对话人物 <

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- 小林：企业服务部新人，入职3个月，对加盟店注销流程一知半解

- 李姐：财税资深专家，13年企业服务经验，擅长处理连锁加盟退出难题

对话场景

小林抱着厚厚一摞加盟店注销资料，在李姐办公室门口踱步，手里还捏着一张皱巴巴的离职证明复印件。终于鼓起勇气敲门——

小林：（推门探头，声音有点抖）李姐...您现在有空吗？我...我被一家加盟店的注销项目卡住了，想请教师傅...

李姐：（抬头，笑着招手）哎哟小林，快进来！手里拿的啥宝贝，皱得像刚从洗衣机里捞出来的？（接过资料翻看）哦，是城南那家奶茶店注销的材料？老板跑路了是吧？

小林：（坐下，长叹一口气）可不是嘛！老板上周突然说不干了，让我把员工手续都清掉。可我翻遍了档案，发现5个员工的离职证明都没归档！现在老板联系不上，员工群里天天有人@我问我的离职证明呢，我头都大了...李姐，离职证明这东西，加盟店注销了是不是就不用管了？反正店都没了，对吧？（说完有点心虚，搓了搓手）

李姐：（噗嗤一笑）你这想法，跟我刚入行时一模一样！那时候我管着十多家加盟店，有家店老板卷款跑路，我也觉得反正店没了，员工资料随便扔。结果呢？半年后有个员工拿着劳动合同去申请失业保险，我们拿不出离职证明，人家直接告到劳动局，公司赔了3万块，还被通报批评！（拍拍小林肩膀）小林啊，离职证明不是废纸，是护身符，店越注销，越得把它当宝贝供着！

问题一：加盟店注销了，离职证明到底要不要归档？

小林：（眼睛瞪圆）护身符？可...可店都注销了，员工还能找我们麻烦吗？

李姐：（倒了杯温水递过去）你想想，加盟店虽然注销了，但总公司还在啊！员工签的是劳动合同，法律主体是总公司，不是加盟店。这就好比你去商场买东西，收银员是商场雇的，就算这家店关门了，你找商场退换货，商场能说这店没了，找去？（小林恍然大悟地点头）离职证明就是员工和咱们分手的凭证，证明他在这儿的工作结束了，没有欠薪、没有劳动纠纷。万一他以后考公务员、进国企，需要开具无犯罪记录证明或者工作履历，咱们没归档，怎么开？

李姐：（翻出手机相册）你看，这是我之前犯的错。有家加盟店注销时，有个员工说我要去深圳腾讯入职，需要离职证明盖公章，我当时觉得都离职两年了，谁还记得你，结果人家直接在朋友圈骂我们黑心公司，腾讯HR一查，我们确实没存档，差点影响了腾讯对我们的合作评价！（小林吐了吐舌头）所以记住：加盟店注销，离职证明不仅归档，还得永久保存——不是夸张，是直到公司注销的那一天。

问题二：离职证明归档期限到底是2年还是5年？我查劳动法说工资记录存2年...

小林：（翻出笔记本）对对！我查了《劳动合同法》，第五十条说用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具离职证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续，但没说归档期限啊！我同事说工资记录要存2年，那离职证明是不是也存2年？

李姐：（扶额）你这孩子，劳动法里没写的，就不存在了？（笑着摇头）离职证明和工资记录性质不一样。工资记录是流水账，证明你发没发工资；离职证明是身份凭证，证明员工的劳动关系状态。这就好比你的身份证，有效期10年，但你得一直留着，不能到期就扔了吧？

李姐：（打开电脑，调出文件）你看，咱们公司《员工档案管理办法》第十二条写得清清楚楚：离职证明、劳动合同、解除协议等核心劳动关系文件，永久保存。为啥？因为离职证明的保质期比工资记录长得多。员工离职后10年、20年，都可能因为买房、贷款、移民需要它。我见过最夸张的案例，有个员工退休后要办社保转移，翻出30年前的离职证明来盖章，咱们公司居然从档案室找出来了！（小林张着嘴，半天合不拢）所以别听别人瞎说，离职证明归档期限：永久，除非公司注销，档案要移交档案馆。

问题三：员工离职时没拿离职证明，现在注销了，员工突然要，怎么办？

小林：（急得抓头发）哎呀！我们店就有这种情况！有个员工去年离职，说离职证明先放你们这儿，我回头来拿，结果一直没来。现在注销了，他突然在微信上@我：我的离职证明呢？我新工作要！我上哪儿给他找去？总不能现在补吧？

李姐：（拍拍桌子）这情况太常见了！我当年也遇到过，员工离职时说不用开证明，我出国了，结果两年后回国，拿着劳动合同来要证明，我当时手忙脚乱，翻遍了档案才找到底联。（叹口气）小林啊，离职证明一定要当场给，当场签收，就像快递签收一样，员工拿到手了，得在《离职证明签收单》上签字，咱们存根联和员工联一起归档。

李姐：（拿出一份模板）你看，咱们现在用的《离职证明签收单》，上面有证明编号、员工姓名、身份证号、离职日期、签收人签字、日期，员工拿走一份，咱们存一份。如果当时没给，现在员工突然要，别慌，先查档案室——说不定底联还在。如果真没了，就按补流程来：让员工写一份《离职证明补办申请》，写清楚原离职日期、岗位、证明用途，然后咱们公司出具《离职证明（补办）》，注明补办日期：XXXX年XX月XX日，原证明遗失，再盖上公章。记住，补办的证明要注明补办字样，免得以后有人说我们造假。（小林赶紧拿出手机拍照）

问题四：不同地区加盟店，离职证明归档要求会不会不一样？比如有的地方严，有的地方松？

小林：（挠头）我们公司加盟店全国都有，有的在北上广，有的在小县城。会不会一线城市要求严，小地方就随便？

李姐：（眼睛一亮）你这个问题问到点子上了！确实有地域差异，但不是严松之分，而是细节要求不同。比如北京、上海这些地方，劳动监察特别较真，离职证明必须写离职原因，而且不能写开除辞退这种负面词，得写劳动合同到期终止双方协商一致解除；但像三四线城市，有时候只要盖公章、写日期就行。（小林赶紧记笔记）

李姐：（压低声音）跟你说个潜规则：连锁品牌总部对加盟店的档案要求，比当地劳动法规还高。比如咱们公司规定，所有加盟店的离职证明，必须扫描上传到集团HR系统，纸质版还要寄回总部存档。为啥？因为加盟店老板跑路的概率太高了，万一他带着档案跑了，总公司就得背锅。所以不管在哪儿，归档标准按总部的来，准没错。

李姐：（举例）比如去年有个加盟店在成都注销，老板说离职证明都烧了，结果员工去成都劳动监察投诉，监察大队直接联系咱们总部，总部从系统里调出了扫描件，老板赔了钱还被罚款。（小林吐了吐舌头）所以啊，别图省事，该扫描的扫描，该寄回的寄回，总部看不见的地方，最容易出问题。

问题五：归档时离职证明怎么放才规范？随便找个文件夹塞进去就行？

小林：（不好意思地笑）我之前就是这么干的...把离职证明按员工姓氏首字母排，塞进文件袋，写上城南奶茶店员工离职证明。结果昨天李经理要查张三的证明，我翻了半小时才找到...

李姐：（哭笑不得）你这归档方式，跟我刚入行时一样，像堆垃圾！后来我师傅教我：归档不是‘塞进去’，是‘建图书馆’。（拿出一个档案盒）你看，咱们现在用的五归档法：

第一，按店+年份分类。比如城南奶茶店2023年离职证明城西咖啡店2022年离职证明，每个店一个档案盒，盒子上贴标签，写清楚加盟店名称、存档年限、负责人。

第二，按离职时间排序。每个档案盒里，按月份分开，1月放前面，12月放后面，像日历一样整齐。

第三，给每份证明编号。比如城南奶茶店2023-001，前面是店名年份，后面是序号，查的时候直接搜编号，比翻名字快10倍。

第四，做电子索引表。用Excel做个表格，列编号、员工姓名、离职日期、证明存放位置，纸质版和电子版各存一份，万一纸质丢了，电子版还能救急。

第五，贴防潮防虫标签。南方潮湿，档案盒上贴防潮贴，放点干燥剂；北方干燥，放点樟脑丸，别让老鼠啃了！（小林边听边点头，疯狂记笔记）

李姐：（笑着说）别看这些步骤麻烦，但以后查档案时，你就能体会到庖丁解牛的快感。我上次帮老板查5年前的离职证明，用了3分钟，老板当场夸我靠谱，奖金多拿了500块！（小林眼睛一亮）

问题六：如果员工离职证明丢了，或者当时没写清楚离职原因，现在注销了，需要补吗？补的话流程麻烦吗？

小林：（愁眉苦脸）我们店就有个员工，离职证明上只写了离职日期，没写离职原因，现在他说我要去考公务员，需要写‘协商一致解除’，不然政审过不了，这...这能补吗？

李姐：（沉吟片刻）这种情况确实麻烦，但能补。离职证明要素不全，就像蛋糕没放糖，虽然能吃，但味道不对。（拿出一份补办流程图）你看，咱们公司的离职证明补办流程：

第一步，核实员工身份。让员工提供身份证、劳动合同复印件，或者以前的工资流水，证明他确实在这儿工作过。

第二步，查原始记录。去档案室找当时的《解除劳动合同协议》《工资表》，看上面写的离职原因是什么。如果是协商一致，就按这个补；如果是员工主动离职，就如实写，别瞎改。

第三步，员工书面申请。让员工写《离职证明补办说明》，写清楚原证明遗失/要素不全，申请补办，承诺用于XX用途，如有虚假愿意承担法律责任，签字按手印。

第四步，公司内部审批。找HR经理、法务部签字，确保补办内容真实，别惹麻烦。

第五步，出具补办证明。用公司红头纸打印，注明补办日期：XXXX年XX月XX日，原证明遗失/要素不全，盖上公章和骑缝章，然后扫描存档，纸质版寄给员工。

李姐：（严肃地说）小林啊，补离职证明最怕造假。我见过有的公司为了帮员工政审好看，把开除改成协商一致，结果员工被新单位辞退，新单位一查，发现离职证明造假，把咱们公司告了，赔了20万！（小林直冒冷汗）所以记住：补办可以，但必须实事求是，一步都不能省。

结尾：给新人的鼓励

小林：（长舒一口气）李姐，今天我算是彻底明白了！离职证明不是小事，归档不是随便放，而是保护公司、保护员工的大事。

李姐：（笑着拍拍小林肩膀）你能这么想，我就放心了。我刚入行时，也觉得加盟店注销就是关店、扔东西，后来吃了亏才明白：企业服务没有小事，只有细节。每个离职证明背后，都是一个活生生的人，他可能要靠这份证明养家糊口、实现梦想。咱们把档案管好了，就是帮别人，也是帮自己。

李姐：（站起来，递给小林一杯咖啡）小林，新人都会犯错，我当年比你还懵。但只要多问、多学、多总结，慢慢就能成为行家里手。遇到拿不准的事，随时来找我，我这儿的大门永远为你敞开。记住啊，做企业服务，不仅要懂法规，更要懂人心——你对别人用心，别人也会对你真心。

小林：（眼眶有点热，举起咖啡杯）谢谢李姐！我一定好好学，再也不敢把离职证明当废纸了！

李姐：（碰了碰杯）好样的！干杯！咱们一起，把每个加盟店的尾巴都收拾得干干净净，让公司走得稳，也让员工走得安心！