前几天有个老客户给我打电话，语气特别着急：李老师，我们公司要注销了，员工档案怎么处理啊？直接当废纸卖了行不行？我听完心里咯噔一下——这问题问得，简直是把雷当皮球踢。后来一了解，他们公司10年前的员工档案全堆在仓库里，发霉发潮，有些甚至被老鼠啃了。更麻烦的是，有个前年离职的员工，现在要办退休，档案里少了几份关键材料，找不到原公司，差点领不了养老金。你说，这要是公司注销了，这笔账算谁的？<

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说实话，我做了20年财税，见过太多企业注销时栽在员工档案上的坑。很多老板觉得公司都注销了，谁还管档案啊，大错特错！员工档案不是你想丢就能丢的，处理不好，轻则赔钱道歉，重则股东要承担连带责任，甚至影响个人征信。今天我就以过来人的身份，跟你好好聊聊注销公司时，员工档案到底该怎么处理，才能避开这些隐形。

员工档案到底有多金贵？别等出事了才后悔

可能有人会说：不就是一堆旧文件吗？至于这么紧张？我告诉你，真至于！员工档案在法律上可不是废纸，而是员工职业生涯的身份证，里面装着工资记录、社保缴纳、劳动合同、考核表、奖惩材料……这些东西，员工办退休、领失业金、找下家工作，甚至打官司，都可能用得上。

我之前帮过一个餐饮公司做注销，老板觉得服务员流动性大，档案不值钱，就让行政把离职员工的档案全扔了。结果有个干了5年的老员工，离职时没在意档案，现在要申请保障性住房，需要连续5年社保缴纳证明，偏偏档案里少了2018年的工资流水，社保局查不到记录，房子泡汤了。一气之下，这员工把公司告了，虽然公司已经注销，但股东因为未尽到档案保管义务，被法院判赔了3万块。你说冤不冤？

法律上早就把这事说清楚了。《中华人民共和国档案法》第二十四条写得明明白白：企业事业单位和组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案。 《劳动合同法》第五十条也要求：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。 换句话说，只要你的公司存在过，员工档案就得管好，就算注销了，这责任也得兜着。

注销公司时，员工档案最容易踩的3个坑

处理员工档案这事，看似简单，其实暗藏玄机。根据我的经验，90%的企业在注销时都会踩下面这几个坑，你看看自己有没有中招。

第一个坑：直接当垃圾扔了，或者一把火烧了。 我见过最离谱的一个案例，某工厂注销时，老板嫌档案占地方，直接让保到废品站卖了，结果被路过的前员工撞见，拍了视频发到网上，闹得沸沸扬扬。最后不仅被市场监管部门罚款，还上了本地新闻，声誉扫地。你以为扔了就没事？《劳动合同法》第八十五条规定，用人单位未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。要是档案里少了关键材料，员工损失多大，你就得赔多少。

第二个坑：交给三无中介随便处理。 有些老板图省事，在网上随便找个档案代办公司，说50块钱一套档案全收走。结果呢？有客户反馈，前员工的档案被这些中介转手卖给了别的公司，导致个人信息泄露，甚至被冒用身份办了信用卡。这种甩手掌柜的做法，等于把员工的隐私和自己的法律风险一起打包送人了。要知道，档案涉及个人隐私，随便交给没资质的第三方，本身就是违法的。

第三个坑：只管在职员工，不管离职的。 很多人觉得离职了就不是我们的人了，档案随便堆着。我之前遇到过一个科技公司，注销时只整理了在职员工的档案，结果5年前离职的一个技术骨干，档案还锁在柜子里。后来这个骨干跳槽到竞争对手公司，起诉原公司侵犯商业秘密，理由就是档案里记录了他参与的核心项目细节。你说冤不冤？离职员工的档案，法律上要求至少保存2年，涉及核心技术的，可能要保存更久。

注销公司时，员工档案的正确打开方式

踩坑不可怕，可怕的是不知道怎么爬出来。其实处理员工档案没那么复杂，记住这四步，就能把风险降到最低。

第一步：先把档案摸清楚，分类别、分年代。 我建议你找个专门的房间，把所有员工档案都搬出来，按在职离职未解除合同三大类分开。在职的档案，优先处理；离职的，按入职年份排序，近5年的放前面，更早的可以放后面；还没解除合同的员工，档案单独放，这些是重点对象，得先协商好解除合同，再处理档案。这一步虽然费时间，但能避免后续手忙脚乱。

第二步：在职和离职档案，该移交的移交，该保存的保存。 对于在职员工，如果公司注销后，档案要移交到当地的人才市场或就业服务中心。记得带齐公司营业执照复印件、档案移交清单，让接收方开个收据，这是凭证。离职员工的档案，如果员工自己来取，一定要让他签收；不来取的，用快递寄过去，保留好快递底单和签收记录。如果员工联系不上，怎么办？我建议在当地报纸上发个档案催领公告，保留好报纸原件，这样就算以后员工找来，你也证明了自己尽到了通知义务。

第三步：没解除合同的员工，先了断再交割。 注销公司前，所有没解除劳动合同的员工，必须先解除合同，支付经济补偿金，出具《解除劳动合同证明》。不然你注销了，员工找谁要补偿？我之前有个客户，注销时忘了3个试用期员工的合同，结果员工仲裁要求双倍工资赔偿，股东最后自掏腰包赔了5万多。记住，合同没解除，注销程序都走不下去，工商部门会要求你提供员工安置证明。

第四步：注销报告里，一定要写明档案处理情况。 去工商部门办理注销时，要提交《注销登记申请书》，里面有一项是员工安置情况，必须如实填写档案已移交至XX人才市场已通知员工领取档案等内容。我见过有老板觉得多一事不如少一事，随便填已妥善处理，结果被工商部门抽查，档案移交清单对不上，注销流程直接卡住，前功尽弃。

最后说句大实话：档案处理别想当然，多问多查总没错

处理员工档案这事，没有一招鲜吃遍天的办法。每个地区的要求可能不一样，比如上海要求档案保存至员工离职后10年，有些地方可能是5年；有的地方人才市场接收档案要调档函，有的不用。我建议你提前打个电话给当地人社局或档案局，问清楚具体要求，别自己瞎猜。

档案里的材料一定要齐全。工资表、社保记录、劳动合同，这些关键文件最好扫描备份，电子档和纸质档都保存好。万一纸质档丢了，电子档也能应急。我见过有公司注销时，纸质档案被水泡了，幸好有电子档，不然员工退休都办不了。

说实话，企业注销就像搬家，东西多、杂、乱，但员工档案绝对不能当破烂扔。它不仅关系到员工的切身利益，更关系到你能不能干净地退出市场。记住，处理好了，是功德一件；处理不好，就是给自己埋雷。

上海加喜财税公司对财务凭证不完整，企业注销对知识产权有何影响？服务见解

在处理企业注销时，我们经常遇到客户财务凭证不完整的情况，这直接影响到员工档案的完整性和法律效力。比如缺少工资发放记录、社保缴纳凭证，员工档案就无法证明劳动关系，企业注销后极易引发劳动争议。知识产权方面，若员工档案中未明确职务发明归属，可能导致核心专利、著作权等权属不清，注销后无法有效处置，造成资产流失。上海加喜财税（https://www.110414.com）建议企业提前规范档案管理，确保财务凭证与员工档案一一对应，同时通过专业法律文件明确知识产权归属，为企业注销扫清障碍，降低后续风险。