说实话，这事儿在咱们财税圈里太常见了——公司注销时，一堆档案堆在眼前，老板急着清算，税务部门催着交表，劳动局那边还要问一句：员工培训记录呢？这时候要是手忙脚乱找不着，轻则被要求补材料、跑冤枉路，重则可能被认定为未依法保存职工档案，惹来行政风险。我做了十年财税，经手过二十多家公司的注销，见过因为培训记录没存好，差点让整个注销流程卡壳的，也见过人家稳稳当当交出档案、顺利结案的。今天就结合这些经历，跟大家聊聊：公司注销时，员工培训记录到底该怎么存，才能既合规又省心。<

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先搞明白：培训记录为啥这么金贵？

可能有人会说：公司都要注销了，员工都遣散了，培训记录还留着干啥？这话可就错了。在劳动监察部门眼里，员工培训记录可不是可有可无的废纸，它是企业用工管理的活档案，直接关系到企业的合规性。

从法律层面看，《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定，用人单位应当建立职工名册备查；《企业职工培训规定》明确要求，企业应当对职工培训进行记录，并建立档案。虽然《档案法》对人事档案的保存期限有规定（比如员工离职后保存10年），但公司注销时，这些档案怎么处理，其实是个灰色地带——劳动局核查时，重点不是让你永久保存，而是看你是否依法合规地保存过，以及能否在注销时提供完整的存档证明。

说白了，劳动局怕的就是企业甩锅。万一注销后，前员工拿着没参加过培训的投诉找上门，总得有个地方能查到当年确实培训过的证据。培训记录就像企业的免责凭证，注销时交不出来，轻则被责令整改，重则可能影响企业法人的征信。

存培训记录，别踩这3个坑

我见过太多企业因为培训记录保存不当栽跟头，总结下来，无非是踩了这3个坑：

第一个坑：临时抱佛脚，注销前才想起补记录

去年有个客户，做服装批发的，因为行业不景气要注销。清算组找我对接时，我随口问了一句：员工培训记录有吗？HR大姐一拍脑袋：哎呀，培训是每年都搞的，但记录都在旧电脑里，电脑前年就坏了，没备份啊！后来没办法，只能让各部门负责人回忆，手写补了份年度培训总结，结果劳动局一看，签到表是空白的，课件没日期，考核记录只有个分数，连谁参加的都对不上，直接打回来重弄。最后花了半个月，联系了十几个前员工，让他们补签培训确认书，才勉强过关。

第二个坑：纸质电子各一套，最后谁也找不着

有些企业喜欢双轨制——纸质记录手写一份，电子版存U盘。但时间一长，问题就来了。我之前帮一家餐饮公司注销时，HR拿来了三个U盘，一个存的是2019年的Excel表，一个存的是2020年的PDF，还有一个是2021年的照片（签到表拍的照片），纸质记录却在仓库里堆着，受潮发霉，字迹都模糊了。劳动局核查时，要求纸质与电子记录一致，结果电子表里有个员工名字写错了，纸质记录上又没签字，硬是又拖了一周。

第三个坑：只存‘结果’，不存‘过程’

还有的企业图省事，培训记录就写个XX年X月X日，完成安全培训，合格，连签到表、课件提纲、考核试卷都没有。我见过最离谱的一个案例：某建筑公司注销时，提供的培训记录是一张A4纸，打印了2022年度员工培训名单，下面盖了个公章，连培训内容都没写。劳动局直接开出了《责令整改通知书》，理由是培训记录要素不全，无法证明培训真实性。

存培训记录，记住这5个关键动作

踩坑不可怕，可怕的是不知道怎么填坑。结合我的经验，公司注销时，培训记录要安全落地，得做好这5步：

第一步：先给培训记录分分类

员工的培训记录不是一锅粥乱存的，得按培训类型和时间分好类。常见的培训类型有3种：

- 岗前培训：比如新员工入职时的公司制度、安全操作培训；

- 岗位技能培训：比如销售技巧、设备操作等提升业务能力的培训；

- 法定培训：比如安全生产法、职业病防治法等必须开展的合规培训。

分类后，用档案袋或文件夹标注清楚，比如2021年岗前培训记录2022年安全生产法定培训，这样查找时一目了然。我一般建议客户用年份+类型+部门的命名方式，比如2023-岗前培训-销售部，比单纯写培训资料靠谱多了。

第二步：纸质和电子版双保险

纸质记录和电子版各有优势，最好双轨保存。

- 纸质记录：至少保留签到表（员工亲笔签名）、培训课件（打印版或盖章的复印件）、考核试卷（或考核结果表）。这些材料要装订成册，每册标注起止时间、培训主题、参训人数，最后由HR负责人签字、公司盖章。

- 电子版：用企业邮箱或加密云盘存储，比如钉钉的企业盘、企业微信的微盘。电子版要和纸质版一一对应，比如2023年岗前培训-销售部的文件夹里，放签到表扫描件PPT课件考核成绩表Excel。这里有个细节：电子文件名最好加上日期+版本号，比如20230115_岗前培训_签到表_V1.0，避免后期修改后搞混。

我之前帮一家科技公司注销时，他们用的是纸质档案+电子台账的方式：纸质档案按年份装订成3本，电子版存在公司共享服务器里，还刻录了3张光盘备份，劳动局核查时，10分钟就调齐了所有材料，审核员都夸规范。

第三步：关键信息一个都不能少

培训记录不是写日记，得有法律效力。不管纸质还是电子版，这5个要素必须齐全：

1. 培训时间：具体到年月日，最好精确到上下午；

2. 培训地点：比如公司三楼会议室线上腾讯会议；

3. 参训人员：名单要完整，最好附上员工身份证号（避免重名）；

4. 培训内容：不能只写安全培训，要具体到消防器材使用培训触电急救演练；

5. 考核结果：是考试还是实操，合格分数多少，谁没通过（没通过的有没有补训记录）。

有个小技巧：可以在培训时让员工签培训确认书，上面写明本人已参加XX培训，内容为XX，知晓考核结果为XX，员工签字后，这份确认书就是铁证。我之前处理过一个案例，员工离职后投诉公司没给过培训，结果我们提供了有他签名的培训确认书，劳动局直接驳回了投诉。

第四步：专人负责交接清楚

公司注销时，人事档案容易无人认领。最好提前指定一个档案负责人，一般是HR主管或行政经理，让TA把培训记录和其他人事档案一起整理，列出《档案交接清单》，写明档案名称、数量、保存介质、交接人、交接日期，然后移交给清算组或指定的档案接收方（比如当地档案馆，如果企业有这个约定的话）。

去年有个客户，公司注销时HR离职了，培训记录没人交接，最后是财务部的会计临时接手，因为不熟悉，把2020年和2021年的记录混在一起了，劳动局核查时找了半天。所以啊，这事儿一定要专人盯，不能临时抓瞎。

第五步：注销前自己先过一遍

在向劳动局提交注销材料前，最好自己先模拟核查。比如把培训记录拿出来，逐项问自己：

- 这份记录能证明培训确实发生过吗？（有签到、有课件）

- 这份记录能证明培训是合规的吗？（内容符合法定要求，考核有标准）

- 这份记录能快速找到吗？（分类清晰，标签明确）

我一般会建议客户在注销前1个月，把培训 records 整理好，然后让我这个第三方帮忙看一遍——毕竟财税人见得多，一眼就能看出哪里有漏洞。比如有一次我发现某客户的法定培训记录里没有培训讲师的签字，赶紧让他们补上了，不然劳动局肯定要挑刺。

两个真实案例：存好了是护身符，存砸了是麻烦精

案例一：制造业公司，因为没备份赔了5万

这家公司是做机械加工的，2022年要注销。HR觉得培训记录就是走形式，纸质记录随便塞在抽屉里，电子版存在个人电脑里。结果注销前，HR离职，电脑被格式化，培训记录全没了。

更糟的是，有个老员工王师傅在离职后申请工伤认定，说公司没做过安全培训，所以不知道操作规范。劳动局核查时，公司提供不出培训记录，直接认定为企业未履行安全培训义务，不仅赔了王师傅5万块钱，还被罚款2万，注销流程硬是拖了两个月。

教训：培训记录一定要备份备份再备份，电子版存到公司公共盘，纸质件多复印几份，别把鸡蛋放在一个篮子里。

案例二：互联网公司，用电子化归档10天搞定注销

这家公司做APP开发的，2023年被收购后注销。他们用的是全生命周期管理模式：员工入职时，培训记录就通过HR系统自动生成（包括签到、课件、考核），每年年底导出PDF存档，同时刻录光盘备份。

注销时，HR直接从系统里导出近3年的培训记录，打包发给劳动局，审核员看了10分钟就说没问题。收购方还夸他们管理规范，连档案交接都这么利索。

经验：现在很多企业用HR系统或OA系统管理培训记录，不仅能自动生成档案，还能一键导出，省时省力，还不会出错。

前瞻性思考：未来，培训记录保存会更智能

随着数字化的发展，我觉得未来的培训记录保存会往两个方向走：

一是区块链存证。现在有些企业已经开始用区块链技术给培训记录上链，比如员工签到时用人脸识别，培训内容实时上链，生成不可篡改的数字档案。这样就算公司注销了，这些记录也能通过区块链查询，彻底解决丢失和造假的问题。

二是AI合规审查。以后可能会有AI工具，自动扫描培训记录，提醒你缺少考核结果签名不全等问题，甚至能预测这份记录在注销时会不会被劳动局挑刺。咱们财税人也要跟上趋势，多了解这些新技术，不然以后可能真的要被AI取代了。

不过话说回来，不管技术怎么变，合规和留痕的核心不会变。培训记录不是存起来就完事，而是要存得规范、存得放心、存得经得起查。毕竟，咱们做财税的，不就是帮企业避坑的吗？

最后说句大实话

公司注销时，一堆事等着处理，培训记录确实容易让人头疼。但你要知道，这些记录是你和员工之间的约定，也是企业合规的底线。花点时间把它存好，既能避免劳动局的找麻烦，也能给企业留个好名声——万一以后东山再起呢？

记住这句话：培训记录不是负担，是企业的护身符；存档案不是任务，是管理的基本功。这话，我踩了十年坑才总结出来，希望能帮到你。