【新闻报导】注销潮下的档案危机：30人集体仲裁敲响警钟 <

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2023年12月，某知名互联网公司星辰科技因战略调整启动注销程序，却在员工档案管理上翻车——30余名离职员工发现，个人档案中的劳动合同、社保缴纳记录等重要材料不翼而飞，引发集体劳动仲裁。最终，该公司不仅赔偿员工损失12万元，还被市场监管部门处以5万元罚款。这一事件迅速登上本地热搜，也让企业注销时员工档案如何归档管理成为2024年初人力资源领域的热点话题。

近日，国家人社部联合档案局发布《关于规范企业注销前后员工档案管理工作的通知》，明确要求企业注销时必须对员工档案进行专项清点、分类归档，并移交至具备资质的档案管理机构，否则将承担相应的法律责任。数据显示，2023年全国企业注销数量同比增长15%，其中中小企业占比超80%，而档案管理不规范已成为注销企业劳动纠纷的首要诱因。

【个人经验】我当档案侦探的30天：从老板要扔到必须保住

说实话，我第一次亲手处理企业注销档案，是在2021年。当时我在一家小型贸易公司做行政，公司因为经营不善要注销。老板开大会时大手一挥：东西都处理掉，别留尾巴，省得惹麻烦。我当时就急了——档案室里堆着几十号人的档案呢，难道真当废纸卖？

我拦住老板：这可不行，员工档案是有用的，万一以后人家要查社保、找工作，没档案麻烦大了。老板白了我一眼：人都走了，谁还管这些？再说公司都要没了，保命要紧！

我没放弃。趁周末自己一个人在档案室忙了两天，发霉的档案袋、散落的劳动合同、缺角的离职证明……我像个考古学家一样翻找。先把档案按入职年份分成三堆：2016-2018年、2019-2020年、2021年（当年入职的只有3人）。然后每堆里再细分在职员工离职员工——别以为注销的都是离职员工，其实有些在职员工因为公司注销突然失业，档案也得留着。

最头疼的是失联员工。有个2018年离职的员工，电话换了，微信拉黑，连老家地址都变了。我没办法，只能把他的档案单独用一个密封袋装好，袋子上写长期保管，员工可凭身份证随时查询，然后交给当地的人才市场托管。还有个员工，档案里少了工资条，我翻遍了财务的旧账本（幸好财务阿姨没扔），终于找到当年的工资表复印件，补了进去。

那30天，我每天下班都带着一身灰尘回家，但心里踏实——这些档案不是废纸，是员工的人生说明书。后来老板看我整理得井井有条，说：没想到这些破纸还有这么多讲究。

【专家观点】数据不会说谎：不规范归档=埋定时

《中国企业员工档案管理白皮书（2023）》显示，约68%的中小企业在注销时未对员工档案进行规范归档，其中23%直接销毁或丢弃，导致后续劳动纠纷率比规范处理的企业高出4.2倍。

员工档案不是企业的‘私有财产’，而是员工职业生涯的‘信用凭证’。中国人民大学劳动人事学院教授李长安在接受采访时表示，企业注销时随意处置档案，不仅违反《档案法》《劳动合同法》，更可能让员工在社保转移、职称评定、甚至退休手续办理时遇到障碍。比如有个案例，员工因为原企业注销后档案丢失，无法证明10年前的工作年限，导致退休金少了近千元。

国家档案局技术保护司研究员王明则强调：数字化是趋势，但‘合规’是前提。有些企业以为把档案扫成PDF存U盘就完事了，殊不知电子档案需满足‘三性’（真实性、完整性、可用性），比如扫描件要清晰、有防伪标识，否则在法律面前可能被视为‘无效证据’。

【问答解惑】注销档案，你必须知道的3个怎么办

Q：企业都注销了，员工档案留着干嘛？占地方还不安全！

A：这想法可太危险了。根据《企业职工档案管理工作规定》，企业对已解除劳动关系的职工档案，应当妥善保管，保管期限至职工死亡后5年。说白了，档案就像员工的人生说明书，里面记录了你的工作经历、社保缴纳情况，哪怕你离职了，这些信息依然重要。比如你想去新公司交社保，得提供原单位的离职证明和档案记录；你想评职称，档案里的工作年限是硬性指标。企业注销时把档案扔了，等于把员工的历史扔了，人家找你要，你拿不出来，就得赔钱，还可能吃官司。

Q：档案保存这么久，地方怎么办？有没有更省心的办法？

A：现在很多地方都有档案托管服务，企业可以把员工档案交给当地的人才市场或档案管理中心，他们有专门的库房和管理系统，一年托管费也就几百块，比自己租地方存划算多了。而且，现在都提倡档案数字化，可以把纸质档案扫描成电子版，存在云端，这样既节省空间，查询也方便。不过要注意，电子档案的法律效力目前还需要符合一定规范，比如扫描件要清晰、完整，最好有电子签章，不然万一有纠纷，可能不被认可。

Q：找不到员工怎么办？档案就一直躺平？

A：这种情况确实常见。建议企业注销前在当地报纸或人社局官网发布档案认领公告，公告期不少于30天，告知员工档案存放地点和领取方式。如果公告期满仍无人认领，档案应移交至企业注册地的人才市场或档案馆，由他们统一保管。记住，不能因为找不到人就擅自销毁，否则法律风险全在你这儿。

【个人反思】档案不是废纸，是企业的最后一道人情

处理完那家公司的档案后，我常常想：档案管理在企业注销时之所以被忽视，根本原因还是很多人没把它当回事。他们觉得企业没了，一切都结束了，却忘了档案里承载的是一个个活生生的人生。就像搬家时，我们总会扔掉一些没用的东西，但家人的老照片、孩子的奖状，再占地方也会好好留着——因为那是回忆，是责任。

员工档案也是如此，它不仅是企业的历史账本，更是员工的人生底片。未来，希望更多企业能提前规划档案管理，别等到注销时才手忙脚乱；也希望相关部门能出台更细化的指导，让档案管理有章可循，让每一位员工都能在自己的人生说明书里，找到属于自己的痕迹。毕竟，企业可以注销，但责任不能注销。