在上海，每年都有不少非上市股份有限公司因为战略调整、经营不善等原因走到注销这一步。注销流程里，资产清算、税务注销这些环节大家都会盯着，但有一个隐形雷区——员工档案处理，往往被老板们忽略。可一旦处理不好，轻则被劳动监察部门罚款，重则可能引发劳动仲裁，甚至影响公司法定代表人的个人征信。我做了20年财税，见过太多因为档案没处理好，注销完公司还被告上法庭的例子，今天就跟大家好好聊聊，上海非上市股份有限公司注销时，员工档案到底该怎么处理。<

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档案到底要存多久？很多人以为公司注销了档案就能扔，大错特错！

先说个我去年遇到的真事。有个做外贸的C公司，注销时财务觉得员工都遣散了，档案留着占地方，就把2015年到2020年的员工档案当废纸卖了。结果半年后，有个离职3年的员工小王拿着当年的劳动合同去劳动仲裁，说公司没给他缴那几年的社保，要求补缴。这时候公司早就注销了，法人代表李总接到仲裁通知都懵了：公司都没了，还找我？最后法院判李总个人承担赔偿责任，赔了小王十几万。你说冤不冤？

其实这里面有个关键点：员工档案的保存期限，跟公司注销没关系，跟法律规定有关。根据《中华人民共和国档案法》第二十七条，档案所属单位被撤销或者终止的，档案应当由其主管机关或者档案馆代管。而《企业职工档案管理工作规定》第十八条写得明白：企业职工档案保管期限，自职工离职之日起至少保存五年。上海这边执行得更严格，我接触过的劳动仲裁案例里，很多涉及离职超过5年的员工，只要档案里有原始劳动合同、工资记录，仲裁委还是会采信——毕竟口说无凭，档案为证。

所以啊，老板们记住一个死理：公司注销不是档案的终点站，最多只是中转站。档案的保存义务，不会因为公司注销就消失。

注销前必须做的三件事：梳理、核对、告知，一步都不能少

那上海非上市股份有限公司注销时，员工档案到底该怎么处理？根据我20年的经验，注销前必须把这三件事做扎实，不然后患无穷。

第一件事，全面梳理档案家底。别以为档案就是几份劳动合同，员工档案里可多了去了：劳动合同、入职登记表、工资发放记录、社保缴费凭证、离职证明、奖惩记录、培训记录……甚至员工的体检报告、请假条，只要跟劳动关系有关的，都得算进去。我见过有个公司注销时，漏掉了2018年几个员工的加班审批单，结果员工仲裁时主张加班费，公司拿不出原始记录，最后赔了8万。所以注销前，HR和财务得一起坐下来，把所有在职员工的档案列个清单，按离职时间排序，哪些已经过了保存期限，哪些还在期内，清清楚楚。

第二件事，核对档案完整性。光有清单不行，得逐份检查档案里的材料齐不齐。最容易出问题的就是劳动合同——很多小公司为了省事，员工入职时没签书面合同，或者签了但没给员工留存，原件自己又弄丢了。这种情况下，一旦员工主张未签劳动合同双倍工资，公司可就麻烦了。我之前帮一个科技公司做注销审计，发现2019年入职的5个员工，有3个没签劳动合同，赶紧补签了倒签合同，才避免了11万的赔偿。还有社保缴费记录，得跟工资表对上，有没有少缴、漏缴的，这些都会影响档案的法律效力。

第三件事，告知员工档案去向。这点特别重要，但90%的老板都会忽略。根据《上海市档案条例》，单位撤销或者终止的，应当告知员工档案的接收单位或者处理方式。怎么告知？最保险的是书面通知，通过EMS寄到员工最后留存的地址，保留好寄送凭证。如果联系不上员工，也得在公司公告栏、上海人社官网上发公告，告知档案移交情况。我见过个案例，公司注销时没通知员工，档案直接移交到人才中心，员工后来换工作需要档案，找不到，反过来告公司侵犯档案查阅权，最后公司赔偿了员工2万精神损失费。你说冤不冤？

档案送出去的三种方式：托管、移交、销毁，选对不踩坑

梳理、核对、告知都做完后，就该处理档案本身了。根据档案的类型和保存期限，有三种处理方式，大家听我慢慢说。

第一种，未到保存期限的档案，必须托管。哪些算未到保存期限？比如离职不满5年的员工档案，或者涉及正在仲裁、诉讼的员工档案（这个得等仲裁结束再说）。上海这边，托管一般有两个去向：一是公司注册地的区人才服务中心，比如浦东新区的公司，可以托管到浦东人才；二是上海市人才服务中心，这个适合档案数量多、或者有跨区需求的公司。托管要交多少钱？我查过最新的标准，人才中心每年每份档案收50-100元管理费，不算贵，但比扔仓库里安全多了。之前有个餐饮连锁公司，注销时把200多份未到期档案托管到徐汇人才，今年还有员工去查档案，说要是当时没托管，现在找都找不到了。

第二种，已到保存期限且无纠纷的档案，可以移交。移交对象一般是公司主管单位或者档案馆。如果公司是国企改制过来的，主管单位可能还有存档义务；如果是民营企业，没有主管单位的，可以移交到公司注册地的区档案馆。移交可不是把档案一扔了事，得办《档案移交清单》，双方签字盖章，档案馆会给个《接收证明》，这个可是重要凭证，得和注销资料一起存档。我之前帮一个制造业公司做注销，移交了150份到期档案到宝山档案馆，档案馆的工作人员还夸我们档案整理得规范，省了不少事。

第三种，彻底没用的档案，才能销毁。什么档案才算彻底没用？比如离职超过10年，且没有任何劳动纠纷、仲裁记录的档案。销毁可不是拿碎纸机一剪了之，得按《档案销毁制度》来：先由公司档案管理部门提出销毁申请，列出销毁清单，然后由法务、HR、财务联合审核，最后报公司负责人批准。销毁时得有两人以上在场，做《销毁记录》，签字确认。我见过个老板图省事，把到期档案直接当废品卖了，结果里面有个员工的工资表被别人捡到，员工拿着工资表去告公司拖欠工资，最后赔了3万。所以啊，销毁档案一定要留痕，别给自己埋雷。

最后提醒：注销时档案出问题，法人可能背锅

说了这么多，其实就想告诉大家一个道理：上海非上市股份有限公司注销时，员工档案处理不是选择题，而是必答题。档案处理不好，轻则被档案局罚款（根据《上海市档案条例》，未按规定移交档案的，最高可处10万元罚款），重则引发劳动仲裁，法定代表人还会被列入失信名单，影响坐高铁、飞机，甚至孩子上学。

我经常跟老板们说：注销公司就像搬家，东西得一件件理清楚，该扔的扔，该留的留，该送人的送人。员工档案就是‘家里的老物件’，看着没用，关键时刻能救你的命。别等注销完了，才发现档案成了定时，那就晚了。

加喜财税服务见解：财务凭证不完整与知识产权的连锁风险

财务凭证不完整会直接影响员工档案的完整性，比如工资发放记录缺失，可能导致档案中的劳动关系证明链断裂，增加劳动纠纷风险；而企业注销时若知识产权（如专利、商标）未妥善处理，可能被员工主张职务发明权益，间接影响档案中的权属证明。加喜财税（https://www.110414.com）在服务企业注销时，会同步梳理财务凭证与员工档案的关联性，确保知识产权权属清晰，从源头规避风险，让企业注销更安心。