企业服务工作指南：公司注销时员工离职证明如何通知快递公司人力资源部？<

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场景设定：

某财税服务公司办公室，新手顾问小王（22岁，入职3个月）正对着电脑屏幕发愁，眉头拧成川字。资深顾问李姐（35岁，从业13年）端着咖啡路过，被她拦了下来。

对话开始

小王：（带着点慌乱）李姐！李姐！救命啊！我们对接的那个速达通快递公司，今天突然打电话来问，说他们有个员工在我们这儿兼职，现在我们公司要注销了，得给他开离职证明，问我们怎么寄过去。我……我完全没头绪啊！是不是直接把证明塞快递里寄给他们HR就行？还是得先打电话说一声？

李姐：（笑着把咖啡杯放在桌上）哈哈，小王啊，你这问题问得，跟我刚入行时一模一样！那时候我以为寄证明就是把纸装进信封，结果差点捅了篓子。来，坐下慢慢说，咱们捋一捋。

一、为什么要专门通知快递公司HR？直接寄不行吗？

小王：啊？还要专门通知吗？我寻思着，离职证明是给员工的，快递公司HR只是个传话筒，我把证明寄给员工，让他自己交上去不就行了吗？

李姐：（摇摇头，手指轻轻敲了敲桌面）小王，你这想法就像……嗯，就像你给朋友寄生日礼物，直接扔快递柜就完事了，结果朋友压根不知道你寄了，礼物在柜子里放了半个月过期了。离职证明这东西，对员工来说是离职的身份证，对公司来说是甩掉责任的护身符，对快递公司来说，更是避免用工风险的证据链。

李姐：你想啊，如果员工离职后，快递公司不知道他离职了，万一他拿着你的工牌去客户那儿代收快递，出了谁负责？或者他跟别人说我还是速达通的员工，让快递公司背了黑锅？必须让快递公司HR官方确认收到了员工的离职证明，这叫闭环管理，以后真有纠纷，聊天记录、邮件截图都是证据。

李姐：（喝了口咖啡）我刚入行那会儿，就犯过这错误！客户公司注销，员工离职证明我直接寄给了员工本人，结果员工嫌麻烦，一直没交给快递公司HR。半年后，这员工在外面出了事，家属找上门说他还是速达通的员工，得负责，最后我们公司赔了好几万，还差点被卷进官司。从那以后，我养成了双保险习惯：既给员工寄证明，也同步给快递公司HR发正式通知。

二、通知前，这3样东西必须准备好！

小王：（赶紧拿出小本子）那……那第一步要准备啥？我总不能空着手给快递公司打电话吧？

李姐：（笑着点头）问得好！准备充分才能不慌。就像出门旅游得带身份证、手机、钥匙一样，通知快递公司HR，这3样东西缺一不可：

1. 盖了章的离职证明原件（或扫描件）

小王：离职证明我知道，要盖公章，这个简单。不过……是寄原件还是扫描件啊？

李姐：这得分情况。如果快递公司离你们近，最好寄原件，显得正式；如果远，扫描件+纸质版双保险也行。但记住，扫描件一定要高清！ 我见过有人用手机拍的，歪歪扭扭还反光，HR看不清，又打电话来问，耽误时间。

李姐：（压低声音）还有个小技巧：离职证明的离职原因别瞎写！如果是公司注销，就写因公司注销，劳动合同终止；如果是员工主动离职，写个人原因。千万别写开除辞退，除非有法院判决书，不然容易引发劳动仲裁。我当年就吃过亏，写了不符合录用条件，员工直接告到劳动局，最后公司赔了2个月工资。

2. 员工的身份信息+在职证明

小王：员工的身份信息？不就是姓名、身份证号吗？

李姐：不止！快递公司HR可能不止对接一个员工，你得让他们一眼就知道你说的是谁。员工的姓名、身份证号、入职日期、离职日期、岗位，最好再附上他之前在职时的工牌照片（打码关键信息），这样HR能快速定位档案。

李姐：（比划着）这就像你去银行办业务，光说我要取钱可不行，得报账号、身份证号，对吧？员工信息越全，HR处理越快，来回沟通的次数就越少。

3. 公司的注销证明+联系人信息

小王：注销证明？是市场监督管理局给的《准予注销登记通知书》吗？

李姐：对！就是这个！快递公司看到这个，就知道你们公司是真的要注销了，不是随便说说。一定要留你们公司对接人的姓名、电话、邮箱，最好是企业邮箱，显得专业。万一HR有疑问，能第一时间找到人。

李姐：（叹了口气）我以前遇到过个客户，注销证明还没下来就急着给员工开离职证明，快递公司HR不信，说等你们拿到注销证明再说，结果员工拖了一个月才拿到证明，差点耽误了入职新公司。所以啊，注销证明最好提前准备好，实在不行，先发个正在办理注销的说明，附上受理通知书。

三、怎么通知？邮件+电话，双保险才靠谱！

小王：东西都准备好了，那……是打电话还是发邮件啊？打电话怎么说？邮件怎么写？

李姐：（眼睛一亮）问到点子上了！新手最容易犯的错误就是只选一种方式，其实邮件是证据，电话是确认，两者结合才完美。

先说邮件：怎么写才能让HR一眼看懂？

小王：邮件主题写关于XX员工离职证明的通知？会不会太简单了？

李姐：主题要详细+醒目！我一般这么写：【重要】XX公司（注销中）关于员工张三离职证明的送达通知 - 联系人：李姐，电话：138XXXX1234。HR每天收几十封邮件，这样的主题能让他们立刻知道谁的事多重要找谁。

邮件正文呢？别长篇大论，分点说清楚就行，我给你个模板：

> 尊敬的速达通快递公司人力资源部：

> 您好！

> 我司（XX公司）因经营发展需要，已于X月X日启动注销程序（附：《准予注销登记通知书》扫描件）。现就我司在职员工张三（身份证号：XXXXXXXXXXXX，入职日期：2022年1月1日，岗位：配送员）的离职证明事宜，特此通知如下：

> 1. 离职证明已开具（附：离职证明扫描件），内容包含：张三与我司的劳动合同期限、离职日期（2023年X月X日）、离职原因（因公司注销，劳动合同终止）；

> 2. 离职证明原件已通过顺丰快递（单号：SF）寄往贵司人力资源部，收件人：王经理，电话：010-XXXXXXX；

> 3. 请贵司签收后确认员工张三的离职状态，避免后续用工风险。

> 如有任何疑问，请随时联系我：李姐，138XXXX1234（同微信）。

> 顺祝商祺！

> XX公司（注销清算组）

> 2023年X月X日

小王：（记笔记）哇，这么详细！那附件是不是一定要放？

李姐：必须放！附件是邮件的证据链，缺一少。我见过有人发邮件不附附件，HR回证明呢？，他又得重新发，来回折腾。记住，附件命名要清晰，比如离职证明-张三.pdf注销通知书-XX公司.pdf，别用123.pdf文档.docx这种，HR下载了一堆，根本分不清哪个是哪个。

再说电话：怎么说才能显得专业不慌乱？

小王：打电话我更紧张了，万一HR问的问题我答不上来怎么办？

李姐：（拍拍小王的肩膀）别慌！打电话前，先把刚才准备的3样东西和邮件内容过一遍，再拿张纸写上关键问题，比如：

- HR是否收到邮件？

- 离职证明寄的地址对不对？

- 需不需要公司额外提供什么材料？

电话开场白要客气，比如：您好，请问是速达通快递公司人力资源部的王经理吗？我是XX公司负责注销的李姐，今天给您打电话是想跟进一下张三离职证明的事，您现在方便吗？

小王：如果HR说没收到邮件怎么办？

李姐：别急，先问您查收垃圾邮件了吗？有时候系统会误判。如果还是没有，就说那我重新发一遍，主题还是‘【重要】XX公司关于张三离职证明的通知’，您注意查收。如果HR还是说没收到，那就加微信发文件，现在很多HR都方便加微信。

李姐：（想起往事）我刚入行时，给HR打电话，紧张得声音发抖，HR问离职证明的公章是哪个部门的？，我直接说就是公司章啊，结果HR说我们公司要求必须盖‘人力资源部专用章’，你重新开一份吧，我当时脸都红了，赶紧回去找老板重开。所以啊，打电话前一定要做功课，问问快递公司对离职证明有没有特殊要求（比如章的类型、格式），不然白忙活一场。

四、寄离职证明，这3个坑千万别踩！

小王：李姐，我听说……离职证明不能写给公司造成损失，概不负责这种话？是真的吗？

李姐：（竖起大拇指）小王，你这消息挺灵通啊！这确实是坑，而且是大坑！离职证明只能写客观事实，比如劳动合同期限离职日期岗位，不能写，更不能写免责条款。

李姐：（严肃起来）你想啊，离职证明是公司的官方文件，写该员工在职期间多次迟到，造成公司损失，万一员工告你侵犯名誉权，法院大概率会判公司赢，但这个过程太折腾了，时间、精力、名声都受影响。我见过有个公司，离职证明上写了该员工盗窃公司财物，结果员工没偷，公司反而赔了5万精神损失费。

除了写，还有两个坑要记住：

1. 别用个人名义寄离职证明！

小王：啊？为什么？我用我自己的账号寄不行吗？

李姐：不行！离职证明是公司行为，必须用公司名义寄快递，快递单上的寄件人要写公司全称，并附上注销清算组的证明（如果公司已经注销，就用清算组的名义）。我以前有个客户，图方便用老板个人名义寄，结果员工说这不是公司寄的，我不认，快递公司HR也怀疑真实性，最后只能重新寄一遍，多花了200块运费。

2. 寄快递别选到付！

小王：到付怎么了？不是省得先付钱吗？

李姐：（哭笑不得）小王啊，到付就像你去别人家做客，空着手还让人家给你买菜钱！快递公司HR一看是到付，大概率会拒收，觉得你们公司注销了，还让我们付钱，太不地道了。一定要付运费，选顺丰、京东这种靠谱的快递，虽然贵点，但速度快、丢件率低，而且有保价服务，万一丢了能理赔。

李姐：（比划着）这就像你送朋友礼物，总不能让朋友付快递费吧？显得多小气！公司注销是体面退场，每个细节都要做到位，别因为几十块钱的运费，坏了整个注销流程。

五、公司注销和员工离职，时间节点怎么协调？

小王：李姐，我们公司注销计划是6月30日，但有个员工的离职日期是6月15日，这样写离职证明没问题吧？会不会有人说公司还没注销，员工怎么就离职了？

李姐：（点点头）这个问题很关键！公司注销和员工离职的时间节点，就像火车到站和乘客下车，得按顺序来，不然容易乱。

正确的顺序是：先给员工办离职，再注销公司。

因为公司注销后，主体就不存在了，没法再开离职证明，也没法给员工办社保转移、公积金封存这些事。员工的离职日期一定要在公司注销日期之前，最好留出1-2个月的缓冲期，方便员工办理后续手续。

小王：那如果员工非要等公司注销了再离职怎么办？

李姐：这种情况很少见，但也不是没有。如果员工坚持，可以让他在离职协议上写清楚因公司注销，本人自愿于X月X日离职，公司已结清所有工资、社保，本人承诺不追究公司任何责任，然后双方签字盖章，这样就算以后有纠纷，也有协议作证。

李姐：（叹了口气）我当年遇到过个犟员工，非要等公司注销了才肯离职，说怕公司注销了拿不到补偿。结果公司注销后，他找不到人开离职证明，新公司入职不了，反过来怪我们，最后我们只能联系清算组，盖了清算组章的离职证明，他才肯罢休。所以啊，提前跟员工沟通好时间节点，比事后补救强一百倍。

六、后续跟进：怎么确认快递公司HR收到了？

小王：离职证明寄出去了，是不是就没事了？要不要再打个电话问问？

李姐：当然要跟进！就像你种了庄稼，不能光播种不浇水，对吧？我一般会这么做：

1. 寄出后24小时内，发微信给HR

比如：王经理您好，张三的离职证明今天已寄出（顺丰，单号SF），预计明天下午到，麻烦您签收后帮忙确认一下，谢谢！

2. 签收后，让HR发个签收截图

小王：这样会不会太麻烦HR了？

李姐：不会！HR每天处理很多文件，签收后顺手发个截图，对他们来说只是举手之劳，但对你们公司来说，这是铁证。我见过有个HR签收后忘了说，结果员工说我没收到，我们只能调快递监控，费了好大劲才证明寄到了。所以啊，麻烦一点，总比出事强。

3. 把所有聊天记录、邮件截图、快递单存档

小王：存档？要存多久啊？

李姐：至少存5年！ 根据《劳动合同法》，劳动仲裁的时效是1年，但有些纠纷（比如社保、公积金）可能会追溯2-3年。我有个客户，注销后3年，有个员工突然说我没收到离职证明，公司没给我交社保，结果我们翻出3年前的聊天记录和快递单，证明已经寄到了，员工才没再闹。

李姐：（比划着）这就像攒钱，平时多存一点，急用时才不会抓瞎。把这些资料整理成一个文件夹，命名为XX公司注销-员工离职证明-张三，存在公司电脑里，最好再备份到U盘，以防电脑坏了。

结尾：小王，你一定能做好！

小王：（长舒一口气）李姐，听完你说的，我感觉思路清晰多了！原来寄离职证明还有这么多讲究，不是我想的那么简单啊！

李姐：（笑着揉了揉小王的头发）傻孩子，哪个专家不是从新手过来的？我刚入行时，连离职证明和解除劳动合同证明都分不清，还把解除证明写成了离职证明，被客户骂了半小时。别怕犯错，关键是从错误中学习。

李姐：（拍拍小王的肩膀）公司注销是收尾工作，就像一场马拉松的最后100米，虽然累，但只要一步步来，把每个细节做好，一定能顺利冲过终点线。你这么认真、好学，又肯问，肯定比当年的我强！以后遇到问题，随时来找我，咱们一起解决，好不好？

小王：（眼睛亮亮的）嗯！谢谢李姐！我一定好好学，不辜负你的期望！

李姐：（端起咖啡）好啦，去准备吧！记住，做企业服务，最重要的就是细心、耐心、责任心，这三心都有了，没有做不好的事！加油！

对话结束

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