【新闻观察】上海试点全生命周期档案管理，37家退市企业档案处置合规率提升 <

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2023年12月15日，随着上海某生物医药股份有限公司最后一批研发档案在浦东新区档案馆完成数字化封存，全市首例退市企业全流程档案处置试点正式收官。记者从上海市档案局获悉，今年以来，上海已有37家注销退市企业通过合规处置+数字留存模式完成档案移交，较去年同期增长15%，档案遗失率下降至3%以下。这一数据背后，是上海在优化营商环境背景下，对市场主体退出难问题的创新破解——当企业生命走向终点，其档案这一历史载体如何从烫手山芋变为有效资产，正成为城市治理的新课题。

【我的档案处置手记：一仓库的记忆碎片和一场与时间的赛跑】

说实话，2022年夏天接手那家贸易公司档案时，我第一反应是头大。老板老王在清算会议上拍着桌子说：15年的账本、合同、员工档案，都在仓库堆着呢，你们看着办，可别给我惹麻烦！话音刚落，财务总监就递来一沓纸：去年税务稽查就说要查2018年的采购凭证，现在账本都发霉了，这可咋整？

那间位于宝山区的仓库，像极了企业的记忆坟场：铁皮柜里塞着泛黄的增值税发票，纸箱底压着2008年公司成立时的验资报告，角落甚至还有几份用订书钉固定的劳动合同——纸张脆得像薯片。我站在仓库门口，突然明白：处理退市企业档案，哪是简单扔东西，分明是在给一家逝去的企业办一场体面的告别仪式，既要清理遗物，又要保留记忆。

最棘手的是电子档案。老王的公司2015年才用财务软件，之前的账目全是手工记账。IT小哥翻出服务器时，硬盘咔咔响得像哮喘病人：这数据能不能导出，得看运气。后来我们找了数据恢复公司，花了三天三夜，才从即将报废的硬盘中拽出300多G的PDF合同和Excel报表——那一刻，我忽然觉得，这些档案哪是废纸，分明是这家企业从蹒跚学步到挣扎退市的全部故事。

【专家视角】档案不是垃圾，是经济活动的活化石

很多企业主以为注销了就万事大吉，档案随便处理，这是典型的'短视病'。上海市档案局法规处王明远处长在接受采访时强调，企业档案是经济活动的活化石，不仅记录着企业自身的发展轨迹，更可能涉及税务、法律、劳动等多领域的历史凭证。据他透露，2022年上海全市档案部门处理的涉企档案查询中，有23%来自注销企业，其中因档案遗失导致的商事纠纷占比达60%。

更麻烦的是电子档案。上海交通大学法学院教授、企业破产法研究中心主任韩长印指出，传统纸质档案容易物理销毁，但电子档案具有可复制性和易篡改性，处置不当可能引发数据泄露或法律效力争议。他建议，退市企业档案处置应遵循分类处置、电子优先、永久留存原则，就像给病人做手术，既要切掉病灶（无用档案），也要保留器官（重要档案），还得给病人建个电子病历（数字档案）。\

【你问我答】关于退市企业档案，你想知道的都在这里

Q: 公司都注销了，档案留着有啥用？会不会占用地方？

A: 别以为注销就人间蒸发了！这些档案可能是你的护身符——比如之前签过的合同，万一对方违约，原始合同就是最有力的证据；员工的社保缴纳记录，未来办理退休、转移都得靠它。至于占用地方，现在都讲究电子化了，重要档案扫描存云端，纸质该销毁的合规销毁，完全不用愁。

Q: 哪些档案必须留？哪些可以扔？有没有标准？

A: 这得分情况看。涉税档案（账簿、凭证、报表）必须保存至少10年，这是《会计档案管理办法》规定的；知识产权档案（专利、商标证书）要永久保存，毕竟这是企业的无形资产；而日常的会议纪要、非重要通知，保存个3-5年就可以销毁了。记住一个原则：可能涉及法律纠纷、税务核查、历史追溯的，都留着；纯废纸的，合规销毁。

Q: 电子档案怎么处理？自己删了行不行？

A: 千万别自己删！电子档案的销毁可不是按一下删除键那么简单。根据《电子档案管理规范》，电子档案销毁需要经过鉴定、审批，且要确保数据不可恢复。最好找专业的档案服务机构，用符合国家标准的技术手段销毁，同时保留销毁记录——这叫程序合规，万一以后出问题，你有证据证明自己尽到了义务。

【从仓库到云端：档案处置的上海实践】

在处理老王公司档案时，我们摸索出了一套三步走流程，后来发现，这和上海档案局推广的退市企业档案处置指引不谋而合。

第一步是分类筛查。我们找了三个会计、两个律师，花了整整一周，把仓库里的档案分成永久保存定期保存待销毁三类。比如2015年那笔千万级的采购合同，被归入永久保存；而2020年的部门团建通知，直接进了待销毁堆。这一步就像给档案做体检，哪些是健康器官，哪些是坏死组织，一目了然。

第二步是数字化抢救。对于永久保存和定期保存的档案，我们找了家档案服务公司，用专业扫描仪逐页数字化。最麻烦的是那些装订成册的账本，得拆开扫描，再重新装订——就像给古书修裱，既要保留原貌，又要让它延年益寿。扫描后的电子档案，我们加密存储在上海市电子档案备份中心，还刻了两张光盘，老王自己留了一张，我们公司存了一张，这叫异地备份，防的就是万一。

第三步是合规销毁。对于待销毁的纸质档案，我们没有直接扔掉，而是联系了有资质的纸浆回收公司，看着他们用碎纸机粉碎，还拍了视频作为销毁凭证。老王开玩笑说：这比我当年烧第一笔订单还紧张。可我知道，这不是小题大做——合规销毁，既是对企业负责，也是对法律负责。

【未来已来】当档案遇上区块链：退市企业的数字永生

现在回想起来，处理老王公司档案的过程，像是一场与时间的赛跑。我们抢救的不仅是纸和数据的堆砌，更是一个企业的集体记忆。

而上海正在探索的，让这场告别更有温度。今年，浦东新区试点区块链+档案管理，为退市企业的关键档案（如知识产权、重大合同）生成数字身份证，上链存证后，任何篡改都会留下痕迹。这意味着，即使企业注销了，它的核心档案也能以不可篡改的方式活在数字世界里，随时可查、可信可用。

站在仓库门口，看着最后一批档案被运上车，我突然想起老王临走时说的话：公司没了，但这些玩意儿，也算是我这辈子折腾过的证明吧。是啊，企业的生命或许有尽头，但它的档案不该是垃圾。从纸质仓库到数字云端，从历史包袱到数字遗产，上海正在用创新告诉每一个创业者：即使退市，你的故事，也值得被妥善珍藏。

毕竟，每一家企业，都是这座城市经济脉搏里，跳动的细胞啊。