【新闻报导】 <

>

2023年上海外资代表处注销数量同比激增18%，其中超六成因区域战略调整退出。随着代表处陆续进入清算程序，一个曾被忽视的细节浮出水面——员工档案归档。记者近日从上海市人才服务中心获悉，今年以来因外资代表处注销引发的档案咨询量同比增长35%，部分企业因档案处理不当，面临员工仲裁风险或行政处罚。档案不是‘甩包袱’，而是企业合规退场的‘最后一张通行证’。该中心档案管理部负责人王琳表示。

【个人经验分享】

作为在浦东新区做了8年外资企业HR的老兵，去年我亲手送走了公司代表处的最后一班岗。那是一家德国机械企业的上海RO，注销前我们团队12个人，档案柜里塞满了从2008年成立以来的入职材料、劳动合同、社保记录……说实话，一开始我以为这不过是打包快递的活儿，直到劳动监察大队上门提醒，我才意识到：这哪是打包，简直是拆。

记得最清楚的是老张的档案，2010年入职时，他的劳动合同还是手写的，社保缴纳记录有3个月用的是外服派遣名义，后来才转代表处直接缴纳。清算律师看到直皱眉：这种‘历史遗留问题’，万一员工离职后主张双倍工资，企业得吃不了兜着走。我们花了整整两周，逐页核对档案，联系前员工补签确认书，甚至翻出当年的工资单存根——那泛黄的A4纸，像老电影胶片一样，记录着企业十年间的合规轨迹。

档案归档最头疼的，其实是人走了，档案还在。比如2018年离职的小林，当时她把档案留在了公司，说以后回国再处理。结果去年代表处注销，她人在德国，我们得通过邮件、视频通话让她签署《档案托管授权书》，再翻译成英文公证……整个过程，比谈一个百万订单还磨人。但转念一想，这些档案对员工来说，是工龄、社保、职称的身份证，我们少一份心，他们未来可能就多一份麻烦。

【专家观点】

外资代表处作为非法人机构，其员工档案管理常陷入‘三不管’境地。上海江三角律师事务所合伙人黄超律师指出，根据《劳动合同法》和《上海市档案管理条例》，代表处虽不具备独立法人资格，但作为用人单位，其与员工形成的劳动关系档案必须完整保存，保存期限不少于劳动者离职后2年，涉及劳动仲裁的保存至结案后5年。

上海市人才服务中心最新数据显示，2022年外资代表处档案托管量同比增长22%，但仍有约15%的企业因档案不完整（如缺少离职证明、工资流水等）在注销后被员工仲裁。档案就像企业的‘信用账本’，账目不清，迟早要‘还债’。黄超强调。

【问答环节】

Q: 外资代表处没有独立人事权，档案能直接交给总部吗？

A: 不行！根据中国法律，员工档案必须由在中国境内合法用人单位保管。代表处注销后，档案可移交至总部（需总部出具授权委托书并公证），或委托上海市/区级人才服务中心、具备资质的人力资源机构托管。直接邮寄给个人总部，属于档案违规转递，员工有权投诉。

Q: 员工档案具体要包含哪些材料？没找到原件怎么办？

A: 核心材料包括：入职登记表、劳动合同、身份证复印件、学历学位证明、社保/公积金缴纳记录、工资流水、离职证明、奖惩记录等。若原件丢失，需由员工出具《情况说明》，企业盖章确认，并尽可能提供复印件或系统截图作为佐证——记住，复印件也要有与原件一致的标注和公章，否则就是白纸一张。

【个人经验分享】

处理德国代表处档案时，我们总结了一套三色标签法：红色标签标注法律必备材料（如劳动合同、离职证明），黄色标注辅助证明材料（如培训记录、绩效评估），绿色标注员工个人留存件（如体检报告、请假单）。这样托管时，人才一眼就能看出哪些材料缺一不可。

有个细节让我印象深刻：一位外籍员工的劳动合同是英文版，但附件里有中文翻译件。起初我想反正英文版是主合同，但律师提醒：在中国境内履行的劳动合同，中文文本具有同等法律效力。若翻译件与英文版有歧义，员工可能主张按中文版执行。最后我们请公证处对两份文件一致性做了公证，才算安心。

档案托管不是一交了之。我们和人才服务中心签订了《档案管理责任书》，明确查询流程、转递权限——比如员工未来要办理退休，需本人持身份证和授权委托书才能调取，避免了档案被滥用的风险。这就像把孩子托付给靠谱的幼儿园，不仅得送进去，还得知道孩子每天吃什么、学什么。

【比喻与类比】

档案归档，就像给一场热闹的派对收拾残局。派对时大家只顾着喝酒跳舞，没人注意酒杯有没有擦干净、沙发有没有归位，但散场后，这些细节决定了场地能不能下次再用。企业注销时的档案处理，同样如此——平时合规做得再好，档案没理清，就像地基没打牢就拆脚手架，随时可能塌房。

有些HR觉得反正代表处要注销，档案随便堆仓库就行，这就像以为船要沉了，行李不用整理。殊不知，沉船前扔掉的不仅是行李，还有未来的救生艇——一份完整的档案，可能让企业在劳动仲裁中少赔几十万，也可能让员工在异国他乡顺利办理社保转移。

【个人反思与展望】

现在回想起来，处理德国代表处档案的过程，与其说是完成任务，不如说是补一堂迟到的合规课。以前总觉得外资代表处是总部的延伸，总部怎么要求就怎么做，却忽略了在中国，就得守中国的规矩。

未来，随着外资企业进退更加频繁，档案管理或许会走向数字化。比如用区块链技术存证档案流转记录，或通过AI自动核对材料完整性——但无论技术怎么变，对员工负责、对法律敬畏的内核不会变。就像我常对新HR说的：档案不是企业的‘私有财产’，而是劳动关系的‘历史见证’。你今天多花一小时整理它，明天就可能少花一天打官司。

毕竟，企业的生命周期可能有限，但档案的价值，却能跨越时间和国界，在每个人的人生里继续发光。