【新闻聚焦】 2023年以来，全国企业注销数量同比激增18%，其中中小企业占比超七成。随着市场出清加速，一个被忽视的细节浮出水面：企业注销时，员工请假条、考核档案等微观档案如何处理？记者近日从多地人社部门获悉，因档案处置不当引发的劳动仲裁案件同比增长23%，成为企业注销后遗症中的高频痛点。<

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我曾踩过的档案坑：从混乱到有序的实战经历

说实话，我第一次处理企业注销档案时，简直是摸着石头过河。那是一家经营了8年的设计公司，2021年因资金链断裂决定注销。作为HR负责人，我面对的不仅是客户的尾款、供应商的账目，还有柜子里塞得满满当当的员工档案——其中最头疼的，就是那些半截子请假条和没打完的考核表。

记得有个叫小林的员工，离职前请了3个月病假，但医院证明只交了1个月的，剩下2个月一直拖着。公司注销时，他突然发邮件来问：我的未休年假和病假工资怎么算？我当时就懵了：请假条不全，考核记录里也没体现他这几个月的工作状态，这账怎么算？还有实习生小李的考核表，只做了试用期评价，转正后的部分一片空白，后来她去新公司入职，档案里缺了这块差点影响录用。

那段时间，我办公室的地上铺满了档案，像极了考古现场。法务同事看我焦头烂额，扔来一本《企业注销操作指引》，说：别只盯着公章和银行账户，这些'小东西'处理不好，后患无穷。后来我们花了整整两周，把近5年的请假条、考核档案重新梳理了一遍：按年份分类、缺失的补证明、电子版备份、员工逐一确认签字……过程虽然繁琐，但最后小林的纠纷通过调解解决，小李的档案也顺利转出，那一刻我才明白：这些看似零散的纸片，其实是企业责任的最后一道防线。

专家视角：档案不是废纸，是劳动关系的活证据

很多企业觉得注销了就'一了百了'，但员工档案是劳动关系的'活化石'。中国人民大学劳动法研究所副教授林嘉在采访中强调，根据《劳动合同法》规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。即使是企业注销，档案的保管和移交也必须合规，否则可能面临债务未清的风险。

一组数据更能说明问题：据中国劳动学会调研，2022年企业注销后劳动仲裁案件中，68%涉及档案缺失或信息不全，其中请假条记录不规范导致的争议占比达41%。这就像盖房子少了承重墙——表面上看房子拆了就没事，实则埋下了随时塌方的隐患。

读者最关心的5个问题，一次性说清楚

Q1：企业注销了，员工的请假条还需要处理吗？

A：必须处理！请假条是员工出勤、薪资计算的直接依据。即使公司注销，也要根据请假条核算未结工资、年假补偿等。比如事假未休完的，需按比例扣除工资；病假有合规证明的，需支付病假工资——这些都要在清算报告中列明，否则可能被认定为未依法支付劳动报酬。

Q2：考核档案不全，影响员工下一份工作怎么办？

A：这是企业最容易踩的坑！考核档案不仅是企业对员工的评价，也是员工职业能力的背书。如果考核表关键信息缺失（如绩效等级、评语），员工新单位背景调查时发现问题，原企业即使注销了，法定代表人仍可能承担虚假陈述的法律责任。正确做法是：对未完成的考核，由部门负责人和HR共同出具情况说明，经员工签字确认后归档。

Q3：纸质档案太多，电子版可以替代吗？

A：电子版有法律效力，但要注意双备份。根据《电子签名法》，可靠的电子档案与纸质档案具有同等效力。我们当时的做法是：将所有请假条、考核表扫描成PDF，每页加盖企业电子公章，同时备份在云端和两个移动硬盘，并让员工通过邮箱确认收到电子版——这样既节省空间，又避免死无对证。

Q4：员工联系不上，档案怎么处理？

A：先穷尽通知义务！我们在公司官网、公告栏、员工原邮箱同步发布档案认领通知，保留30天记录。如果仍联系不上，需将档案移交企业注册地的人社局失业人员档案管理中心，千万别直接扔掉——这就像寄快递没写地址，丢了是你的责任，以后员工找来，你还得兜着。

Q5：注销后档案要保存多久？

A：至少保存2年，有些要永久保存！根据《企业职工档案管理规定》，员工离职后，档案至少保存2年；涉及工伤、仲裁案件的，需保存到案件结束后5年；像高管、核心技术人员的考核档案，建议永久保存——这些档案就像企业的病历，说不定哪天就需要回溯诊断。

最后的反思：档案管理，本就该是企业的必修课

现在回想起来，当初处理档案时的混乱，其实暴露了企业日常管理的短板——平时请假条随手一放，考核表填完就扔，直到注销时才临时抱佛脚。其实档案管理就像企业的记忆库，平时多花点时间整理，关键时刻才能从容应对。

未来，随着数字化办公的普及，或许纸质档案会逐渐退出历史舞台，但档案背后的责任与温度不会变。对企业而言，注销不是终点，而是对过往经营的一次全面体检；对员工而言，那些请假条、考核表里，藏着他们职业生涯的每一步脚印。下次再有人说档案不重要，我想告诉他：这可不是几张纸的事，这是企业对员工的最后一份体面，也是法律留给我们的最后一道安全线。