注销企业合同备案需要哪些备案证明簿？——一文读懂注销前的收尾必修课<

>

企业注销如同谢幕演出，落幕前的每一项收尾工作都关乎能否平稳退场。在众多流程中，合同备案的注销常被企业忽视——有人以为合同履行完就没事了，有人不清楚备案证明簿到底指什么。事实上，合同备案是企业合规经营的重要痕迹，注销时若未按要求提交相关证明，轻则导致注销程序卡壳，重则可能因备案材料缺失引发法律风险。那么，企业注销时究竟需要准备哪些备案证明簿？本文将结合政策要求与实务操作，为您拆解关键材料清单，帮您扫清注销前的备案障碍。

一、先搞懂：什么是合同备案证明簿？

要明确备案证明簿具体指什么，需先厘清合同备案本身。根据《企业信息公示暂行条例》《合同监督条例》等规定，企业在特定场景下（如涉及行政审批、特殊行业经营、大额交易等），需将合同向相关部门（如市场监管、商务、住建等）报送备案，留存合同文本、履行情况等材料。这些备案过程中形成的登记凭证、登记簿、备案回执等，统称为备案证明簿——它们不仅是合同已履行合规程序的证据，也是企业注销时证明无未了结备案事项的关键材料。

二、注销必备：5类核心备案证明簿清单

不同行业、类型的企业，合同备案的部门与要求可能存在差异，但以下5类备案证明簿是多数企业在注销时均需准备的，建议提前梳理核对：

1. 《合同备案登记簿》（市场监管部门留存）

是什么：企业在市场监管部门办理合同备案时，由部门统一登记的合同台账，记录合同名称、签约方、金额、履行期限、备案编号、备案日期等核心信息。

为什么需要：这是证明企业已完成法定合同备案的基础材料，注销时需提交登记簿原件或复印件（加盖公章），以说明备案合同的总体情况，避免监管部门质疑是否存在未备案的应备合同。

注意：若企业从未在市场监管部门备案过合同，需提供《无合同备案情况说明》（部门盖章版）。

2. 特殊行业合同《备案凭证》（主管部门专项留存）

是什么：涉及特殊行业的合同（如建筑工程施工合同、房地产买卖合同、外商投资企业合同、技术进出口合同等），需向对应主管部门（如住建委、商务局、科技局等）备案，备案后取得的《备案证明》《备案回执》或《合同登记证书》。

为什么需要：特殊行业合同受《建筑法》《外商投资法》《技术进出口管理条例》等专项法规约束，注销时需提交这些凭证，证明特殊行业合同已履行备案程序且无未履行完毕的备案义务。

举例：建筑企业注销时，需提供住建部门备案的《建设工程施工合同备案凭证》；外资企业需提供商务部门备案的《外商投资企业合同备案证明》。

3. 《合同变更/解除备案证明》（如有变更或提前终止）

是什么：若已备案合同发生履行主体、金额、期限等重大变更，或提前解除，企业需向原备案部门申请办理变更/解除备案，部门出具的《变更备案回执》或《解除备案证明》。

为什么需要：合同变更或解除后，原备案信息失效，需通过新证明证明备案状态已更新，避免监管部门以备案信息与实际不符为由影响注销。

注意：若合同未履行完毕即注销，需额外提供《合同未履行情况说明》及对方确认函，证明无纠纷或已妥善处理。

4. 《行政审批合同备案文件》（涉及前置审批的合同）

是什么：若合同签订需以行政审批为前提（如需政府批准的国有资产转让合同、特许经营合同等），备案时提交的《批准文件》副本及部门出具的《合同与审批文件一致性证明》。

为什么需要：这类合同的合法性依赖于审批结果，注销时需证明审批手续完备且合同未因审批问题被撤销，避免因审批瑕疵导致注销失败。

5. 电子备案系统《备案凭证回执》（推行电子化备案的地区）

是什么：目前多地已推行合同全程网办备案，企业通过当地政务服务网或指定电子备案系统提交合同后，系统生成的《电子备案凭证》或带有电子签章的《回执》。

为什么需要：电子凭证与纸质证明具有同等法律效力，注销时需打印并加盖企业公章，作为已完成电子备案的直接证据，尤其适用于未留存纸质备案材料的企业。

三、实务提醒：这些细节别忽略

1. 证明簿≠合同原件：备案证明簿是备案行为的凭证，而非合同本身。注销时一般无需提交所有合同原件，但需确保证明簿信息与实际备案内容一致，若部门核查时要求提供合同原件，需提前准备。

2. 多部门备案需全覆盖：若合同在多个部门备案（如外资合同可能同时涉及市场监管和商务部门），需分别向各部门申请备案证明，避免遗漏。

3. 无备案也需主动说明：若企业从未签订过需备案的合同，或合同无需备案（如小额采购、劳动合同等），建议向当地市场监管部门申请出具《无应备合同备案证明》，作为注销材料的补充说明，减少不必要的质疑。

提前3个月梳理，让注销少走弯路

合同备案证明簿的整理，看似是注销流程中的小环节，实则直接影响注销效率。建议企业决定注销后，立即启动备案材料自查：登录市场监管部门企业信用信息公示系统、各主管部门备案平台，或直接咨询属地部门，确认需提交的证明清单，提前3个月完成材料准备与补正。合规提交备案证明，不仅能避免注销卡壳，更是对企业经营痕迹的负责任清理——毕竟，平稳谢幕，才能为未来可能的再出发留下清白底色。