上海公司注销简易流程中，员工奖惩档案到底要不要？老财税人20年经验说透

王总，我们公司想走简易注销，听说材料能少交不少，那员工的奖惩档案用不用交啊？上周五，一个做贸易的老客户给我打电话，语气里透着着急。他公司刚决定不做了，想着尽快注销干净，免得后续麻烦。这问题其实挺典型的——很多老板觉得公司注销就是走个流程，把税务、工商搞定就行，结果往往在一些不起眼的材料上栽跟头。今天我就以20年财税从业者的身份，跟你好好聊聊上海公司注销简易流程里，员工奖惩档案到底要不要准备，这里面门道可不少。<

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先搞懂：上海公司简易注销到底简在哪？

聊员工奖惩档案之前，得先明白啥是简易注销。上海作为经济前沿，企业数量多，注销需求大，所以早在2017年就开始推行简易注销了。跟普通注销比，它最大的特点是快——公示期从45天压缩到20天，材料也少了不少，核心就两个条件：一是企业得未开业或者开业后未发生债权债务，二是全体投资人得签署《全体投资人承诺书》，承诺不存在未结清债权债务、已清缴税费、不存在未结清的民事诉讼或仲裁案件等等。

你看，核心就一个干净——没欠钱、没欠税、没官司。那员工奖惩档案，跟干净沾不沾边呢？这就得从员工档案的性质说起了。

员工奖惩档案：你以为的废纸，可能是定时

很多老板觉得，员工奖惩档案就是公司内部考勤、奖惩记录，跟公司注销有啥关系？大错特错。从法律上讲，员工档案属于用人单位保管的劳动者个人信息，根据《企业职工档案管理工作规定》，企业注销时，档案必须妥善处理——要么移交给劳动者本人，要么移交给劳动者户籍所在地或现居住地的劳动保障部门，要么移交到人才市场。但关键是，在简易注销流程中，它是不是必须提交的材料？

我的经验是：一般情况下，简易注销不需要主动提交员工奖惩档案，但如果档案里涉及未了结的债权债务，那就会成为拦路虎。 这里得区分两种情况：

第一种情况：公司没有劳动纠纷，员工奖惩档案里只有正常的考勤、表扬、小额罚款（比如迟到扣50块）这类记录。这种档案，简易注销时市场监管部门基本不会查，你只需要在《全体投资人承诺书》里承诺无未结清劳动报酬、经济补偿金就行。我之前帮一个做设计的小公司注销，老板连员工奖惩档案的电子版都找不着，最后照样简易注销通过了——因为员工早就结清工资，没任何纠纷。

第二种情况：档案里有大问题。比如公司曾经开除过员工，员工申请了劳动仲裁，裁决公司要支付赔偿金，但公司一直没给；或者员工有重大违纪（比如挪用公款），公司还没追究，档案里相关证据没处理完。这种情况下，员工奖惩档案就不再是内部资料了，它直接关系到未结清债权债务——员工赔偿金是债务，违纪未处理可能涉及后续法律风险。这时候你走简易注销，公示期很容易被员工举报，市场监管局一旦核实，立马驳回注销申请，老老实实走普通注销去吧。

两个真实案例：档案小事如何变成注销大事？

光说理论你可能没感觉，我给你讲两个我经手的真实案例，你就明白这事儿有多坑。

案例一：张老板的未付赔偿金

张老板在上海开了一家物流公司，2022年底决定注销。他觉得自己公司没欠银行钱，也没欠供应商货款，员工工资也结清了，肯定符合简易注销。结果公示期第3天，一个被他2021年开除的员工小王举报，说公司当时仲裁输了，要赔他3万块钱经济补偿金，一直没给。市场监管局立刻要求张老板提供劳动仲裁裁决书和支付凭证。张老板这才想起来，当时觉得公司都要注销了，拖着吧，结果档案里那份裁决书被他塞在角落，早找不到了。最后没办法，只能先补上3万块钱，再走普通注销流程，多花了2个月时间，光律师费就花了小一万。我跟张老板说：你这3块钱，要是早付了，哪有这些破事？

案例二：李总的清白档案帮了大忙

另一个案例是做电商的李总，2023年注销公司。她公司有个员工去年因为盗刷客户优惠券被开除，当时员工闹得很凶，说要告公司侵犯名誉权。李总这边有完整的奖惩档案：监控录像、聊天记录、公司制度文件，还有员工签字的违纪确认书。注销前，她特意把这些材料整理好，虽然简易注销没要求交，但她还是主动跟市场监管局说明情况。结果公示期果然有员工来碰瓷，说公司非法解除劳动合同。市场监管局调取档案后，证据确凿，直接驳回了举报，李总的公司20天就顺利注销了。所以说，档案有时候也是护身符。

政策条文怎么说？《劳动合同法》和《档案规定》早有说法

可能有老板会说：你说的都是经验，有没有政策依据？当然有。根据《劳动合同法》第五十条，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。也就是说，注销公司前，员工的档案必须处理好——要么给员工，要么移交，不能一销了之。

再结合《上海市市场主体登记若干规定》里关于简易注销的要求，核心就是无未结清债权债务。员工奖惩档案如果涉及未支付的工资、赔偿金，或者未处理的违纪纠纷，本质上就是未结清债权债务，这时候你就不能光靠《承诺书》蒙混过关，必须提供相关处理证明。我猜测，市场监管部门现在虽然不会主动查每个公司的员工档案，但一旦被举报，肯定会顺着档案查到底——毕竟现在劳动维权可是重点。

老财税人的建议：这3类档案，注销前务必理清楚

说了这么多，到底怎么判断自己的员工奖惩档案要不要处理？根据20年经验，我给你总结3类高危档案，注销前必须重点检查：

1. 涉及经济往来的档案：比如员工罚款（注意：罚款金额不能超过月工资20%，且不能低于最低工资）、赔偿金（比如损坏公司财物）、未结清的工资或提成。这些直接关系到钱，没处理妥当，简易注销100%过不了。

2. 涉及劳动纠纷的档案：劳动仲裁裁决书、法院判决书、调解协议书，哪怕你觉得公司占理，只要没履行完，都不能走简易注销。我见过有老板觉得仲裁结果不公平，拖着不赔，结果公司注销不了，成了失信企业，连高铁票都买不了，后悔都来不及。

3. 关键证据缺失的档案：比如开除员工时，没有员工签字的违纪确认书，或者公司制度没有公示证明。这种档案虽然没直接产生债务，但可能被员工反咬一口，说你非法解除劳动合同，到时候注销流程就得暂停。

如果这3类档案你都处理干净了，员工奖惩档案在简易注销中基本就是路人甲——不用主动提交，但最好自己留个底，以防万一。

最后说句大实话：注销图快可以，但图省事不行

很多老板找我办注销，就说老王，帮我快点，越简单越好。我理解大家着急，但简易注销不是随便注销，更不是不负责注销。员工奖惩档案看着小，实则关系到公司注销的生死时速。我见过太多因为懒得翻档案觉得小事一桩，最后拖了几个月，甚至被列入经营异常名录的老板。

所以啊，注销前花一周时间，把员工档案翻一遍，该付的钱付了，该移交的档案移交了，该补的证据补了。别让一份旧档案，毁了整个注销计划。

加喜财税服务见解：财务凭证不完整、知识产权未处理，注销路上的隐形

在企业注销过程中，除了员工档案，财务凭证不完整和知识产权处理不当也是两大隐形。财务凭证是税务注销的核心依据，如果缺失关键发票、银行流水或合同，税务部门可能认定账目不清，要求补缴税款甚至罚款，导致注销周期大幅延长。而知识产权方面，商标、专利等无形资产若未在注销前转让或注销，可能被认定为企业资产流失，甚至引发股东纠纷。加喜财税（https://www.110414.com）深耕企业注销服务10余年，擅长通过档案梳理+风险排查+方案设计三步走，帮助企业提前规避财务凭证和知识产权风险，确保注销流程合规高效，让企业退场无忧。