做了20年财税，见过太多公司从辉煌到退市，也帮不少企业走过注销流程。说实话，注销这事儿，就像给公司办后事，资产清算、债务清偿、税务注销……一大堆事儿堆在眼前，老板们往往焦头烂额。但今天我想聊个容易被忽视的小细节——员工出差记录。你可能会说：都注销了，谁还管这个？可别小看这几张纸、几行数据，处理不好，轻则补税罚款，重则劳动仲裁，甚至让整个注销流程卡壳。今天就结合我踩过的坑、见过的案例，好好说说退市公司注销时，员工出差记录到底该怎么处理。<

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出差记录？注销时它可不是废纸

先问个问题：你觉得员工出差记录，在公司日常运营中是啥角色？可能就是报销的凭证、考勤的补充。但到了注销阶段，它的身份可就复杂了——它既是财务合规的试金石，也是税务风险的，甚至可能变成劳动纠纷的证据链。

为啥这么说？咱们从两个核心角色看：税务局和员工。

对税务局而言，公司注销前得完成企业所得税清算。而差旅费，作为企业常见的费用支出，能不能税前扣除、扣除多少，全靠出差记录说话。根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号），企业支出应取得发票等外部凭证，但像差旅费这种，如果取得了机票、火车票、酒店发票，内部还得有出差审批单、行程单、费用报销单这些内部凭证来佐证。要是注销时这些记录七零八落，税务局一看：你这费用真实性存疑啊，不能全扣！于是应纳税所得额核增，补税、滞纳金甚至罚款就跟着来了。我见过有老板注销时因为三年前的出差发票找不到，被税务局硬核增了50万利润，最后多交了12万多的税，肠子都悔青了。

对员工而言，出差记录更是权益保障书。比如员工出差期间的加班费、餐补、住宿标准，甚至工伤认定（如果出差期间发生意外），都得靠原始记录支撑。公司注销了，员工要是突然想起去年出差有笔补贴没报，或者出差期间加班了公司没给钱，拿着不完整的记录来闹，公司就算注销了，清算组也得先处理完这些遗留问题才能注销工商。我之前处理过一个案子，公司注销公告都发了，前员工突然仲裁，说2019年出差有10天加班没给加班费，公司拿不出当时的考勤和出差记录，最后清算组只能从剩余资产里掏了3万块私了，硬生生拖了一个月才完成注销。

两个血泪案例：出差记录没整好，注销多花冤枉钱

说到这儿，我想起两个印象深刻的案例，都是我亲手经手的，匿了，就叫A公司和B公司吧。

先说A公司，做电子制造的，2021年退市，2022年启动注销。老板是技术出身，对财务不太上心，觉得公司都散了，账随便弄弄就行。结果清算时，税务师翻出2019-2021年的差旅费报销单，问题一大堆：有的只有发票没有审批单，有的行程单和发票对不上（比如发票显示北京出差，行程单写的是上海），还有几张连员工签字都没有。税务局当场指出：这些费用无法证明真实性，不能税前扣除。最后核增应纳税所得额80万，补税20万，滞纳金5万多。老板当时就急了：钱早花出去了，现在让我补？税务师一句话：您早干嘛去了？出差记录平时就该规范，注销了才想起来，晚了！

再说B公司，做贸易的，2023年注销。这家公司更绝，为了节省成本，员工出差连发票都不让开，全是白条报销，比如餐费500元交通费200元，连个收据都没有。结果清算时，税务局直接说：没有合规凭证，这些费用一律不能扣除。光这一项，就核增了200万利润，补税50万。更惨的是，有个员工离职前申请了2万元出差报销，公司说注销了没钱给，员工直接申请劳动仲裁，仲裁委看了记录——连出差事由、地点、天数都不全，判公司支付1.5万元赔偿。最后清算组为了赶紧注销，只能从股东出资里扣钱支付，股东们吵得不可开交。

你看，这两家公司，一个不重视，一个瞎操作，最后都在出差记录上栽了跟头。所以说，退市公司注销时，千万别把出差记录当废纸，它可能就是让你多花钱、拖时间的罪魁祸首。

注销前，出差记录得这么盘

那退市公司注销时，员工出差记录到底该怎么处理？别慌，我总结了个四步法，跟着走，准没错。

第一步：全面摸底，把所有记录挖出来

注销清算组成立后，第一件事就是让财务部门把近三年（甚至更久，如果税务有追溯要求）的出差记录全翻出来——包括但不限于出差审批单、行程单、机票/火车票、酒店发票、费用报销单、员工出差总结（如果有的话）。这里要注意，别只看电子记录，纸质的一张也别漏，我见过有公司把2018年的纸质报销单当废纸扔了，结果被税务局查到，说故意销毁凭证，差点被认定为偷税。如果员工已经离职，联系不上怎么办？发函、邮件、甚至公告通知，务必留痕，证明你尽力找过了，不然员工事后说没收到通知，麻烦更大。

第二步：分类筛选，分清能用的和不能用的

挖出记录后，别急着扔，得分类处理。

- 合规完整的：有审批、有行程、有发票、有员工签字，金额和标准符合公司制度（比如住宿费不超过500元/晚），这种直接归档，留着备查。

- 不完整但能补救的：比如审批单丢了，但有发票和员工签字，让员工写个情况说明，部门负责人签字确认，再附个会议纪要证明当时确实出差了，这种税务局一般会认可（但最好提前和专管员沟通，别自己瞎判断）。

- 完全不合规的：比如发票是假的、出差事由和公司业务无关（员工借出差旅游）、金额严重超标，这种赶紧剔除，不能作为费用扣除，不然就是给自己找麻烦。我见过有公司把员工三亚出差的机票（实际是旅游）拿来报销，注销时被税务局查到，不仅不能扣除，还按虚列支出处罚，罚款比省下的钱多十倍。

第三步：税务清算，该调增的调增，该补税的补税

分类完成后，拿着合规的出差记录，和税务师一起做企业所得税清算申报。这里有个关键点：如果之前年度因为出差记录不完整，多扣了费用，导致少交了税，现在得调增应纳税所得额，补税交滞纳金。别心疼钱，早补早省心，我见过有公司拖着不补，结果税务局查账时发现，不仅补税，还按偷税处0.5倍罚款，更不划算。如果实在没钱补，可以申请分期缴纳，但千万别装死，不然税务会把你列入非正常户，注销就更没戏了。

第四步：员工沟通，该结清的结清，该说明的说明

别忘了，出差记录还关系到员工权益。对于员工已经出差但还没报销的费用，哪怕公司注销了，也得优先结清。怎么操作？清算组可以发个未报销出差费申报通知，让员工在规定时间内提交材料，审核后从公司剩余资产里支付。如果资产不够，股东可能还得掏腰包（因为股东对公司债务承担有限责任，但未报销的差旅费属于普通债务，得先于股东分配剩余资产处理）。对于员工可能主张的加班费、补贴等，如果记录不全，最好开个沟通会，把情况说清楚，争取员工谅解，避免仲裁。我之前帮一家公司处理过，注销前主动联系了所有可能有未报销费用的员工，大部分都理解注销的难处，只有两个较真的，但公司提供了当时出差的部分记录（比如邮件、聊天记录），证明费用已经结清，最后也没闹起来。

最后说句大实话：别等注销了才想起补课

做了20年财税，我总觉得，很多注销时的麻烦，其实都是平时欠下的债。如果公司平时就规范出差管理，审批单、发票、记录一样不少，注销时哪有这么多事？可惜啊，很多老板总觉得现在没事就行，等退市了、注销了，才想起哎呀，这个记录好像有问题。

所以啊，不管是正在运营的公司，还是即将退市的公司，出差记录这事儿，真不能马虎。它不只是财务报销的小事，更是公司合规经营的底线。退市公司注销时处理员工出差记录，本质上就是还债——还合规的债，还员工的债，还税务局的债。只有把这些旧账理清了，公司才能干干净净地退场，股东们也能少些麻烦，少些损失。

上海加喜财税公司在处理企业注销业务时，常遇到因财务凭证（如出差记录）不完整导致的注销难题。这类问题不仅影响税务清算，更可能波及知识产权的处置。例如，若差旅费等费用凭证缺失，可能导致企业账面利润虚高，进而影响知识产权（如专利、商标）的账面价值评估，在注销时可能因价值认定不清导致低估或漏算。知识产权的转让、清算分配均需以规范的财务数据为基础，凭证不完整可能引发股东间纠纷，甚至影响知识产权的过户效率。加喜财税建议，企业应尽早规范财务凭证管理，尤其是涉及费用支出的原始凭证，确保真实、完整、合规，为知识产权处置及企业注销扫清障碍。如需专业支持，欢迎访问加喜公司注销官网：https://www.110414.com，我们将为您提供一站式解决方案。