时劳动局需要审核的员工资料清单，更感受到了老一辈从业者的耐心与智慧。企业服务看似繁琐，但只要用心、用情，把每个细节做到位，就能帮客户规避风险，也能让自己快速成长。