说实话，我做了20年财税，见过太多老板在公司注销时盯着税务清算、债务清偿，却把员工档案当成边角料随手一扔。去年有个客户，科技公司注销时，HR把员工奖惩记录和废纸一起打包卖了，结果有个被开除的前员工拿着记大过的记录找上门，说公司当时处理不公，虽然公司已经注销，但股东还是被牵连，赔了十几万。今天咱们就聊聊，企业注销流程里，怎么给员工奖惩记录上把锁——这事儿真不是小事，处理不好，后患无穷。<

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先搞懂：企业注销流程中，员工奖惩记录会露面吗？

很多老板以为，公司注销了，资料一销毁就完事儿了，其实不然。企业注销流程走下来，税务、工商、社保一堆环节，每个环节都可能和员工资料打交道。比如税务注销时，税务局要查工资薪金支出，可能需要工资表、考勤记录，但奖惩记录通常不是必交材料——除非你有劳动纠纷还没解决。社保清算时，需要核对社保缴纳基数，涉及员工工资，但奖惩记录一般不用单独提交。工商注销虽然不直接要这些资料，但万一有前员工去劳动仲裁局查档案，或者公司之前被投诉过，这些记录就可能被动曝光。

这里得提个政策，《企业职工档案管理工作规定》明确说了，企业对职工档案的保管期限，是职工离职后至少2年。要是公司注销时没处理好，这些档案就可能被当成无主物乱扔，或者被后续接手方（比如清算组）不当处理。我见过有公司注销后，员工奖惩记录被保洁阿姨当废纸卖了，最后流落到黑市，想想都后怕。

两个真实案例：奖惩记录处理不当，后果有多严重？

先说个反面案例。去年有个客户，做贸易的，老板急着注销公司去搞新项目，让我赶紧把税务搞定。我问他员工档案怎么处理，他说随便找个纸箱装起来，扔仓库吧。结果过了半年，有个前员工（之前因为挪用公款被开除）拿着公司当时给他的警告信，去劳动仲裁局说公司当时诬陷他，要求赔偿。更麻烦的是，公司注销时档案没封存，仲裁局调取档案时发现，记录里只有警告信，没有调查笔录、证人证言这些佐证材料，最后公司输了官司，原股东还得赔钱。老板后来找我哭诉：早知道花几千块把档案处理好，不至于赔20万啊！

再说说正面案例。有个制造业客户，注销前我特意提醒他们处理员工档案。他们HR很专业，把所有员工奖惩记录单独整理出来，敏感信息（比如具体处分原因、金额）用黑笔涂掉，只保留奖惩类型日期结果这些必要信息，然后装订成册，盖上公司公章，注明仅用于内部存档，最后移交给了当地人才市场。后来有个前员工想翻旧账去查档案，人才市场一看这处理方式，直接拒绝了——因为记录里没有能侵犯隐私的具体内容，而且移交流程合规，根本没给翻旧账的机会。老板后来特意给我送了面锦旗，说你这提醒，省了至少50万的麻烦。

企业注销流程中，保密员工奖惩记录的三步走

其实保密不难，就三步，关键是别嫌麻烦。

第一步，注销前先筛一遍。把所有员工奖惩记录拿出来，分分类：比如已离职员工和在职员工，已解决纠纷和未解决纠纷。对于在职员工，奖惩记录可能还在用，不用急着处理；但已离职员工的，尤其是离职超过2年的，根据《档案法》，其实可以申请销毁了——不过我建议再留1年，万一有劳动仲裁时效问题（劳动仲裁时效一般是1年，但有些特殊情况可能延长）。

第二步，注销中藏好关键信息。如果税务、社保部门需要提交员工资料，千万别把完整的奖惩记录放进去。比如工资表里，如果有奖金罚款项目，可以只写金额，不写具体原因（比如绩效奖金扣款就行，别写因迟到扣款或因业绩突出发奖金）。要是必须提交原始记录，就用个人信息脱敏处理——把员工身份证号、具体处分事由这些敏感信息盖住，只保留奖惩类型日期这些非敏感内容。我见过有公司直接把奖惩记录扫描成PDF，用马赛克打掉关键信息再提交，这方法就挺好。

第三步，注销后找个好归宿。公司注销后，员工档案不能没人管。根据《企业职工档案管理工作规定》，可以移交到当地劳动行政部门（比如人社局），或者经其认可的人才市场、职业介绍机构。移交的时候一定要签协议，明确档案仅用于劳动争议仲裁、社保查询等法定用途，并且承诺不对外泄露个人信息。要是档案里有机密信息（比如涉及公司商业秘密的奖惩记录），最好提前和接收方沟通，看能不能单独封存，标注保密档案。

政策红线：这些规定，踩了就麻烦

这里得划重点，千万别踩《个人信息保护法》的红线。第13条说，处理个人信息要有特定目的和必要性，公司注销后，奖惩记录已经没有人力资源管理的必要了，再留着就是过度处理，必须删除或匿名化。要是你把记录扔了，结果被别人捡去泄露了，原公司法定代表人、股东可能还要承担侵权责任——就算公司注销了，只要没完成清算，股东还是要承担责任的。

还有《档案法》第17条，档案销毁必须鉴定、审查，而且要登记造册，由两人以上监销。你随便找个垃圾桶扔了，或者当废纸卖了，这叫擅自销毁档案，轻则被档案局罚款，重可能涉及刑事责任。我估计很多老板不知道，这事儿比偷税漏税还容易被忽略，但风险一点不小。

给老板的实在话：别省档案处理的小钱

说实话，我见过太多老板为了省几千块档案保管费，最后赔了几十万。其实处理员工奖惩记录，真花不了多少钱：找个专业档案公司帮忙整理、脱敏、移交，撑死也就几千块；要是自己弄，买几个带锁的档案柜，花点时间整理，也就几百块。但要是处理不好，被前员工起诉，或者档案泄露导致公司名誉受损，那损失可就大了。

而且我总觉得，做生意就是做人。公司注销了，但老板的路还长呢。要是把员工奖惩记录随便扔了，传出去这家老板不地道，以后谁还敢跟你合作？所以啊，别小看这点小事，它不仅关乎法律风险，更关乎你自己的口碑。

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