别把学员资料当废纸：教育培训机构注销时，这些坑，90%的机构踩过

这几年教培行业不好做，我身边不少朋友要么关停机构，要么转型。每次聊起来，他们最头疼的不是账上还剩多少钱，而是那些学员资料咋办？扔了吧，怕违法；留着吧，机构都没了，占地方还惹事。今天我就以20年财税老炮儿的身份，跟大伙儿好好唠唠，教育培训机构注销时，剩余学员资料到底该怎么处理，才能既合规又不惹麻烦。<

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可能有人会说：不就几张纸、几个Excel表格吗？有啥好纠结的？哎，这话可就错了。学员资料里头，藏着的是个人信息，是法律红线。我见过太多机构注销时只顾着算账，把学员资料当成麻烦，结果麻烦找上门——轻则罚款，重则吃官司。所以啊，这事真不能马虎，得从头到尾捋清楚。

先搞清楚：学员资料到底是个啥？为啥不能随便扔？

说到学员资料，很多人可能只想到姓名+电话，其实远不止这些。我帮一家机构做注销清算时，翻出他们仓库里的档案柜，里头不仅有学员的身份证复印件、家庭住址，还有孩子的学习成绩单、课堂表现记录，甚至有些家长的工作单位、收入情况——这些都是《个人信息保护法》里明确保护的敏感个人信息。

那为啥不能随便扔？法律摆在这儿呢。《个人信息保护法》第四十七条写得明明白白：个人信息处理者应当主动删除个人信息；因特殊原因不能删除的，应当停止除存储和采取必要安全保护措施之外的处理。说白了，机构注销了，作为个人信息处理者，你的义务还没完，该删的必须删，不能留尾巴。

再往深了说，学员资料里还有一部分容易被忽略——财务凭证。比如学员的缴费合同、发票、转账记录，这些按《会计档案管理办法》得保存10年以上，不是注销了就能当废纸处理的。我之前遇到一个老板，注销时觉得学员都退完了，合同也没用，全当废品卖了，结果第二年有个学员拿着合同说当时没上完课，该退钱，机构拿不出凭证，只能自认倒霉赔了3万多。你说冤不冤？

我见过两个真实案例：一个赔到破产，一个顺利收尾

说到这儿，我想起两个印象特别深的案例，都是我亲自经手的，跟大家分享一下。

第一个是张老板的英语机构。2022年疫情反复，撑不下去了，决定注销。张老板觉得学员资料都是过去式了，留着占地方，让保洁阿姨把所有纸质档案（包括学员信息表、合同、作业本）捆起来，当废纸卖了。结果呢？有个学员家长发现孩子个人信息泄露，接到诈骗电话，一查是机构资料流出去的，直接报了警。市场监管部门介入后，认定张老板的机构违反《个人信息保护法》，没做任何资料处理就注销，罚款20万；家长又起诉侵犯隐私，索赔5万。最后张老板不仅赔了钱，还背上了老赖的骂名，生意彻底黄了。你说，就为了省点整理资料的时间，值吗？

第二个是李姐的美术工作室。李姐要回老家养老，2023年初注销机构。她没像张老板那么省事，而是先花了三天时间，把所有学员资料分了类：个人信息类（姓名、电话、身份证号）单独放一堆；学习记录类（作品、考勤）放一堆；财务凭证类（合同、发票）放一堆。然后她给每个学员发了条短信：亲爱的学员及家长，本工作室将于X月X日正式注销，您的个人信息及学习资料已按规定进行销毁处理，感谢您一直以来的支持！短信发完，她找了个有资质的销毁公司，把个人信息类资料用碎纸机粉碎，还拍了视频；学习记录类她自己用碎纸机毁了；财务凭证类则按会计档案要求，装订好存进了银行的档案保管箱。最后注销清算时，监管部门一看她处理得这么规范，连夸负责任，整个过程特别顺利。后来有个老学员想给孩子报美术班，还专门推荐朋友去找李姐以前合作的机构——你看，合规处理资料，不仅没惹麻烦，还留下了好口碑。

处理学员资料，别慌！分三步走（但得灵活）

看完案例，可能有人更慌了：这么多资料，到底该咋办？其实没那么难，我总结了个三步法，大家按这个来，基本能搞定。

第一步：清点分类，别一刀切。

先把所有资料翻出来，分成三类：

- 必须删除类：纯个人信息，比如身份证号、家庭住址、银行卡号，这些《个人信息保护法》要求必须删，没商量；

- 可留存类：财务凭证，比如缴费合同、发票、转账记录，这些按《会计档案管理办法》得保存10-15年，注销了也得留着，万一税务查账或者学员有纠纷呢？

- 特殊处理类：比如学员的学习作品、考勤记录，这些不算敏感个人信息，但如果学员明确要求删除，也得删；如果学员没说，可以问一句您需要我们保留这些记录吗？不需要的话我们就销毁了，保留沟通记录就行。

这里我得提醒一句：别小看分类这个步骤，我估计80%的机构都直接跳过这一步，结果该删的没删，该留的丢了。其实花一天时间分类，能省后面好多麻烦。

第二步：销毁处理，别走过场。

分类完了，就该销毁了。

- 纸质资料：千万别直接扔垃圾桶！找正规的销毁公司，他们有专业的碎纸机，能把纸碎成沫，还会给你开《销毁证明》，这个凭证得留着，万一以后有人查，你能证明我确实删了。如果资料不多，自己买个家用碎纸机也行，但一定要碎得彻底，别让人家拼回去。

- 电子资料：这个更得小心！别以为点个删除键就完事了，电脑里的文件其实只是被标记成可覆盖，用数据恢复软件还能找回来。正确的做法是：先把文件从回收站清空，然后用专业软件（比如数据粉碎机）多次覆盖写入，让数据彻底无法恢复。如果存在电脑里，最好把硬盘拆下来，物理销毁——我见过有机构把旧电脑卖了，结果买家恢复了数据，学员信息全泄露了，最后吃大亏。

第三步：通知学员，别想当然。

很多人觉得我删了就行了，为啥还要通知学员？哎，这你就错了。《个人信息保护法》要求个人信息处理者应当及时告知个人信息处理事项，所以你得让学员知道你们的资料我们删了。怎么通知？短信最保险，有发送记录；如果学员多，发邮件也行，但得确保邮件地址是学员之前留的。通知内容不用太复杂，就说机构要注销，您的个人信息已按规定销毁，如有疑问请联系我。保留好通知记录，万一以后有纠纷，这就是你的护身符。

这些误区，千万别踩！

做了这么多年财税，我发现机构处理学员资料时，总爱踩几个坑，给大家提个醒：

误区1：机构注销了，资料无所谓。

错！法律不认机构没了这个理由。《个人信息保护法》里，个人信息处理者的责任是持续的，就算机构注销了，之前处理个人信息的行为也得合规。我见过有老板说我都注销了，你还找谁？结果法院判股东承担连带责任——股东赔了20万，肠子都悔青了。

误区2：把资料给同行，也算处理。

大错特错！未经学员同意，你不能把个人信息给任何人，包括同行。这属于违法转让个人信息，轻则罚款，重则坐牢。我之前有个客户想把学员资料转给同行机构，换点钱，被我拦下了——这钱赚不得，是违法的！

误区3：电子资料删了就没事。

前面说过，普通删除不等于彻底销毁。我估计很多人觉得我把电脑格式化了，啥都没了，其实数据还在呢。一定要用专业软件彻底删除，或者物理销毁硬盘，别给自己留隐患。

最后说句掏心窝的话

说实话，处理学员资料这事，麻烦是麻烦了点，但真不是额外负担。你想啊，机构能开起来，靠的是学员信任；注销时把学员资料处理好，是给这份信任画个句号，也是给自己留个好名声。我见过太多机构因为图省事栽跟头，也见过不少机构因为负责任赢得口碑——这其中的利弊，大家自己掂量。

上海加喜财税（https://www.110414.com）想提醒大家：教育培训机构注销时，除了学员资料，财务凭证完整性和知识产权处理也至关重要。财务凭证不完整（如学员缴费发票缺失、合同丢失），可能导致税务清算时无法确认收入和成本，被税务机关核定征税，甚至面临罚款；而知识产权方面，机构注销后未及时处理的课程资料、商标、著作权等，可能被他人侵权，或因未办理注销手续导致权利灭失，造成无形资产损失。建议企业注销前全面梳理财务凭证，确保合规归档，同时做好知识产权评估与处置，避免后续法律风险和经济损失。